2023年行政办公室工作职责.docx

行政办公室工作职责 　 行政办公室工作职责 　岗位职责： 　1.起草、修改和完善人力资源相关制度和工作流程； 　2.参与职位管理、组织机构设置，组织编写、审核各部门职能说明书与职位说明书； 　3.依据公司年度战略目标，参与制定人员编制预算和人力本钱预算；负责人事工作的日常执行和监控管理； 　4.结合内部业务和外部行业变动，不断完善人事相关的制度和流程，包括招聘、考核、培训、薪酬福利、员工关系，以及人事信息化工作； 　5.负责内部培训方案的制定，内部岗位技能的分析并有针对性的开发课程、资源的协调和内部授课；监控培训过程，评估培训效果，组织培训考核； 　6.负责员工关系的日常管理，包括员工入职、离职、转正、合同签订、合同续签等工作； 　7.负责企业文化建设级维护，包括员工活动、内部宣传、企业文化栏编辑等工作； 　8.日常行政事务的管理和规划。 　任职资格： 　1.大专及以上学历，两年以上人力资源工作经验，接受过系统的人力资源训练，薪酬、绩效能力强者优先； 　2.思路清晰、具有较强的系统思考能力和较强的逻辑性； 　3.具有优秀的沟通表达能力及组织协调能力；具有团队合作精神和担当意识； 　4.熟悉人力资源各大模块，熟悉国家及南京地区劳动法规； 　5.对工作充满激情，有良好的应变能力与抗压性； 　 昭晟堂是一家专业从事速冻食品出口的外贸公司，迄今经过六年的良好运营，已形成了独特的采购及运营风格模式，具备食品行业丰富且专业的运营管理经验，已是国外几大食品或餐饮品牌商的认证供给 商。 　 目前公司已进入开展提升阶段，将从“初级食品外销者〞逐步转向“以全面质量管理为基准的，提供健康食品及食品概念的企业〞，方案在五年内初步实现“具备综合竞争力且具专业食品品质管理经验〞的昭晟堂品牌目标，并形成“企业管理流程化、运作管理团队化、员工管理人性化〞的昭晟堂运营风格目标。 　 公司正式员工均享有公司提供的具有竞争力的薪酬、福利薪酬制度。公司定期根据同期行业薪资水平及公司经营状况调整薪酬制度及实施方案，同时设计工程奖金及专项奖金发放制度，旨在鼓励业绩优良，为公司开展做出奉献的员工。 　 公司提倡个人开展规划与公司开展规划相结合的开展模式，将会依据员工个人实际状况拟制开展规划，定期开展专业技能培训和个人能力培训。 　公司地址：南京市玄武区板仓街3号新世界花园1幢 　行政办公室工作职责 　 一、行政办公室工作概述 　1、负责公司办公室的日常管理工作; 　2、负责办理公司各项规定物品的发放、员工签收工作; 　3、检查领导交办各部门工作的落实情况; 　4、催促行政档案工作; 　5、管理使用打印机，复印机、机及耗材，建立设备检查清洁制度，掌握各种器材功能 使用，确保故障24小时内修复; 　6、招聘员工入职的鉴人与甄选 　7、关于面试管理 　8、准备有关行政问题的解决方案、 　9、管理公司内部相关的文件; 　10、分析公司运营实践中出现的问题，制定新的工作流程或就原有的流程进行改良; 　11、向员工传达公司新的相关制度，组织新入职员工学习公司管理制度大纲; 　12、优化工作流程，简化汇报程序，降低各项公司运营本钱; 　二、人事档案管理 　1、员工的教育与培训工作。 　2、作息考勤管理 　3、各项奖惩方法的执行 　4、各类公告，决定，通知的发布 ， 　5、招聘、录用、升迁、离退职的办理 ,移交的监督工作; 　6、各项规章制度的监督与执行 ; 　7、协助总经理制订公司各项管理制度及业务方案 　8、办公用品的预算及购置 　9，组织制订公司的人力资源规划; 　10，组织公司的招聘及对员工的评价、考核和鼓励工作; 　11，组织制定培训方案并指导实施; 　12， 名片、表格单据、宣传品等印刷事务; 　三，行政事物方面 　会务安排工作，会议室清洁整理，音像设备完好，资料完整; 　安排落实领导要求的各项任务，提供相关效劳和后勤保障工作; 　参与拟订和完善公司后勤管理标准，并监督执行，确保行政后勤管理的顺利进行; 　负责公司办公家具、设备、用品的选购与使用管理和登记; 　负责公司各类设备、设施维护、水、电、气、等能源后勤保障工作; 　进行消防宣传与平安检查，代表公司与物业部门交涉，管理公司用水用电情况; 　安排商务活动用车，并统计人员用车的费用; 　对公司人员申领办公用品进行记录、发放、管理及流程优化; 　9， 办理领导临时交办的其他工作。 　10、监督员工考勤，做好员工的休假与外出的登记工作; 　11、每天签收各类信件、货品等，有些到付需付费，并索要发票，并整理好底单。 　12、办公室装饰，维护及完善美化。办公家具的采购，修门，修锁，换灯泡; 　13、 协助各部门通知面试及面试表格交给应聘人填写，办理入职行政手续，转正手续和办 理劳动合同的签订; 　14、客户的接待工作，周边酒店会议室的联系。 　行 政 办 公 室 岗 位 描 述 　一、行政管理工作 　1.制度建立与完善：根据公司开展的实际情况，制定出符合公司现状的规章制度，收集各部门及人员的合理化建议，并在公司开展中及时调整和完善，使制度更加标准和合理，提高制度的可执行性和有效性，切实可行地提高员工工作主动性和标准性。 　2.部门沟通与人员协调：了解近期的工作重点、业务要点及管理方面的思想。准确理解公司领导意图、做好上情下达的工作。以主动谦虚的态度与其他部门人员充分沟通，尽可能及时了解各项业务的进展情况，并将信息及时整理反响给公司领导，有效地协助上级推进工作。在日常的工作中，注意与其它部门和同事的协作，协调与各部门之间的关系，建立效劳意识。 　3.绩效考核：全面了解，评估员工工作绩效，发现优秀人才，提高公司工作效率，考核范围为公司全体员工。考核原那么是通过考核全面评价员工的各项工作表现，使员工了解自己的工作表现与取得报酬、待遇的关系，获得努力向上、改善工作的动力。使员工有时机参与公司管理程序，发表自己的意见。考核目的、考核对象、考核时间、考核指标体系、考核形式应相匹配。以岗位职责为主要依据，坚持上下结合，左右结合，定性与定量考核相结合。考核可采取上级评议、同级同事评议、自我鉴定、下级评议、外部客户评议等。 　二、日常行政事务处理 　1.接听接待来访：接听要使用文明用语，语言应亲切简练、礼貌、和气，公话严禁私用，一律不得拨打信息台;对来访者要使用文明用语，热情接待，要认真倾听来访者的表达。如未能及时有效地解决，应做好相应的记录并跟进落实。 　2.文件制发及档案管理：文件制发后应将文件内容传到达应周知的相关部门和人员，并督导落实。文件制发后，应先分类整理再按要求进行归档，公司内部综合类档案原那么上以半年为周期进行建档。公司档案管理的根本原那么是：统一领导，分级管理;维护档案的完整与平安;便于公司和社会对档案的有效利用。 　3.例会组织与纪要：按要求安排好人员的座次及发言顺序，发言要短小精悍，有效地利用时间，讨论实质性的问题。与会人员均应将设置为会议状态。 　4.车辆使用及管理：提高汽车使用率，合理使用，降低能耗。公务用车，公司领导人员在市内参加各种业务活动，派车接送;到外地出差，送到火车站或机场。公司其他员工遇有紧急、重要公务或因路远等必需用车的情况时可酌情批准派车。公司组织集体活动，酌情安排用车。 　5.日常制度监管：在现有的管理模式中，加大行政督导的执行力度，有效地实施行政制度及监管，及时调整管理方式、方法，建立和谐的工作气氛与高效运作的工作效率。 　三、外部沟通 　1.政府职能部门沟通：作为公司与政府部门沟通的窗口，我们应以热忱态度与政府部门建立起真诚信任的关系，端正自己的位置，灵活处理。 　2.合作伙伴沟通：要注意多方了解与业务相关的事务，以做到准确理解对方的意图、帮助进行有效的沟通与传达，但在处理事务时注意以公司利益为重。 　3.注重礼尚往来：节日礼品、贺卡等，在重要的节日〔如新年、春节、或重要合作伙伴[客户]的公司纪念日等〕，应在征求总经理意见之后，以礼品或贺信及时致意，维护与合作伙伴的友好关系。在业务合作中，适时提醒总经理并根据总经理要求为其安排与合作伙伴的定期沟通活动或轻松的就餐，与合作伙伴建立经常性的沟通。以促进彼此的了解与进一步的合作。 　四， 从事行政管理人员所具备的素质： 　1. 工作态度：必须对公司的背景、公司所在行业及市场的定位、公司行政管理系统及企业文化有所了解。 　2. 工作技能：有、口才、文笔、沟通技能、时间管理、压力管理、情绪管理等方面的能力。 　3. 业绩方面：领悟上级主管的意图，工作高效率，有效劳意识，工作环节争取做到“零缺陷〞。 　4，.跟上公司的主旋律，注意公司的开展趋势; 　5，.制定工作和学习方案，规划自己的人生; 　6，.了解各部门的工作特点和习惯，针对性地做好材料的准备和沟通工作，可以加速公司 决策的进度。行政管理人员对员工要尽量关心和帮助，真诚地帮助他们解决一些实际问题; 　五，行政管理人员工作内容 　1、负责公司纪律的制定和监督; 　2、负责公司考勤制定和管理; 　3、负责人事招聘及新员工的入职培训及个人档案的建立，劳动合同，暂住证及社会保险资料的登记和整理;辞退手续。考勤卡的管理，核对并制作加班单，并统计和汇总，每月交至财务做账并留底; 　4、负责公司办公设备的管理，计算机、机、签字长途、复印机的具体使用和登记;名片印制等工作; 　5、负责公司及宿舍卫生及平安检查，负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适良好的工作气氛。负责下班时对整个办公室的巡视，查看门窗、水机电源、电源等工作安排; 　6、负责制定并监督公司车辆使用管理制度; 　7、负责按标准定额，做好添购办公用品的方案编制和申购手续工作，做到既不脱档又不长期积存。负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的缴回。负责各类办公用品仓库保管，每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手续，保证帐物相符。 　8、负责公司邮件和报刊的收取、分发工作。 　9、负责完成各部门和总经理临时交办的其他工作任务。