2023年档案管理信息系统建设应注意的几个问题范文.docx

天道酬勤 档案管理信息系统建设应注意的几个问题 张小园 [摘 要] 随着社会经济学的开展，中国的信息技术取得了长足的进步，并将其用作实现企业级开展目标的重要文件管理手段。文章根据信息建设中存在的一些问题，提出能够满足信息系统管理要求的一些建议。 [关键词] 档案管理信息系统；建设；问题 中图分类号：G271 文献标识码：A 中国正处在一个不断进步的新时代，信息技术是各个阶段改革的重点，档案管理面临着许多挑战。档案馆是按单位、教师、大学等记录的历史信息，是真实可靠的。随着信息技术的飞速开展，文件管理系统的智能化已成为未来的趋势，建立信息存储系统管理和信息资源管理智能系统可以解决现有的各种问题。 一、档案信息化建设的内容 建立文件管理信息系统是基于常规文件管理采用的一种文件信息，以提高使用信息技术收集、存储、管理和使用文件信息的效率。首先，构建文件管理根底结构，即构建文件管理系统，是构建整个文件信息的关键。只有成功建立了信息网络根底架构之后，才能收集存储和管理已归档的信息。随着社会的飞速开展，文档管理水平不断提高。相关文档管理部门采用先进的文档信息管理技术，不仅可以提高文档信息的管理效率，而且可以在发送和共享过程中保护文档信息[1]。 二、档案管理信息系统建设应注意的几个问题 〔一〕人才建设存在的缺乏 档案素养知识受素养，技术能力和专业背景的影响，计算机信息系统在工作过程中的功能和对用户需求的理解存在误解，影响了信息系统建设的详细开展，我们无法分析用户的需求，因此，用户的参与率较低，无法相互交流，在系统构建过程中无法满足许多用户的需求。出现此问题的主要原因是缺乏按公司划分的人才，缺少按公司划分的专业和复杂人才以及现有人才的重新存在影响了按公司划分的档案信息化建设[2]。 〔二〕档案管理制度不健全 当前的文件管理系统非常不完善，存在很多问题，许多文件没有统一的标准，并且没有关于文件保护和借用的详细规定，这可能导致许多文件丧失和发生损坏，文件的实际值已大大下降。 〔三〕档案人员业务能力缺乏 企业单位档案管理员无法掌握和应用最新技术，例如数字图像扫描方法，复印机应用技术，光学和网络技术以及多媒体技术。同时，档案人员缺乏学习搜索技术的能力，无法与其他图书馆建立联系，这严重影响了系统的实际应用。 〔四〕根底设施问题 随着经济和科技的开展，国家加大了对信息建设工程的资金投入，但是档案信息管理的特殊性有效地减少了档案信息建设的资金问题。根底架构仍然存在一些问题。存档管理要求使用大型效劳器，因此应该开发和开发专用于存档管理的软件，以增强日常网络管理和维护。换句话说，对档案信息管理的资本投资不仅需要对硬件设备的投资，还需要更多的投资。尽管存在许多其他资金，但显然，档案管理机构的投资不能完全满足档案管理的信息管理需求。 〔五〕检索方式单一和落时 到目前为止，在整合内部数据和信息的过程中，中国档案管理仍然使用相对专有的数字整合方法。从档案管理提供的信息系统的类型来看，该信息系统提供的信息不是动态更新的。同时，组织数字资源的过程不包括各种单独的阅读效劳，这给文件管理查看器带来了许多问题。而且，中国目前的文件管理集成系统不一样，系统之间的集成标准也不统一，这将直接影响未来的资源共享，而偏离了信息系统集成的目的[3]。 〔六〕文件查询过程很麻烦 现在，在引入大量文件信息之后，文件管理忽略了文件信息系统的普及。在这方面，中国的文件管理引入了先进的信息系统技术，数字资源文件管理信息通常在文件管理器中找到。另外，信息系统中文件管理的好处难以有效利用，并且这种信息系统也难以有效利用。特别是，借用和归还当前文件管理很复杂，并且卡的注册和手工注册是很麻烦的，这给检查员带来很大的不便。 三、改善措施 〔一〕完善标准体系 目前，随着国内外档案管理信息建设的逐步实施，形成了一系列相关的系统标准。各部门和单位要加快档案管理信息化建设，建设工作首先要结合地方标准和基于国际标准的行业标准，并在单位内部进行档案管理信息化。同时，在信息文件的管理过程中，控制的类型和范围不断变化，因此，在首次开发标准系统时，应考虑建立尽可能广泛的标准[4]。 〔二〕加大经费投入，建立数字化管理系统 管理人员越来越关注文件管理任务，但他们还需要投入更多的资金来缓解当今正在发生的各种不健康现象。有些单位不了解文件管理的重要性，因此它们的资金和开放资源大大缺乏。在新的Internet信息爆炸时代，计算机扮演了非常重要的角色，并且在许多行业中引入信息技术后，工作效率已大大提高。文件管理任务不再需要很多人。数字化管理是必然趋势。为了能够在文件管理中发挥作用和发挥价值，应认真研究、总结和应用各种有效的国内外数字管理经验，并将其应用于实际工作。如果长时间放置的文件变成黄色，那么应指派专门人员进行数字管理，并刻写CD-ROM或信息库以备将来使用。 〔三〕提升档案管理人员的信息素养 信息技术在檔案管理中的应用是必然趋势，也是现代档案管理的独特要求，可以有效地释放人力资源，提高档案处理效率和质量。但是无论如何，文件管理最终都是由人们实施的。单位的文件管理者是否具有较高的信息素养，计算机技术的操作和应用的灵活性和适当性直接影响文件信息建设的进度。因此，提高档案管理人员的信息素养非常重要，迫切需要加强信息技术的实践培训。单位需要脱离现实，考虑人为因素，提高档案管理员的职业素质，尤其是职业技能和职业道德，建立完善的培训机制，提高对终身学习的认识。此外，该部门还邀请信息技术运营的应用专家为该部门的档案管理员提供模型指导，说明如何将信息技术与档案管理相结合，以及如何管理信息系统的运行以及科学和标准。 〔四〕探索完善档案信息管理方法 公司的文件管理人员应该学习数字图像扫描方法，复印机应用技术，光盘和网络技术以及多媒体技术。在学习了各种技术的根底上，系统构建者可以大胆地考虑如何构建文件管理信息。新的治理模型还训练了用于发送、处理和检索文档信息的高级技术。设置电子文件和电子文件，并设置电子文件管理的新标准。加强与其他档案的联系和交流，建立协作关系，档案分工与各档案合作，共同建立档案信息等资源共享平台。 〔五〕建立多功能阅览室并进行适当的系统改革 为了加强档案管理系统的建设，档案馆建立了一个多功能阅览室，为阅览者提供了一个快速浏览的环境，使他们可以共享档案信息资源，搜索档案和互联网。我们需要提供查询、记录和加速信息管理等效劳。此外，档案管理信息系统的建设和开展需要在档案的电子和网络方面进行创新。因此，文件管理部门可以设置文件创立、读取和查询部门，并将其提供应管理人员。它提供了一个良好的环境，可以为档案管理的信息管理提供更好的效劳。 〔六〕建设适宜的档案管理信息化系统 经认证的文件管理信息系统具有以下特征：〔1〕前端控制实现了文件的集成管理，可以在同一系统中实现文件传输和文件请求处理，并且系统可以以电子方式记录存档提交和使用的全过程。〔2〕可以根据实际需要扩展档案信息数据库。在此阶段，各个部门的内部系统并不是独立存在的，而是具有相互交织的特点，因此，根据实际业务需求扩展档案信息数据库，使档案數据成为可能。需要挖掘其背后的足够信息，使得存档数据的需求最大程度地发挥了存档数据的作用。〔3〕一种用于保存和检索档案全文的功能。信息系统要求具有在局域网终端上显示存档信息的能力。在此声明中，系统应该集中存储重要文件，并在需要时扫描需要的文件，以便文件的用户可以看到它。〔4〕文件数据管理是自动化的。通过从日常工作中消除档案管理员的日常工作，如数据统计、打印和借阅注册，可以减轻部门管理员的负担，从而加快部门系统的工作。 四、结语 综上所述，建立档案信息管理系统是信息建设工程的重要工程。对于档案馆工作人员来说，可以不断提高档案馆信息化建设意识，根据有关标准和制度对档案馆信息化建设进行创新性改革，提高档案馆管理效率。需要构建合理的管理平台，从而提高工作的效率和效劳的质量。 参考文献： [1]何洁.浅谈信息化社会对传统档案信息效劳模式影响[J].才智，2023〔27〕：221. [2]张学利.论档案信息资源的开发与利用[J].黑龙江史志，2023〔12〕：80-81. [3]乔玮.档案管理信息系统建设合理性问题研究[J].西北成人教育学报，2023〔1〕：38. [4]王燕.当前我国档案管理信息系统整合对策研究[J].内蒙古科技与经济.2023〔4〕：13-15.