2023年称职办公室主任五要诀新编.docx

称职办公室主任五要诀 如何做好一个称职的办公室主任办公室主任（古代又言大管家），仿佛专门应中国这样人际关系极其复杂的环境而生。在我国，上至国家机关、下至企事业单位，均设有此职位；而在国外，很多人不能理解这个职位为什么在中国这么流行。今天，我就从几个不同的角度来剖析一下“办公室主任〞： 一、办公室主任的解释： 办公室主任，顾名思义，即为一个职能机构——办公室的主管。这里需要解释的是办公室的含义，此处办公室可狭义解释为做好联络枢纽、后勤保障等职能的效劳部门。一个合格且胜任的办公室主任，权倾朝野，不比业务部门的分管领导逊色。一般而言，在公司的组织架构中，办公室主任比部门经理高半级或与副总享受同一级别。这样设臵，很大程度上是为办公室主任更好地上传下达、沟通协调、监督执行而赋予给其的强制性权力。 办公室主任谁都可以当，但真正理解办公室主任这一职位并将其做得风生水起，可谓难上加难，这在后面的论述中有所述及。 二、办公室主任的重要性： 通俗来讲，作为专门衔接上下部门的职能机构，办公室主任做好了，能够起到应有的润滑剂作用；做砸了，如同鸡肋一样，弃之可惜、食之无味。如果把各业务部门比作一颗颗闪闪夺目珍珠的话，办公室等职能部门就充当着连接这一颗颗珍珠链条角色，而这其中，办公室主任显得尤为重要。办公室主任一旦在业务部门之间欠缺威信或指挥失当，很容易造成多方面消极影响。具体表现为： （一）管理失控，制度流于形式。办公室主任作为公司各项管理制度的制定者和执行者，一旦欠缺威信，那么造成各项制度流于形式，无人执行。正所谓，无以规矩，不成方圆。长持以往，公司的凝聚力和向心力将大打折扣，一盘散沙。 （二）效率低下，管理本钱居高不下。作为公司的沟通协调、上传下达的枢纽机构，一旦办公室主任不合格，还能指望办公室普通办事人员坚挺吗。办公室系统瘫痪，各部门之间沟通困难，甚至因为彼此之间信息不对称或者信息沟通不畅而导致彼此之间怀恨在心、伺机报复，窝里斗现象比比皆是。严重者会出现各部门因为本部门利益，而无视整体利益，最终导致集体利益受损，无形之中，管理本钱居高不下。 （三）人言可畏，非正式小群体林立。作为一把手了解手下的重要亲信，一旦办公室主任与下面关系搞僵，那么由下而上信息反响渠道将极为狭窄，本人消息闭塞；与之同时，办公室主任为取悦一把手，会将一些小道消息、未经考证的消息反响至一把手，间接助长了内部流言乱飞，最终导致办公室主任越发被孤立，一把手了解真相后，办公室主任日子也越发难过，处于两面都不讨好的为难境地，间接会影响办公室主任的工作情绪和动力。如此恶行循环，吃亏的最大受害者非企业本身莫属。 三、办公室主任的具体职责：办公室主任的具体职责其实就是要做好办公室这个团队的管理工作。那么，办公室具体职责又主要有哪些呢。我认为，主要职责应包括： （一）制定各项管理制度，对各项制度有最终的解释权、执行权和监督权； （二）各项对内通知、人事决定，对外公文等的草拟、发布等文字性工作； （三）各种大中小会议的会场准备和布臵工作，以及会议期间的茶水点心的及时供应； （四）公司后勤保障，包括食堂菜谱、卫生环境、公车出车管理等； （五）各项重要仪式和活动的准备工作和后期工作； （六）做好年度培训方案并付诸执行； （七）根据各企业、部门岗位设臵情况，进行初期的招聘选拔工作； （八）深入研究各工种的特殊性，科学设计绩效考核，并严格执行绩效考核制度； （九）制定各项活动的筹划方案并付诸行动； （十）内部期刊的最后校对、审核工作； （十一）送呈需一把手签字的各种文件、发票报销的材料； （十二）重要仪式、活动上一把手需要发言的讲话稿草拟工作； （十三）接待、拦截一些非相关人员的来访工作； （十四）对外法务事宜的协调和沟通； （十五）充当领导的智囊团、参谋长角色； （十六）等等。 四、办公室主任的为难： 办公室主任就像夹心饼干一样，经常作为无辜的受害者，夹在中间，颇为为难。具体难处有如下： 其 一、在大老板与位高权重的地方大员之间难以取得平衡。通常这些位高权重的大员均为一些为公司直接创造利润的业务部门的领导。一旦办公室主任欠缺威信，或为空降兵初来乍到，通常难以在两者之间取得平衡。对这局部群体管理地过于严格，大员们会心生怨气，成天想着在大老板面前给你穿小鞋；疏于管理，大老板看在眼里，会觉得自己的办公室主任欠缺魄力和手腕。难啊。在管与不管之间，资历尚浅的办公室主任难以把握好这个分寸。“小班子、管诸侯〞，搞不好，里外受气，充当替罪羊和出气筒。 其 二、在领导层与员工层之间难以取得平衡。作为职能部门，办公室不直接创造效益，所做的事情根本都没有技术含量，从而直接导致在业务部门骨干眼中，办公室一群人都是些可有可无、可替代性强的角色。一旦办公室主任没有高度的情商和智商，很容易造成管理上不服指挥，迎风逆行的现象。长持以往，骨干说你不懂管理，领导说你不懂管理的艺术。一个字，难。其 三、在大老板与大老板血缘关系亲属，亲属与员工之间难以取得平衡。这一点在家族民营企业里尤为难做，也更为普遍。大老板既然将企业做大，绝不希望自己的企业近亲繁殖，但一些核心部门，如财务、采购等部门又不会轻易让外人插手，这就形成了与大老板有血缘关系亲属在公司任职的特殊群体。这局部群体通常会自恃与大老板裙带关系紧密，不将各项制度放在眼里。这个时候，大老板如果看在眼里，会认为办公室主任没有一视同仁，缺乏魄力和霸气；而对这局部群体管理过于严厉，大老板总有耳朵根软的时候，真到软的时候，办公室主任日子就难过了；当你对这局部群体嚣张跋扈的行为臵之不理时，员工也会心生不满，认为你两面作风，办公室主任权威也很受打击和挑战。 其 四、在几大派系之间难以取得平衡。一旦公司内部出现两个以上派系，这些派系经常会因为一两件琐事揪住不放，以此打击对方气焰。这个时候，派系领导一定是拿办公室主任作为双方角力的载体。如一方的亲信违反公司规章制度，另一方的领导势必会拐弯抹角地逼迫办公室主任牵涉该亲信的领导以此到达打击对方的目的。到最后，办公室主任会发现自己夹在中间，里外不是个东西，恨不得干脆处分自己好了。 其 五、在自身职业生涯中难以取得上升空间，转型尤为艰难。长期做办公室主任，会有一个心得，即在一个单位里做办公室主任，实在迫不得已，尽量不要跳槽。主要原因表现为：一是办公室主任系大老板绝对亲信，想空降兵一步到位当上办公室主任，取得大老板信任，一般而言，难度很大；二是办公室主任成长空间不大，一般单位办公室主任要求的专业性不强，长久做办公室主任，是很容易提高自身的综合素质，但要形成赖以为生的专业技能，难上加难。故立志成为称职的办公室主任，一定要做好这些方面的准备。 五、办公室主任的根本素质： 做好一个称职的办公室主任，必须具备以下几个根本素质：一是能“忍〞：忍字头上一把刀，在心上插一把刀，不是每个人都能忍下的。尤其是办公室主任，经常会被当作出气筒和挡箭牌，被当众数落，甚至因为一些事情而被打入冷宫。此时，你所需要做的便是要能“忍〞，和平常一样的表情，和气生财。这样的主任才是有深度的主任。 二是善“辩〞。作为公司对外形象和信息宣传的重要窗口和代言人，办公室主任一定要能说会道。通俗而言，办公室主任一定要见人说人话，见鬼说鬼话；同时也要时刻记住你自己的身份，切忌把话说死，不能给对方钻语言空子，不要口无遮拦，没大没小。 三是足“智〞。办公室主任的综合素质应该是最好的，一个合格的办公室主任一定要对整个公司的运作流程有相当精细地了解，对技术业务部门的各项业务、技术要有概念性的理解。只有这样，才能做好“大管家〞这一角色。另外，在一些正式或非正式场合下，为打破为难或者主动套近乎，都需要办公室主任具备丰富的社会阅历和渊博的知识底蕴，甚至需要一些荤段子备着；在高层研究某项决策时，一般办公室主任都是主持召开会议的不二人选，这个时候，主持人也要切实履行好献策建言的职责。 四是保“全〞。作为办公室的直接领导者，办公室主任在考虑问题时，一定要站在大老板高度立场，一定要考虑好各种细节，一定要考虑好各种可能遇到的突发问题，以及为此准备的各种预案。 五是会“写〞。作为公司的笔杆子，一定要练就一手好文笔。平常的讲话稿和战略规划等等不必多言，特别需注意的是一些突发事件需要大老板临时发言的，在这种情况下，作为大老板的心腹，切忌在自己没有任何预案的情况下请示大老板是否需要代劳。心里本没谱，再去请示大老板是否需要代写发言稿，这无疑是自寻死路；心里早已有谱，这时去请示大老板，他会觉得自己的办公室主任思维敏锐，能堪重任。 六是要“活〞。即悟性要高。办公室主任一定要八面玲珑、圆滑无比。但一定要把握好“度〞，一味追求圆滑，不但员工会觉得做作惹人厌；大老板也会觉得你欠缺魄力，万事都是和事佬，不利于企业的长期内部管理。另外，脑子转弯一定要快，要善于变通，切莫一根脑筋。要明白熊是怎么死的道理。 七是拼“喝〞。区别传统意义上的办公室主任称职与否的一个重要标志便是酒量的大小，要善于在酒桌上替领导挡酒，更要注意不要一味蛮喝，时刻提醒自己千万要保持清醒，因为酒后的活动还需要你去安排组织。一旦自己乱了方寸，烂醉如泥，领导反过来照顾你，那这个办公室主任好日子也快到头了。 六、办公室主任的常用手段： （一）少抱怨、多微笑；少表态，多行动；少说话，多做事。由古至今，我国古代第一贪官和珅绝对是最胜任办公室主任这个角色的头号人物。乾隆一个眼神、一个手势，和珅便知道皇帝心里在想什么，分寸把握极为得当。同时，和珅也就是在乾隆皇帝面前显得话多，其实在同行或下属前很少表态，显得尤为有城府。要胜任办公室主任这个角色，不妨多学学和珅，看看和珅是怎么取悦主子的。