2023年办公用品领用规范新编.docx

办公用品领用标准 办公用品配置、领用、发放管理规定 为加强行政物资领用管理，在保障公司正常运营的同时，进一步控制费用，现就办公用品及其他行政物资的管理要求做如下说明： 一、主要行政办公用品配置标准 （一）行政办公用品发放费用标准 1）总监级（包括副总监级）以上管理人员每人每月2023元。2）经理级（包括副经理级）管理人员每人每月5元。3）部长级（包括部长级）以下管理人员每人每月2元。 4）特殊岗位人员（收银岗位、输单岗位、仓库岗位、受理岗位）每人每月1.5元。 （二）主要行政办公用品配置标准 1、新进经理级以下管理人员（含经理级）报到之日起，根据工作需要，可领用如下办公用品：签字笔1支、vi笔记本1本、文件夹1个、三栏文件栏1个、小便签1本、透明文件袋1个，试用期内除更新外不得重复领用同样物资。 2、新进部长级（包括部长级）以下管理人员报到之日起，根据工作需要，可领用如下办公用品：签字笔1支、vi软抄本1本、三栏文件栏1个、透明文件袋1个，试用期内除更新外不得重复领用同样物资。 3、计算器配置。财务、结算岗位每人配置1个计算器，职能部门每三-四人配置1个计算器，该部门缺乏三人的，也可配置1个计算器，由部门内勤申领并保管。 4、办公耗材（包括 纸、打印纸、硒鼓、墨盒、墨粉、色带等），日常办公需求不得高于18元/（人·月）（指管理人员，如已实行了外租打印或复印整合的，无此项费用，但可根据工作需要领用适量打印纸、 纸）。因工作需要的特殊办公耗材另行报批，采购后入库领用。禁止用彩色打印机打印黑白文件。 二、局部行政办公用品使用期限 （一）笔类： 圆珠笔、签字笔，使用期限3个月，首次领用后，使用期限内只能按照以旧换新要求领用笔芯。 （二）袋、夹类： 1、透明文件袋、大长尾夹、中长尾夹、小长尾夹、中号铁夹、小号铁夹、大号铁夹，使 第1页共4页用期限两年，首次领用后，除因业务增加需要申领外，两年内不再发放； 2、双夹文件夹、60页文件夹、抽杆文件夹、文件栏，使用期限两年，首次发放后，除业务增加需要申领外，两年内不再发放。 （三）刀、尺类： 小刀、剪刀、直尺等，使用期限两年，首次发放后，两年内不再发放，更新发放时要以旧换新； （四）订书机类。订书机、打孔机、计算器使用期限三年，首次发放后，三年内不再发放，发放时以旧换新，大头针、回形针，使用期限3个月，原那么上部门共用，首次发放后，除业务增加需要申领外，三个月内不再发放。 （五）部门所领用的以上物资，部门负责人在签批时要仔细审核，必须到达以上规定的使用期限前方可更换，如无特殊原因，行政一律不予再次发放。 （六）241- 1、241- 2、241-3系列的打印纸的领用，必须先申请后采购，根据申请报告分批领用。因打印纸为异地采购物资，采购期较长，物流、售后及各店面使用量较大的打印纸应做好方案报需求到行政进行异地采购。 三、行政办公用品的领用 （一）各部门、各店面应指定专人（如部门内勤）负责对本部门在职人员日常办公所需的行政办公用品进行统计，以部门为单位走oa流程进行申请。 当公司遇有重大活动或特殊情况（非部门日常使用如培训），需要大批量常规或特殊办公用品时，由需求部门以报告的形式书面申请，经有关部门及相关领导批准后（按公司相关流程办理），行政部凭批准后的报告及时采购和发放。此项费用在部门年度办公费用预算内列支，不受办公费用额度标准的限制。 （二）领用的办公用品必须在部门办公用品申请单的使用人姓名栏内详细填写使用人姓名，不得不填写或用部门名称代替，否那么报告可退回，不予发放。 （三）申领时间 职能部门指定人员于每月14-16号将下月所需行政物资需求按照固定表格（附件1）填写完毕后发到行政部邮箱，连锁店每季度（以自然季度计算）第二个月14-16号将下季度所需领用行政物资需求按照固定表格（附件1）填写完毕后发到行政部邮箱，行政部根据各部门需求制订下月采购方案。未按时间结点申报需求的部门，将视为无需求，下月不予发放物资。 （1）、职能部门办公用品每月只发放一次，每月1-3号提交oa领用申请，每月5号凭当月批复报告到行政仓库领取，未在规定日期领取的当月14号减半发放，当月办公用品需当月领取，次月不补发。 （2）、店面领用物资为每季度一次，每 3、 6、 9、12月1-3号提交oa领用申请（以旧换新用a4纸、胶水、订书针等物资需单独提交oa申请，使用人备注以旧换新以及上季度以旧换新数量，无以旧换新数量的将不予发放），当月第二周周一至周五领取，各店面具体领用时间 第2页共4页由连锁店管理部在当月5号前通知店面行政人事专员。 （四）更换要求： 为保护环境，同时也为了加强领用控制，以下物资在提交oa部门办公用品申请后领用时要求以旧换新：订书机、打孔机、计算器、小刀、剪刀、白板笔、修正液、记号笔、荧光笔、色带架等；连锁店打印机硒鼓的更换各连锁店行政人事专员需做好打印机硒鼓更换台帐（附件2），每个三星1641硒鼓打印张数应在1300页以上，惠普420230硒鼓打印张数应在8000页以上，出现打印张数过低的时候应及时反映至行政部，行政部将依据台帐及送货单进行结算，台帐未记录的行政部将不再结算由店面自己结算。另各店面、各部门硒鼓使用完毕需更换必须致电行政部仓管员通知供应商进行更换，不可私自通知供应商更换，否那么不予结算。 四、办公用品的分类及日常管理 （一）办公用品分类 1、小额耐用办公用品类。计算器、订书机、文件栏、文件夹、剪刀、直尺、起钉器等。 2、小额耐用办公物资类。办公室门锁钥匙；推柜、更衣柜、文件柜的钥匙等。 3、易耗办公用品类。签字笔、笔芯、笔记本、胶水、修正液、便签、及时贴、订书针、回形针等。 （二）日常办公用品、办公物资管理 1、员工领用办公用品后，要爱惜使用，不得浪费，不得随意丢弃； 2、行政仓库为员工建立办公用品领用台帐，对于违规或者超标领用，非经报批，一律不予发放。 3、各部门内勤对小额耐用办公用品、小额耐用办公物资的品种、存量、使用人、使用状态进行调查，建立小额耐用办公用品、小额耐用办公物资管理台帐，落实责任人，对于新领的小额耐用办公用品、小额耐用办公物资要及时更新台帐。 4、小额耐用办公用品申领后，在使用期限内如因使用不当造成损坏或保管不当造成丧失的要按照原价进行赔偿。小额耐用物资（钥匙）在使用过程中如因使用不当造成损坏或保管不当造成丧失的，由使用人进行赔偿，如可以配钥匙的，配钥匙费用由使用人赔付；如不能配钥匙，需要换锁，换锁费用由使用人承担，包括锁具费用，不少于20元/把，换锁人工费用30元/把，合计50元/把，使用人把费用交财务后，根据缴款凭证维修。 5、行政办公用品的交接 （1）办理离职、调动手续的员工需办理办公用品交接手续，易耗办公用品类交部门负责人分配给部门员工继续使用；小额耐用办公用品、小额耐用物资交行政仓库，行政仓库核对无误后办理办公用品交接手续，或交接给新进员工，新进员工需在交接表上签字接收，对于缺失物资按照上述规定开具扣款单，交财务在工资中扣除。 第3页共4页（2）行政仓库回收小额耐用办公用品后要登记台帐，后期人员领用时要优先发放回收的小额耐用办公用品。 附件1：日常行政物资需求表附件2：打印机硒鼓更换台帐 第4页共4页 第7页 共7页