2023年加强档案库房安全管理的探讨.docx

关于加强档案库房平安管理的探讨 王璐 摘 要：檔案是社会开展中积累的珍贵资源，其具有较强的借鉴价值和参考意义，库房是保存档案的关键场所，通过平安管理能够确保档案的信息平安和主体平安，对发挥档案价值具有重要作用，因此，各档案保管部门要给予平安管理以重视，通过各种途径完成加强库房的平安管理工作。 关键词：加强;库房;平安管理 DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2023.27.050 在开展档案管理的过程中，库房是存放和保管档案的主要场所，其对确保档案使用平安具有重要价值。但是当前，受到诸多因素的影响，导致库房在平安方面存在诸多薄弱点，尤其在硬件建设和软件建设中，缺乏平安综合考虑，对档案平安和使用功能带来巨大影响，因此，各档案保管单位要转变思想认知，对库房平安管理进行加强，表达其平安管理的职能，发挥档案的应用价值。 1 档案库房平安管理的必要性 库房是存放档案资源的重要场所，如果库房存在平安隐患，那么会影响档案的日常查询利用，为单位造成巨大损失。首先，开展档案库房平安管理可以提升单位的档案管理水平，优化管理体系和管理制度;其次，平安管理还能够保证档案平安，防止纸质档案在保存中遗失和损坏，有助于发挥档案的应用价值;最后，通过平安管理还能够确保重要信息不外漏，尤其是涉及个人隐私或者国家平安的重要机密，具有巨大的平安价值。 2 落实档案库房硬件建设 1〕防潮措施。档案库房主要保管纸质档案，档案主体如果受潮会出现不同程度的损坏，通常情况下，库房室内湿度应保持在45%～60%，便于纸质档案的长久保管。因此，各档案保管单位要落实好防潮措施。首先，库房选址要尽量枯燥朝阳，不能选择在湿气较大的地下室，档案长期保管容易受潮;其次，在库房中定期使用和更换枯燥剂;最后，采购除湿效果显著的除湿器，对室内湿度进行科学控制。 2〕防光措施。强光会对纸质档案造成一定程度的损坏。在日常保管中，防光是容易无视的关键要素，为了防止强光对档案产生光解作用，库房需安装窗帘，起到一定的防光作用。或者直接选择密闭性好，不透光的房间作为档案库房也比拟适宜。 3〕防盗措施。一些重要的档案资源涉及社会甚至国家平安，为了防止档案信息被盗取，需要做好防盗工作。首先，库房要安装具有较强防盗功能的防盗门窗，对其性能开展定期检查;其次，在库房周围安装摄像头，对其周围情况开展动态检查，有条件的单位可安装生物防盗、红外防盗等先进装置;最后，查阅档案都要由管理人员陪同，防止发生档案丧失事件，并且在管理人员的看护下完成查阅工作，通常情况下，档案不能带出库房。 4〕防火措施。在所有危害档案平安的因素中，火灾位居首位，如果库房发生火灾，会导致档案资源付之一炬，在平安管理中，防范火灾也是最为重要的内容。首先，单位要建立和完善火灾防范预警系统，安装高压水雾灭火装置，根据其灭火效果、维护方式和库房的结构组成、占地面积进行科学设计;其次，根据档案资源的类型添置灭火器，定期检查和更换灭火器，如果发生火灾可以正常使用;最后，标准管理人员的行为，严禁在库房中吸烟和使用明火装置，如果发现要给予严肃处理。 5〕防尘措施。灰尘是影响档案保管质量的最关键因素，在以往的固化管理模式下，纸质档案在完成归档整理后，即收入到库房中保管，但是由于档案资源长期得不到使用，在库房中会积累大量的灰尘，灰尘不但会影响纸质档案的保管质量，还会阻碍其正常使用，因此，各档案保管单位要落实防尘措施。首先，对库房内部进行系统性清理，有条件的单位可以安装除尘设备，保持库房内湿度合理，尽量防止灰尘对纸质档案带来负面影响;其次，定期组织保管人员加强库房除尘工作，在除尘中要注意保护档案资源，不能弄脏档案，防止其字迹模糊不清，为使用造成影响;最后，为进一步做好防尘工作，还可以使用装纸盒的方法，把一卷卷档案装入纸箱中，再放置在密集架上存放。 6〕防虫措施。在档案资源保存中，虫蛀是危害档案保管质量的关键因素，尤其对于长期不使用的档案，更加容易发生虫蛀情况，管理人员要给予档案防虫以及高度重视，并且落实各项预防措施。首先，所有档案在进入库房之前都要做好清洁工作，库房内部要定期消毒清洁，防止库房内滋生蛀虫，损坏纸质档案资源;其次，合理选择防虫药物，当前市面上较为常用的防虫药物包括芸香、灵香草、冰片以及樟脑丸等，在选择药物中要使用长期有效的药物，并且根据其使用说明正确使用;最后，定期组织人员对档案虫蛀情况进行检查，如果发现个别档案存在虫蛀情况，要及时处理，如果纸质档案虫蛀严重，那么需要及时备份，防止原始档案丧失。 7〕防鼠措施。鼠害是当前档案库房管理中最为常见的问题，诱发鼠害的原因较多，例如档案库房内卫生情况较差、库房位置选择不合理、缺乏科学的防护措施，因此，相关单位要结合实际情况落实各项防鼠措施。首先，严禁在库房内吃饭或者存放食品，定期组织人员清扫库房卫生，及时发现老鼠并且杀灭;其次，老鼠喜欢在阴暗潮湿的环境下生存，在库房位置选择中，要尽量选择枯燥、朝阳的位置，不能将地下室作为档案库房，在保证库房空间的同时，也要确保库房环境枯燥;最后，定期在库房中喷洒鼠药，起到杀灭老鼠的作用。 3 落实档案库房软件建设 1〕制定平安制度。平安管理是库房软件建设的重中之重，在完善而科学的制度支撑下，各项管理工作才能有序开展。首先，在构建平安制度中，要涉及管理的各个方面，包括应急预案、卫生保洁、平安检查、人员进出以及档案入库等，保证制度规章的实用性以及合理性;其次，制度内容要精化、细化，可以为管理提供指导，例如在人员进出制度中，非管理人员严禁进入库房中，在查阅档案中要有管理人员陪同，在具体内容的标准下，发挥制度在约束和标准方面的作用;最后，在完成制度体系建设后，制度不能一成不变，要根据环境变化、人员变化以及需求变化，对制度进行适当的调整，促使制度更加具有普适性。 2〕提升人员素质。在开展平安管理中，管理人员是落实各项工作的主体，其素质和能力与管理成效具有密切关系，因此，各档案保管单位要注重提升人员素质。首先，定期组织现有管理人员开展专业化培训，通过培训提升人员的岗位能力、职业素养以及专业技能，进而更好的面对岗位工作;其次，从多种途径选拨管理人员，优化管理队伍的学历层次;最后，合理划分管理人员的岗位责任，所有人员都承当一定的管理任务，防止发生问题相互推诿。 3〕引入信息技术。当前信息技术已经在档案管理领域获得深入应用，并且取得显著的效果，在库房平安管理中，单位也要发挥信息技术的优势，确保档案资源平安。首先，为了防止纸质档案损坏，可将纸质档案转变为电子档案进行云保存，由于单位在长期开展中积累了大量的纸质档案，其工作量较大，单位可根据档案的重要等级优先转变电子档案;其次，对档案信息化管理软件进行平安防护，可与国内知名的软件企业进行合作，设计具有较强实用性的软件，进而确保档案平安。并且这项任务具有时代性、使命感甚至紧迫感。 4 结束语 总而言之，档案是一种珍贵的资源，在社会在开展中积累的经验、技能和知识，库房作为存放档案的主要场所，各档案保管部门需要给予其平安管理以重视，通过加强库房平安管理的硬件和软件，提升库房平安等级，有助于发挥档案的价值。 参考文献 [1]王红研.档案管理过程中如何进行档案的平安防护和应急管理[J].经贸实践，2023，〔19〕：321. [2]吴海琰.东城区档案馆接待区社保中心调研档案库房平安管理工作[J].北京档案，2023，〔2〕：62-62.