2023年科研计划项目档案规范化管理探讨.docx

科研方案工程档案标准化管理探讨 。随着科研事业的进步，与之相适应的管理方式也在不断革新。当前，在课题制管理模式下，科研方案工程档案管理模式还较为滞后。因此，假设要实现标准化管理，无论是在管理人员层面还是科研人员角度，都要做好科研方案工程档案标准化管理工作并将二者工作紧密衔接起来，以实现科研方案工程档案标准化管理，推动我国科学研究及科学技术的开展。 关键词：课题制管理模式；科研方案；工程档案；管理措施 随着我国科学技术的开展，根底科研也取得了长足的进步。历经几十年的开展与改革，已产生五大类涉及到各个领域的工程，总计包括30多种科研方案，共同推动着国家科学技术与人民生活的进步。在这些由科研工作者实施的科研活动中，产生了大量可供参考且极具保存价值的数据及文字记录，因此将各种类型的数据文件进行有效整理及归档，能够全面展示科研各个环节的内容，为科研提供丰富的第二手材料。在课题制的管理模式下，归档的档案需表达课题实施的具体细节，包括从立项到成果验收，资料需完整真实系统。将科研方案工程档案进行标准化管理，是科研方案工程的必然要求，能够推动学术及科学研究快速稳步开展，表达其本身的意义与价值的同时，提高我国现实的生产力水平。然而当前，我国科研方案工程档案管理还没有更新相关的法律法规，因此对于相关管理人员的实际工作而言，存在着很多问题及挑战，在课题制管理模式下，如何创新科研方案工程档案管理模式具有重要的实践意义。 一、课题制管理模式下科研方案工程档案管理现状 （一）科研方案工程档案管理标准未能适时更新。如今，我国高校学科体系及科学研究院所的相关研究技术等方面的建设正逐渐开展成熟，承担了众多研究工程效劳于人们的衣食住行等各个领域。与之相对应的科研方案工程标准也在不断完善，以使其最大程度贴合科研方案工程的实际情况。然而，这些管理标准侧重于科研工程的最初立项及最终的验收管理方面，虽然对工程档案的管理有明确的要求，但大多基于过去的科技档案管理标准，总体管理现状还较为落后，无法适应于当前多种科研工程档案管理的具体要求。因此，从立项审查、科研院所到档案管理都应当注重科研方案工程档案管理并落实在行动上，并注意适时更新科研方案工程档案管理标准制度。 （二）科研方案工程档案管理模式较为传统。当前大多数档案管理工作大多沿袭传统的科技档案管理工作模式，存在许多疏漏，档案管理工作还不够系统化。传统档案的管理工作内容中，基层科技管理机构和科技专业档案馆负责的是科技档案前期的收集、整理以及后期的鉴定、保管工作，并负责开发利用及相关统计等工作，承担的是科技档案的直接管理工作。对于一般的科研单位而言，科技管理部门形成档案，档案管理部门承担相关的归档管理制度，按照规定完成整理等工作，最终移交到档案管理部门的材料构成完整的科研方案工程档案。在实际的档案管理工作中，管理模式还较为传统，课题组成员因其直接参与课题的全过程，对课题本身极为了解而成为科研方案工程管理的主体，负责档案材料管理的相关人员由于工作性质差异而难以进入课题组。在档案形成的过程中，具体细节由科技管理部门主要负责，重点是课题方案、进度、经费等方面的管理，而档案管理部门无法实际参与档案形成过程，无法在档案形成过程中进行有效筛选，档案管理部门的工作那么较为被动，在没有明确的法律标准的情况下，难免出现档案不完整、整理不系统等问题。在课题制管理模式下，科研方案工程档案管理工作衔接不够紧密，未能有机融合，表现出传统的档案管理工作的漏洞。 二、课题制管理模式下科研方案工程档案管理的有效措施 （一）适时调整档案中的文件归类。但凡参与到科研方案工程中的单位及个人，无论人员归属都必须对相关资料进行归类提交，确保档案的完整性及各环节联系的紧密性。首先，包括立项申报中的材料，任务书、委托合同、工程验收确认书、经费预算书、工程审计文件等，以及工程管理过程中的管理合同、各种审批文件等与工程相关的文件。其次，科研方案工程实施单位及个人在研发及实验过程中的理论支持依据、实验过程、使用的材料设备及后续的数据记录和结果分析等都必须包括在内，且要确保材料的真实性，还要将课题鉴定验收过程中逐步完成的鉴定档案归入档案中，适时调整档案中的文件归类。 （二）构建完善的工程档案管理制度体系。当前，由于科研方案工程越来越多且越来越具体化，档案管理标准更新频率低，无法涵盖所有的科研工程，档案管理制度体系还存在一些疏漏。因此，根底档案管理部门作为档案管理工作的主体，需要根据工程具体情况，结合以往经验及时制定相应的规章制度，为科研方案工程实施者提供可供参考的依据，以免造成工程各阶段中文件的丧失，最终确保所有材料都能纳入归档范围，为科研提供参考资料，彰显其本身的价值。为防患于未然，在课题实施之前明确提出档案管理要求是初步管理好工程档案的主要途径。经过实践说明，在科研工程实施前说明归档管理工作内容及制度发挥了重要的作用，减少了一些不必要的工作，从资料来源保证了档案的完整性，对科研方案工程档案的整体管理工作具有推动作用。 （三）将档案管理工作责任到人。科研方案工程的实施通常涉及到多个环节，档案整理工作也较为繁杂，假设没有明确的责任制很难将档案管理工作落实到位。因此，要清晰课题组或者科研团队以及档案管理工作人员的职责，将每一局部的工作落实到每一个人，确保有据可查，有理可循。如笔者所在单位的档案管理工作，针对不同类型的科研课题除了制定了归档管理工作的实施细那么外，还对每个科研工程的各级负责人、各级参与者具体人员应当承担的档案形成工作进行了细分。一线的科研工作者要注意数据的真实性及完整性，科研实施过程中的财务及材料都应做详细记录。责任人要对科研过程进行监督，确保需归档的材料来源真实可靠。这样，各阶段责任人就有了明确的行动指南，便于档案最终归档工作的完成，为档案管理工作减少了不必要的工作，也排除了人文操作不到位的问题。课题完成后，将课题本身的工作文件与档案管理部门的工作相结合起来，明确各单位职责，切实落实到课题的全部工作中。 科研方案工程档案是科技档案的主要组成局部，是科研单位及院所的科研材料来源，也是国家科技进步依赖的重要文献资源，为推进我国科学技术的整体进步作出了巨大奉献。当前，在课题制的新型管理模式下科研方案工程档案管理工作还较为传统。因此，假设要促进档案管理工作的标准化还面临着众多问题和挑战，需要科研院所以及档案管理工作人员共同协调配合，适时调整工程档案中的文件归类，构建完善的工程档案管理制度体系，将档案管理工作层层分解、责任到人。因此，相关档案管理人员应明确岗位职责范围，充分履行工作职责，总结经验及时进行规章制度的制定，确保档案管理工作完整性，真正管理好工程档案，为我国科学研究及科技开展作出奉献。 参考文献： [1]沈铭慧.基于课题管理的科研工程档案标准化分析[j].办公室业务，2023（14）：45-46. [2]张芝慧.课题制管理模式下科研方案工程档案标准化管理[j].中国档案，2023（3）：70-72. [3]李琦.科研工程档案管理中纸质档案与电子档案的整合与利用[j].办公室业务，2023（20）：126-127. 第6页 共6页