2023年浅谈秘书会务工作.docx

浅谈秘书会务工作 浅谈秘书的会务工作 李诗怡 。对于秘书来说，会务工作是秘书的一项重要常规工作，也是秘书的一项重要职责。一场成功的会议离不开秘书人员严谨认真细致的工作，秘书人员的会务工作包括前期准备工作，会议期间宣传工作效劳工作和会后的扫尾工作。秘书的会务工作是会议能够到达预期目标的重要影响因素。今天，会议已成为当代社会开展政治活动、经济活动、文化活动和其他活动的重要方式之一1 关键词：秘书会务工作会议 一、会议的含义和作用 会议一词有两个含义，一是指有组织有领导的商议事情的集会；二是指一种经常商议并处理重要事务的常设机构或组织2。这里，本文中的会议是指第一种含义的会议。会议是一种围绕特定的目的来商讨问题、布置任务、贯彻指示、交流信息的具有组织形态的活动。主要通过口头交流的形式来交流解决问题。 二、会议筹划 （一）、明确会议目标： 会议的目的性强，要完成上级布置的任务，主要是发布指示命令，制定、贯彻决策，或者商讨难题解决问题，也有重要消息的宣布告知。 （二）、会议议程的安排 根据会议的规模来模拟会议现场。大概有多少人发言，发言时间多长，发言人的 顺序，这是会议的重点内容，不容过失。 （三）、会议时间地点的安排 根据会议的规模，来确定会议的时间长短和场所，不拖沓，不草率。 三、会前准备 （一）、通知与会者和发言者 参与会议的人要有知悉会议议题的权限或必要。而发言的人要求要有代表性或权威性，或者是能够提供相关咨询，或与议题有直接关系的人。会前几天应该给这些人通知好，并并确保他们有收到通知。 （二）会场的布置 1、强化会议主题来营造会议气氛，可以布置一些会议相关的标语、旗帜、装饰和色调； 2、注意开销，不能一味求奢华，以干净整洁、舒适勤俭为基调； 3、会场座位的布置，讲究座位格局，要科学利用场地； 4、会场设备和物品是会议活动赖以进行的物质保障，会议开始前，要再一次检查相关设备是否可用。当然平安设备也是必不可少的。 四、会间的效劳工作，会中协调控制，做好管理保证。 （一）做好会议的报到和签到工作\在组织与会人员签到时，要手中备一份与会人员的名单、联系方式及与会人员的抵离时间表3 （二）在接待与会人员时。态度一定要礼貌热情，在证实报到人员的身份后，再将事先准备好的文件袋发给与会人员，还要对报到人员住处的 号码进行详细登记，以备随时联系2。 （三）要随时掌握报到人数，发现该报到而未报到的，应抓紧催促，保证在开会 之前与会人员能够全部按时到达。 （四）做好会议记录工作，会议记录应将主要讨论的观点。 （五）调派车辆，接送与会人员。不能只顾安排自己领导的车，而忽略其他来宾。 （五）做好会场内外的保卫与保密工作。 五、会议记录 会议记录是会议客观进程和内容的原始记载，既包括一般会议的记录，也包括各种会见和会谈的记录4 会议记录能够为之后查考提供依据；同时会议记录便于传达会议的内容和会议精神。 （一）会议记录的方式 1、文字记录。要求逻辑清晰，力求记录完整，需要语言标准，当然可以会后补充，但要求准确，包括手写和打字，一般使用速记法。 2、音频记录。使用录音工具来补充会议记录，使记录更原汁原味，也更方便整理。 3、图片记录。可用于会议期间和会后的宣传报道。 4、视屏记录。 （二）会议记录的内容 首先要有会议类型的描述，以及会议的时间、地点、参与人、记录者、主持者；不可少的是会议的流程，包括会议讨论的话题、重要的发言、决定的事项和未确定的论题。会议记录的最后还需要记录员和主席的签名。 （三）会议记录的格式分为。记录头、记录主体、审阅签名。 （四）会议记录的重点 1、会议中心议题以及围绕中心议题展开的活动； 2、会议讨论、争论的焦点及各方的主要见解； 3、权威人士的发言或代表人物的言论； 4、会议已决定或议而未决的事项； 5、对会议产生较大影响的其他发言或活动。 （五）会议记录的方法。详细记录、记录、简要记录5。 （六）会议记录的要求 1、人员落实。要求秘书要具备较强的听知能力，熟练掌握速记技能，反响敏捷，可以安排多名秘书同时记录，而后共同整理汇总。 2、熟悉与会人员。会前至少要了解发言人的姓名身份。粗浅了解他们的方言、口音特点、说话习惯。 3、准备充分。了解会议的内容和形式，特别是一些专业性较强的会议，需要秘书人员更加深入了解，了解越深入，越有把握。一般是可以通过事先阅读会议文件来熟悉专业术语。 4、记录要准确完整、简洁明确。要求格式标准，才有保存价值，方便整理、使用。 5、会议记录的修改。定稿打印前，要请主席签字，一经签字就不能再修改，但是与会者指出错误，主席或秘书可改。 六、会议期间对外宣传 （一）妥善处理与新闻媒体的关系。 （二）注意内外有别，验收单位秘密。 （三）选择宣传内容应坚持对象、效果、时效、费用的原那么。 （四）收集媒体对会议的报道提供给领导。 （五）为领导召开记者招待会提供资料。 七、会后的扫尾工作 （一）文件的回归和归档。会议相关文件的外传可能造成会议内容的泄露，要谨慎对待会后的文件的归档，其次，也方便将来寻找。 （二）报道会议消息。可以由公司主动召开新闻发布会，也可以向媒体发布会议最后文件，吸引媒体的报道，还可以通过公司的官方网站发布会议简报。选择的方式可以看会议的规模，但消息一定要让公众了解。 （三）安排与会人员离开。该派车的派车，有司机的要及时提醒，不要让与会人无故滞留。 （四）归还借用物品 （五）草拟会议纪要。 （六）寄感谢信。 八、会议工作总结 （一）含义：会议工作总结指的是指会议工作告一段落后，进行回忆、分析和评价而形成的文书6 （二）作用。以书面的形式记录一次经验教训，不管会议成功与否，都是秘书人员成长的一次磨练，能够为今后的工作提供借鉴；还可以当表彰大会相互交流的素材；也是向上级汇报的材料，报告属于法定公文，可以直接提交给上级机关。“九、提高会议效率 （一）建立并会套开、会议审批等制度，严格控制各类会议 （二）强化文件把关、分流机制，大力精简各类文件简报 （三）推行领导活动呈批制，减少以党委、政府或两办发文。 （四）强化催促检查和领导带动机制，确保工作取得成效。〞7 脚注：1陈合宜秘书学第六版［Ｍ］广州暨南大学出版社142页脚注：２陈合宜秘书学第六版［Ｍ］广州暨南大学出版社142页 脚注：３李晓彤理论前沿［j］2023年第八期浅谈当前的秘书会务工作脚注：４向国敏会议学与会议管理［Ｍ］知识产权出版社188页脚注：5向国敏会议学与会议管理［Ｍ］知识产权出版社194页脚注：6向国敏会议学与会议管理［Ｍ］知识产权出版社344页脚注：7陈合宜秘书学第六版［Ｍ］广州暨南大学出版社160页 参考书目：陈合宜秘书学第六版［Ｍ］广州暨南大学出版社向国敏会议学与会议管理［Ｍ］秘书学笔记杨玲 （三）推行领导活动呈批制，减少以党委、政府或两办发文。 （四）强化催促检查和领导带动机制，确保工作取得成效。〞7 脚注：1陈合宜秘书学第六版［Ｍ］广州暨南大学出版社142页脚注：２陈合宜秘书学第六版［Ｍ］广州暨南大学出版社142页 脚注：３李晓彤理论前沿［j］2023年第八期浅谈当前的秘书会务工作脚注：４向国敏会议学与会议管理［Ｍ］知识产权出版社188页脚注：5向国敏会议学与会议管理［Ｍ］知识产权出版社194页脚注：6向国敏会议学与会议管理［Ｍ］知识产权出版社344页脚注：7陈合宜秘书学第六版［Ｍ］广州暨南大学出版社160页 参考书目：陈合宜秘书学第六版［Ｍ］广州暨南大学出版社向国敏会议学与会议管理［Ｍ］秘书学笔记杨玲 第8页 共8页