HJ 8.1-2022 生态环境档案管理规范 科学研究.pdf

中华人民共和国国家生态环境标准 HJ 8.12022 代替 HJ/T 8.194 生态环境档案管理规范 科学研究 Specification for management of ecological and environmental archives scientific research 本电子版为正式标准文本，由生态环境部环境标准研究所审校排版。2022-08-21 发布 2022-10-01 实施 生 态 环 境 部 发 布 HJ 8.12022 i 目 次 前 言.ii 1 适用范围.1 2 规范性引用文件.1 3 术语和定义.1 4 基本要求.2 5 文件材料的形成与积累.2 6 文件材料的整理.3 7 文件材料的归档.5 8 档案的管理.6 9 档案的开发与利用.7 附录 A（规范性附录）生态环境科学研究文件材料归档范围.9 附录 B（资料性附录）生态环境科学研究文件材料积累袋（盒）封面格式.11 附录 C（资料性附录）实验记录本格式.12 附录 D（资料性附录）案卷编目式样.16 附录 E（资料性附录）生态环境科学研究案卷移交清单格式.21 附录 F（资料性附录）生态环境科学研究档案销毁清册格式.22 HJ 8.12022 ii 前 言 为贯彻中华人民共和国环境保护法 中华人民共和国档案法，提高生态环境科学研究档案管理水平，促进科学研究档案工作规范化、科学化、制度化，充分发挥生态环境科学研究档案在生态环境保护事业中的价值，制定本标准。本标准规定了生态环境科学研究工作中产生的，具有保存价值的文件材料的形成与积累、整理、归档及档案的管理、开发与利用等全过程有关要求。本标准是对环境保护档案管理规范 科学研究（HJ/T 8.194）的修订。本标准首次发布于 1994 年，本次为第一次修订。本次修订的主要内容有：标准名称调整为生态环境档案管理规范 科学研究；修订了标准的适用范围、术语和定义；增加了规范性引用文件、基本要求、档案的编号示例；增加了科学研究电子文件材料形成与积累、整理、归档和档案管理的有关内容；增加了照片、数码照片整理的要求；补充和完善了科学研究档案归档范围。本标准的附录 A 为规范性附录，附录 B附录 F 为资料性附录。自本标准实施之日起，环境保护档案管理规范 科学研究（HJ/T 8.194）废止。本标准由生态环境部办公厅、法规与标准司组织制订。本标准主要起草单位：生态环境部华南环境科学研究所。本标准生态环境部 2022 年 8 月 21 日批准。本标准自 2022 年 10 月 1 日起实施。本标准由生态环境部解释。HJ 8.12022 1 生态环境档案管理规范 科学研究 1 适用范围 本标准规定了生态环境科学研究工作中产生的，具有保存价值的文件材料的形成与积累、整理、归档及档案的管理、开发与利用等全过程有关要求。本标准适用于各级生态环境主管部门及其所属单位的科学研究档案管理工作。其他部门、单位的生态环境科学研究档案管理可参照本标准执行。2 规范性引用文件 本标准引用了下列文件或其中的条款。凡是注明日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本标准。凡是未注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。GB/T 10609.3 技术制图 复制图的折叠方法 GB/T 11821 照片档案管理规范 GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范 HJ 9 生态环境档案著录细则 DA/T 2 科学技术研究课题档案管理规范 DA/T 15 磁性载体档案管理与保护规范 DA/T 31 纸质档案数字化规范 DA/T 38 档案级可录类光盘 CD-R、DVD-R、DVD+R 技术要求和应用规范 DA/T 50 数码照片归档与管理规范 DA/T 62 录音录像档案数字化规范 DA/T 69 纸质归档文件装订规范 DA/T 78 录音录像档案管理规范 科学技术研究档案管理规定（国家档案局、中华人民共和国科学技术部令第 15 号）3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。HJ 8.12022 2 3.1 生态环境科学研究文件材料 ecological and environmental scientific research documents 生态环境科学研究项目（含课题，以下简称科研项目）在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中直接形成的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的记录，以下简称文件材料。3.2 生态环境科学研究档案 ecological and environmental scientific research records 具有凭证、查考和保存价值并归档保存的文件材料以及标本、样本等实物，以下简称档案。4 基本要求 4.1 承担和参与科研项目的有关单位应建立健全生态环境科学研究档案工作规章制度，在人员、库房、设备、经费等方面给予保障，将档案工作要求纳入科研管理制度和工作流程，与科研项目工作同部署、同实施、同检查。4.2 科研项目承担单位（含牵头承担单位）对所承担科研项目的档案工作负总责，对科研项目参加单位（含外协单位）提出文件材料归档及档案管理要求，明确科研项目参加单位档案管理任务及档案最终归属与流向。科研项目参加单位按照国家有关规定及科研项目承担单位的要求，做好本单位相关文件材料收集、整理、归档及档案保管、统计、处置、开发、利用等工作。4.3 科研项目结题验收或中止时，各单位应当按照分类分级管理的原则，按照有关规定对档案进行审查或验收。4.4 科研项目负责人对归档文件材料的真实性、完整性、可用性、安全性、系统性负责，由科研项目负责人或指定专人负责文件材料的收集、整理、审核，按档案管理要求及时归档。4.5 科研人员工作变动时，必须做好文件材料的清理交接工作。4.6 科研项目承担单位和参与单位档案工作机构或档案工作负责部门（以下简称档案部门）负责本单位档案的集中统一管理，对本单位文件材料的收集、整理、归档工作进行监督、指导。4.7 涉密文件材料、档案管理及开发与利用应严格遵守国家有关保密规定。5 文件材料的形成与积累 5.1 科研人员应及时完成文件材料以及标本、样本等实物的积累，科研项目负责人或指定专人根据归档范围（包括但不限于附录 A）及时收集文件材料。5.2 文件材料形成时，应采用耐久、可靠、能满足长期保存需求的记录载体和记录方式。HJ 8.12022 3 5.3 文件材料应使用规格统一的文件袋（盒）与实验记录本进行积累，文件材料积累袋（盒）封面格式参见附录 B、实验记录本格式参见附录 C。5.4 文件材料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。5.5 应在业务系统电子文件拟制、办理过程中完成电子文件的收集。声像类电子文件，单台计算机经办公、绘图等应用软件形成的电子文件应基于电子档案管理系统或由科研人员手工完成积累，确保电子文件及其组件齐全、完整，元数据规范。5.6 电子文件应采用符合国家标准或能够转换成符合国家标准的文件格式，以便信息共享和长期保存。以专有格式存储的电子文件原则上应转换成通用格式，不能转换为通用格式时应同时收集专用软件、技术资料、操作手册等。5.7 声像文件材料应客观、完整地反映业务活动的主要内容、人物和场景等，画面完整、端正，声音和影像清晰。照片应采用 JPG、TIF 文件格式，大小宜在 3 MB10 MB 之间，分辨率不得低于 1200 万像素。视频应采用 MPEG-2、MP4、FLV、AVI、MOV 等数字图像编码格式，分辨率不得小于 1080 P。音频应采用 MP3、WAV 等格式，采样率应为双声道 48 kHz，采样精度不应低于 16 bit。珍贵且需永久保存的可收集、归档一套 MXF 格式文件。6 文件材料的整理 6.1 整理的原则和要求 6.1.1 文件材料的整理应遵循文件材料的形成规律，保持案卷的成套、系统性，确保案卷内文件材料的有机联系性，便于档案的保管和利用，具体参照 DA/T 2、GB/T 11822 进行整理。6.1.2 科研项目完成或中止后，科研项目负责人或指定专人对所形成的文件材料按立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等科研工作阶段进行系统整理，组成一个或若干个案卷。6.1.3 标本、样本等实物应当依据其本身特点，参照各单位相关管理要求进行整理。6.2 价值鉴定与密级 6.2.1 根据科研项目性质、规模、创新性进行价值鉴定，科研项目可分为重大、重要和一般级。重大科研项目保管期限为永久，重要科研项目保管期限为定期 30 年，一般科研项目保管期限为定期 10 年。a）重大科研项目 国家级科研项目以及重要的国际合作项目；获得国家级、省部级科技成果奖项目；其他有重大价值和历史意义的科研项目。b）重要科研项目 国家各部门和省（自治区、直辖市）批准立项的科研项目以及一般国际合作项目；其他有重要价值和历史意义的科研项目。HJ 8.12022 4 c）一般科研项目 除上述两级以外的一般性研究项目。6.2.2 涉密文件材料的密级及保密期限照实标注。工作秘密按照科研项目实际需要进行标注。6.3 文件材料的整理 6.3.1 文件材料宜按时间（阶段）结合问题或重要程度进行组卷。按工作阶段进行案卷或卷内文件排列。6.3.2 对案卷内文件材料进行排序时，一般依据性材料、成果性材料在前，原始材料在后；文字材料在前，图样在后，图样按目录或图号排列；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后，中文文本在前，外文文本在后。6.3.3 档案的编号按照各单位分类方案给定，一般由全宗号、目录号（或分类号或项目号）、案卷号构成。示例如下：XXXX-XX（或 XXXX 或 XXXX）-XXX 案卷号（案卷排列顺序）项目号（根据科研项目的代字或代号确定）分类号（分类方案设定的类别代号）目录号（案卷所属目录代码）全宗号 6.3.4 卷内文件材料应按排列顺序，依次编写件号及页号。装订的案卷卷内单面书写的文件材料应在有效书写内容页面的右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角、背面在左下角编号，页号均从 1 开始；不装订的案卷，以件为单位编写页号，已有页号的文件可不再重新编写页号，应逐件在每份文件的首页上方空白处加盖档号章。卷内文件目录、卷内备考表不编写页号。6.3.5 案卷封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用内封面形式。案卷题名应简明、准确地反映卷内文件材料内容，主要包括科研项目名称或代字、阶段名称、文件类型名称等，体式一致，文字简练，使用简称应通用易懂，并用可以永久保存的方式书写或打印，字迹要工整清晰。案卷封面格式参见附录 D 中的图 D.1。6.3.6 按规定的格式填写案卷及卷内文件目录，卷内文件目录应排列在卷内文件首页之前。卷内文件题名不应随意更改或简化，没有题名的应拟写题名；有题名但无实质内容的也应拟写补充完善；没有责任者及时间的文件要进行考证。档案著录参照 HJ 9 有关规定执行。案卷目录格式参见附录 D 中的图 D.2，卷内目录格式参见附录 D 中的图 D.3。6.3.7 有关文件材料的情况说明应逐项填写在卷内备考表内，规范填写立卷人、检查人的姓名及时间。备考表应置卷尾，备考表格式参见附录 D 中的图 D.4。6.3.8 卷内文件材料应去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品，对破损的文件材料应按HJ 8.12022 5 装裱要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。6.3.9 案卷可整卷装订或以件为单位装订，以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖档号章，装订方法参见 DA/T 69。卷内不同尺寸的文件材料应在不影响日后使用效果的前提下折叠为统一幅面，图纸折叠方法参见 GB/T 10609.3。6.3.10 纸质照片底片、照片、说明应齐全，底片与照片影像应一致。在对反映同一内容的若干张纸质照片进行整理时，应选择其中具有代表性和典型性的一组（或一张）照片进行整理，照片应能