2023年档案室工作规范新编.docx

档案室工作标准 一、学员档案的检查与管理： （一）合格档案的定义。合格的驾驶证申请受理档案必须要由申请表、体检表、身份证原件及复印件、培训记录、照片（驾驶证原件及复印件、暂住证原件及复印件）组成，各个证件真实、有效、无异常，并且能在车管所进行考试预约。 （二）不合格档案产生的原因 1、学员没有提供必须的证件及照片 2、学员没有进行信息采集和人像扫描 3、未体检和体检不合格 4、未进行红十字协会的预约和培训 5、报名时年龄不符和条件 6、不符和增驾条件的 7、身份证异常 （1）过期。一是报名时身份证已过期，二是报名后过期。 （2）损坏：身份证损坏和一代身份证不清晰 （3）重号：一是早期公安机关对户籍未实行计算机管理，产生了一号多人的现象；二是身份证号已被他人非法使用办理了驾照。解决方法：对于第一种情况可到户籍所在地派出所申请新号码；第二种情况到车管所查到冒用人的联系方式明确告知对方进行变更也可以直接凭户口本、身份证、户籍证明申请注销冒用人的驾驶证 （4）假证：使用假身份证，一是使用真实身份证号码办理假身份证；二是使用虚假身份证 （5）未提交身份证。报名时未提交身份证，可申请临时身份证。这样可加快办证速度。 8、驾驶证异常： （1）违章未处理：报名前持有的摩托车或农用车驾照在公安网上记载有违章记录未处 理。解决方法。去规定的地点接受处理。 （2）过期未换证：报名前持有的摩托车或农用车驾照超过了规定的时间未换证 （3）驾驶证与身份证内容不符：如姓名、号码等，解决方法：持身份证、户口本、户 籍证明、驾驶证去车管所变更 （4）查号：在办证车管所能够查询的到，但在高一级车管所查询不到信息持有关证件解决方法：去办证车管所变更 （5）损坏：持有关证明申请换发新证 （6）假证：驾驶人驾驶证丧失后未通过合法渠道取得的驾驶证 （7）查库：驾驶人申请注销了原有驾驶证但在高一级车管所仍然显示有证，这是由于数据传输故障造成的。解决方法：新注销的驾驶证在注销后的48小时内不要办理汽车驾驶证的申请受理；已经产生的查库情况可将申请人车管所出具的注销凭证和驾驶证复印件寄往省交警总队车管所请求协助解决。 （8）在外地有驾驶证未注销的 9、在其他驾校报过名还没有退办的 2023、档案涂改：涂改痕迹明显，车管所不予受理 （三）档案的整理 1、每天档案室档案管理员都要与报名处工作人员办理合格档案的交接、转存等手续。检查合格档案的几项内容： （1）申请表头像必须彩印而且清晰，姓名、地址和身份证相符，年龄与报考的车型相符，如有增驾，增驾证号与身份证号相符。 （2）身份证 检查身份证是否过期，是否符合报考车型的年龄，学员要留身份证原件和复印件，可以用临时身份证，只要临时身份证在受理当天不过期，以后过期不会影响其它科目的考试、预约、和出证。身份证复印件需要正反面，老身份证可以只用正面。一些 过来的复印件，我们必须复印，留用复印件。（3）体检表 头像清晰，姓名、地址、车型与申请表需相符 （4）培训记录表 填写培训记录表主要是身份证的内容，另贴一张1寸白底照片。（5）如果增驾，留原车型复印件。检查增驾是否够驾龄、年龄。 （6）外地学员 外地学员只能报考c1，而且不能增驾。 2、档案的装订顺序 （1）初次申请合格档案装订顺序：身份证原件订表头→申请表→身份证复印件→体检表→培训记录表 （2）外地申请合格档案装订顺序：身份证原件订表头→暂住证→申请表→身份证复印件→个人单位开的驾驶证明信→体检表→培训记录表 （3）增驾申请的合格档案装订顺序：身份证原件订表头→申请表→身份证复印件→原车型正证、副证复印件→体检表→培训记录表 3、合格档案的管理 （1）每天交接完的合格档案要分户，记载各个分校的报名数量、本地、外地、车型、打印详细名单。 （2）合格档案交接到一定数量，就开始体查，体查之前要通知学员，总校按学员留下的 通知。分校要打出未体检人员的详细名单，和分校校长进行核对并通知体检。要通知准确的体检时间、地点和体检的几项部位。（3）体检完之后的档案要进行红十字会培训预约，首先档案理管员要和红十字会的管理人员提前预约，订好预约时间。预约内容主要是学员的根本信息比方姓名、身份证号、 车型、家庭住址、 等等。 （4）预约完红十字会的档案要进行分户，记载各个分校的学员数量、车型、本地、外地、打印详细名单。这些档案只等导数据，打印受理凭证表，准备考试。 4、在此期间档案室会有四类档案，对这些档案我们要在档案柜里分类存放并做电子台帐（1）刚刚交接的新合格档案 （2）刚体检过还未约红十字的档案（3）约过红十字会未体检的档案（4）约完、体完的合格档案 5、档案室出现的不合格档案的管理，（1）不合格档案的管理 由于缺少证件和未进行信息采集（扫描）的学员档案存放于前台，不合格的档案报名处工作人员不与档案管理员交接，直到手续合格以后才转档案室，但是档案室也会有不合格档案主要原因是： ①由于学员个人原因急需身份证原份，拿走的。 ②个人原因延误考试时间原身份证过期，新身份证未办的。 ◆处理方法。每次体检之前通知学员交身份证原件，告知考试时间和对考试的影响。 身份证的发放与管理和车型变动（2）车型变动：报名后又申请改变学习车型 ◆处理方法。①档案管理员要找到学员的原档案亲自带学员到前台报名处补交或退还变动后的车型费用。 ②原交接表要修改车型注明变动原因 ③已经参加了考试预约的要到车管所申请退办后再重新申请 （3）退学学员档案： ①在学校的还未进行受理申请的②已进行了受理申请未参加考试的③已近参加了考试的 ◆处理方法。在学校的档案马上销毁，保存在车管所的档案申请退办后销毁。 6、身份证的发放 （1）学员身份证在档案未受理之前要求订在申请表表头，存放于档案柜。 （2）科目一预约受理合格后的档案，身份证需要撤回，首先受理回的档案要分户，一户一户的撤回身份证， （3）撤回的身份证要打印详细明单，总校学员个人领取个人签字，分校要与分校长核对人数，签字领取， （4）分校学员不能单个领取，如果有急用，分校长可以和档案管理员进行 通话，告知档案管理员可以发放给学员，分校学员签字，领取。（5）无人领取的身份证要经常 通知。