QX∕T 319-2021 雷电防护装置检测文件归档整理规范.pdf

QX/T319-20213.5案卷file由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。来源：GB/T50328-2014(2019年版)，2.0.133.6立卷filing按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。来源：GB/T50328-2014(2019年版)，2.0.144基本要求4.1归档整理工作应遵循准确性、完整性、系统性和时效性原则，取得雷电防护装置检测资质的检测机构开展检测活动时应对其形成的检测文件进行归档。4.2检测文件的形成、收集应与检测工作同步进行。4.3检测文件应根据其保存价值划分保管期限，分为永久和定期两类。档案保管期限应按表A.1执行。其中，首次检测保管期限为永久，定期检测保管期限不少于3年。5分类和编号5.1分类检测文件采用年度一保管期限的方法进行二级分类，并应保持分类的一致性和稳定性。首先按检测文件形成年度分类，检测文件的年度归属宜以检测项目办结签发的最后一份归档文件的日期为准；之后按检测文件划定的保管期限分类。5.2编号5.2.1检测文件应按照分类和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。5.2.2档号的结构宜为：全宗号-年度-档案门类代码-保管期限-件号。上、下位代码之间用“-”连接。档号按照以下要求编制：a)全宗号：根据各单位档案管理规定的全宗号编制规则确定。当无相关规定时，全宗号采用四位阿拉伯数字编制，可设置雷电防护装置检测文件档案全宗号为“0001”。b)年度：年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2020”。c)档案门类代码：检测文件档案门类代码见表1。档案同时属于表1中两类及以上门类代码的，取门类代码尾数小的作为该档案的门类代码，并用括号在后面加上其他涉及的门类代码的尾数。d)保管期限：分为永久、定期，分别以代码“Y”“D年限”标识。e)件号：件号是单件检测文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。件号的编制应保持连续性，按00019999的顺序依次编号，不应中断。属于气象部门雷电防护装置行政审批委托技术服务的检测文件档案在件号4位数字后面增加大写字母“X”,同一年度中不同保管期的文件的顺序号应分别单独排列。示例1：某检测文件档案同时属于“易燃易爆建设工程和场所”“矿区”“大型项目”，则档案门类代码编制为：0631(2/4)。2