2023年大型会议的筹备.doc

大型会议的筹备 大型会议的筹办常常是一件让人痛疼不已的事情，如果准备不周，会上就会出现混乱不堪的场面，不仅领导不满意，而且参会人员也会颇有微词，疑心筹备人的能力，尤其是对于许多第一次筹办大型会议的单位来说，领导也伤透脑筋。每到年尾或者岁首，一些大型企业举办主办大型年会，一些学术单位搞个规格高一点的研讨会，行政单位举办个学习班会议什么的，大型会议应该怎么办，怎么才能办的好，就成为一个很让人关心的话题。 由于会议本身很繁琐，不便一一赘述，本文仅从框架上对会议筹办方提出一些建议。 开展常规工作时，程序性的东西保持一致性在一个合作的团队中很重要，它有利于工作的协调和高效。 一、会议准备 〔一〕会议室地点 〔二〕背板制作：名称、规格、颜色 〔三〕外部条幅：形式、数量 〔四〕主席台设置：按领导参会名单安排 〔五〕会议台桌牌：桌牌形式、规格、人名 〔六〕会议台摆桌：人数：麦克数量、鲜花 〔七〕会议室座次安排。印制全体参会人员座位图，确保对号入座，并装入文件袋。 〔八〕会议室用水 〔九〕礼仪人员〔如发奖等〕数量、任务 〔十〕贵宾席 〔十一〕会议报告用多媒体：是否使用 〔十二〕到会领导接送：通知时间地点、安排用车 〔十三〕负责人 二、活动日程 〔一〕早餐时间 〔二〕上午会议时间、内容、主讲人、主持人 〔三〕中餐时间 〔四〕下午会议时间、内容、主讲人、主持人 〔五〕晚餐时间 〔六〕餐后活动安排 〔七〕休息时间 〔八〕返程票定购、发放 〔九〕各环节用车及具体安排 〔十〕参观活动的分组及活动时间、内容 〔十一〕离会时间 〔十二〕周边环境：交通介绍，宾馆位置及联系 〔十三〕编制人 三、材料准备 〔一〕材料准备：收集、印刷、分装 〔二〕主要文件 〔三〕参阅文件 〔四〕领导讲话、致辞 〔五〕活动安排 〔六〕证件：参会人员佩带代表证，工作人员佩带工作证，记者佩带记者证，并装入文件袋 〔七〕领导、新闻媒体材料〔完整性〕 〔八〕零星材料处理方式 〔九〕负责人 四、专家安排 〔一〕专家〔专家人数、随行人员及安排〕 〔二〕迎接 〔三〕住宿 〔四〕报告顺序〔多名时〕 〔五〕支付讲课费、交通费 〔六〕交通安排〔包括机票订购〕 〔七〕活动安排〔非报告期间〕 〔八〕小会交流安排 〔九〕专家就餐安排 〔十〕送行 〔十一〕负责人 五、代表安排 〔一〕会议规模 〔二〕会议通知〔起草、打印、签字、盖章、邮寄等〕 〔三〕通知要素：时间、地点、内容、人员、要求、路线、回执 〔四〕报到：报到程序提示牌、提交相关材料、领取资料、餐卷、活动及相关物品、填写通讯录等 〔五〕纪念品发放 〔六〕住宿安排 〔七〕返程事宜 〔八〕临时通知用品 〔九〕交通安排 〔十〕负责人 六、活动安排 〔一〕音响准备。专业人员提前对会场音响效果、灯光进行全面测试，确保灯光、音响、投影仪设备正常。 〔二〕提出会议纪律要求 〔三〕进行会议内容： 1.开幕式与领导致辞2.专家报告3.研讨活动4.现场展示5.会议总结 〔四〕会议各环节主持人 七、参观展示 〔一〕分会场数量 〔二〕日期、内容 〔三〕参观人员的编组 〔四〕往返交通方式及发车时间 〔五〕讲解人员：随车讲解员、参观点讲解员 〔六〕单位工作介绍 〔七〕单位引导人员 〔八〕单位提供的材料、纪念品及发放 〔九〕总协调人和各点负责人 八、宣传报道 〔一〕新闻媒体〔接送；相关资料的提供；细节采访地点、人员安排〕 〔二〕单位媒体 〔三〕主办单位录音录像资料存档 〔四〕会议简报的撰写与发放 〔五〕负责人 九、用餐安排 〔一〕用餐人数 〔二〕用餐编组〔地区式、课题式、自定式〕 〔三〕专家用餐 〔四〕备用数量〔人员增减〕 〔五〕专家餐后休息处 〔六〕负责人 十、宾馆业务 〔一〕接待能力符合会议要求 〔二〕会议相关设施 〔三〕食宿收费标准 〔四〕就餐方式：自助、桌餐 〔五〕菜单模式与根本标准 〔六〕会议室标准 〔七〕付费结帐事宜： 〔八〕结算方式 1.餐：按餐卷、按桌2.宿：按实际、按预定 〔九〕平安责任条款 〔十〕食品卫生责任条款 〔十一〕其他问题责任 〔十二〕热水供给 〔十三〕娱乐活动 〔十四〕人员接送 〔十五〕其他特殊要求 〔十六〕会议期间是否允许外营业 〔十七〕出现超员情况的应对方式 〔十八〕宾馆门前悬挂祝贺、欢送条幅 〔十九〕专家、重要领导特殊住宿要求〔小型交流，写作，休息条件等〕 〔二十〕负责人十 一、经费预算 〔一〕餐费 〔二〕宿费 〔三〕资料费 〔四〕会场布置费 〔五〕交通费 〔六〕活动费 〔七〕专家费用〔食宿费、交通费、讲课费、活动费〕 〔八〕会务补助费 〔九〕通讯费 〔十〕不可预见费 〔十一〕管理人员 〔十二〕房间内水果、洗漱用品标准 〔十三〕印制入住卡〔放置床头柜上〕，注明姓名、性别、职务 〔十四〕负责人 第二篇：大型会议筹备总结大型会议筹备总结 暖湿的空气夹杂着内心的无奈和疲惫，我这是怎么了，怎么状态那么差，下午竟然还犯下这种愚蠢低级的错误，真的该反省一下自己了。 最近几天总是晚上三点才能稍有睡意，没睡多久，七点的闹铃吵醒刚睡安稳的我，无奈的起来刷牙洗脸，拖着沉重的脚步走向办公室，平时也来的早的同事见到我，依旧还是那句话，“佩智，你怎么总是那么早就到办公窒来了，你这班主任当得可真敬业〞，我微微一笑，“习惯了，你也一样啊〞。工作的时候，自己确实是习惯了早起，可是最近几天，自己的状态真的很糟糕。到了办公室，哈欠连天，我真的怕这种状态会影响学生，想到要走进教室查看考勤，内心都在颤抖。休息不够，暖湿的气候，再加上感情上的那么一点点失意，真的感觉很无奈、很疲惫。在身体感官机能面前，所有的理性都显得那么的苍白无力。我很想控制自己不去想那些乱七八糟的东西，集中注意力，专心的把精力投入到工作中来，可是大脑有时真的不听使唤，思维有时会发生跳跃。 要想思维不发生短路现象，最好的方法就是把自己想说的话，要交代的事情写在发言稿上，就像备课一样，这样就可以防止低级错误的发生。本来是今天晚上要参加晚自修值班教师会议，明天下午第四节课参加语文科组教研会，学生明天不用上第四节课的，可是因为自己没有把这些要交代给学生的事情写在发言稿上，因为自己的精神状态不好，所以在通知学生的时候，竟然说成是今天下午不用上第四节课，最终犯下这种愚蠢低级的错误。我原本在宿舍休息，听见年级组长的哨声，当时还感觉很惊讶，突然回想一下，才知道自己好似在发布通知的时候出了过失。于是自己匆匆地跑回教室，把还没走尽的学生安稳下来。虽然年级组长没批评我什么，可是自己感觉更难受。真的该从这件事情上吸取教训，好好反省一下自己。首先要尽快调整自己这种疲惫的精神状态，晚上和中午好好休息，充足的睡眠是保证一天良好的精神状态的根底。其次是要全身心地投入到教学中来，不要胡思乱想，感情上的事先放一放，一切顺其自然。最后是要把自己要讲的东西以书面的形式形成文字，“照本宣科〞就不会再次发生这类愚蠢低级的错误。 第三篇：大型会议筹备-经验大型会议筹备 会议定在XX县区的一个度假酒店召开，环境还不错就是软件不太跟得上，每栋房子不是建在水边就是建在山上，这就给我们的接待工作带来了一些麻烦，在几次会议的筹备会上，我彻底扭转了接待工作是件小事这种想法，一一举例说说吧： 第一是吃，会议接待最重要就是安排食宿，吃是在第一位的。不仅仅是安排几个菜那么简单，县长来开会把要注意的事情都交代下来。酒店采买回来后，要求药检卫检进驻检查，抽取样本，为防止食物中毒，这么多人又是大热的天中毒了可不是好玩的。就算万一出现这种情况抽去样本后也能查出材料是从哪儿买的是哪个环节出了问题。吃饭的方式是自助餐还是桌餐，每桌什么标准，上的菜应该表达我们的地方特色，菜谱出来后要专门来审查一次。19号下午的聚餐在什么地方进行，白酒、红酒、饮料分别用什么规格，有没有客人特别是领导有没有什么特别的忌口的等等等等。 第二是住，房间安排表出来后，要到各房间去检查，冷热水、电、灯、网络、电视、开关是否都是好的，房间要备小型开水器而不许用桶装水，吹风机等小物品是否配备齐全，每个房间另外配备毛巾两条、牙膏牙刷、洗发乳和沐浴露都用洗漱袋装好，并贴上“会议赠品〞，各房间在客人来之前将水果送进去，每房间两至三样，水果既新鲜又要比拟方便食用，比方说总不能一个房间放个西瓜人家也没法吃。领导房间要放置鲜花，在其进住之前花篮要送到。对领导住的房间我们去检查不下20次，安排不能离其他人太近又不能太远，房间原来的床不行还要求酒店重新买了来，网线电线重新用盒子钉好，不能随便盘在墙角。 第三是参观，因为会议安排了半天参观事项，就人数定下四台车，都是政府经常用来接待参观的豪华型大客车，要求每车有车载电台，好随时收听到从转播车上发出的信号，了解参观对象。前面是否要警车带路，参观路线定下来后最少要去踩两次点，同时要求电视台和相关人员对路线都非常熟悉。最后一次踩点要在参观的前一天下午或者是晚上，要把时间精确到几点几分到达什么地方，作多长的停留，几点几别离开，每个地方参观几个点，现场是否安排了讲解人员，什么地方下车什么地方只是乘车参观。要预计到一些变数，有可能今天看的路是畅通的晚上就被人挖了个坑之类的，到那时几台这么大的车转弯不好转不说还很没面子，听说政府前不久一次参观就出了这样的状况，那就不仅是挨顿骂那么简单的了。同时最好去移动公司请四位女孩子过来一辆车上一个人，负责上下车的指引、车上的茶水、答解一些问题。提前掌握当天天气情况，晴带草帽雨带伞，在参观当天早上7点之前将草帽或者是雨伞搬上车，另外还要带上矿泉水、每人一条搽汗的毛巾、一个小型果盘〔里面有水果、饼干之类防止有人饿了或血糖较低的人及时补充〕。 第四是接来送走，来的人中有的是带车来的，有的是乘公交车来的，分别是不同的方向。对我们这地方不熟悉，更不知道酒店在什么地方。那么在高速路出口以及沿途有转弯的地方要放置路牌，这路牌不能自己乱制，必须和交警、路管部门联系用正规的路牌，同时有路牌的地方我们单位分别安排了工作人员。车站那边同样要安排指引标志，或打的自己去或打 来我们派车去接。对要乘车返程的在报到时就要问清楚并登记