2023年采购管理制度及流程2.docx

天道酬勤 采购管理制度及流程. 　 采购管理制度与工作流程 　 部门：采购部 　目 录 　第一章 总那么 1 　采购方案管理制度......................................................................4 　 第一节 采购方案编制制度 4 　 第二节 采购预算管理制度 6 　 第三节 月度采购方案管理制度 8 　第三章 采购方案管理流程 10 　一、采购方案工作流程 10 　二、月度采购方案增补流程 11 　第四章 相关表格....................................................................................12 　 一、购置申请单................................................................................12 　 二、紧急采购申请单........................................................................13 　 三、物资采购方案表........................................................................13 　 四、年度预算采购表........................................................................14 　 五、采购变更审批表........................................................................14 　六、方案外采购申请表....................................................................15 　恩施和诺生物工程有限责任公司 　采购管理方法 　 第一章 总那么 　为了标准物资采购、提高生产效率，堵塞管理漏洞，降低采购本钱，特制定本方法。 　第一条、采购部隶属生产系统，受生产和财务双重领导。 　第二条、本着公平、公正、公开的原那么，公司物资采购实行集中统一管理，统一由采购部负责。负责公司〔包括肥料厂〕全部物资采购〔除食堂物资外〕，包括生产用的原辅材料、低值易耗品；行政办公用品；机器、设备；实验用品、试验材料；基建材料采购。 　第三条、根据各部门下达的采购方案，按照规定的时间、物品、数量、规格、质量要求进行采购。 　各部门下达采购方案应严格根据申购单下达，应详细列明采购材料名称、时间、数量、规格、质量等内容。 　第四条、采购应坚持本钱效益原那么、质量原那么、进度配合原那么、 　第五条、按照询价、比价、议价、评估、索样、定价、请购、订购流程进行。 　第六条、对于进行大宗采购或经常采购的供给商，在采购前应当签订采购合同，货款支付时间上尽量延伸展期和固定周期。 　合同签订应当明确标的数量、规格、型号、单价、金额、供货时间、地点、运输方式、运费承当方、发票、付款期限等重要事项。 　第七条、对本地采购低值易耗品的结算，采取按月凭票结算方式。 　第八条、除零星采购外，支付货款必须以银行转账方式支付。 　第九条、经询价、比价、议价、评估后形成书面采购意见，报生产副总批准定价后订购。对于生产主要原辅材料要索取样品，进行检测合格前方可订购。 　第十条、物资到厂必须办理入库手续，在办理入库前，采购员应清检货物的数量、规格、型号、检测质量，经验收合格前方可向仓库办理入库手续。对于不合格物资，应当及时通知供给商，进行沟通、协调处理。 　第十一条、对供给商要进行资质、信用、产品质量等征信调查，对采购的物资进行质量检测或鉴定，并建立供给商资料档案。 　第十二条、供给商资料档案应当包括：公司名称、性质、地址、生产经营范围、营业执照和税务登记复印件、联系、联系人等。 　第十三条、采购部门应当分供给商建立采购台账，按月编制统计报表。统计报反映供给商、采购数量 、应付金额、已付金额、应付余额和到期时间，在次月5日前报财务部和生产副总。 　第十四条、采购部门应当一个季度进行一次市场调查，对当前采购方式、价格进行评估，实时调整采购方略，保证合理价格，降低采购本钱。 　第十五条、采购员在采购过程中不得徇私舞弊，收受供给商贿赂。一旦发现，除收缴贿赂外，移交司法机关并作开除处理。 　第二章 采购方案管理制度 　第一节 采购方案编制制度 　目的 为编制合理的采购方案，加强对采购方案的管理，确保公司的生产经营活动顺利、有序的进行，特制定本制度。 　适用范围 　 适用于公司采购方案的编制工作 　编制采购方案的重要性 　 1、预估用料数量、交期，防止断料。 　 2、防止库存过多、资金积压、空间浪费。 　 3、配合公司资金运用、周转，配合生产、销售方案的顺利达成。 　采购方案分类 　 包括：年度采购方案、月度采购方案、日采购方案。 　 1、年度采购方案是根据公司年度经营方案，在对市场信息和需求信息进行充分分析与收集的根底上，依据往年历史数据比照预测制定的采购方案。 　 2、月度采购方案是指在对年度采购方案进行分解的根底上，依据上月实际采购情况、库存情况和市场行情等制定的采购方案。 　 3、日采购方案是指在对月采购方案进行分解的根底上，依据各部门每日经营所需物资的汇总及审核制定的采购方案。 　采购方案的编制依据 　 在编制采购方案时应考虑到经营方案、需求部门的申请、年度采购预算、库存情况、公司资金供给情况等相关因素。 　采购方案的编制步骤 　七、采购方案编制本卷须知 　 1、采购方案要防止过于乐观或保守 　 2、考虑公司年度目标达成的可能性 　 3、生产、销售方案的可行性和预见问题 　 4、物料需求与物料清单、库存状况确实定性 　 5、物料标准本钱的影响 　 6、保障生产与降低库存的平衡 　 7、物料采购价格和市场供需的可能变化 　八、采购部应审查各部门的申请采购物资是否能由现有库存满足或有无替代的物资，只有现有库存不能满足的申请采购物资才能列入采购方案中。 　九、对于已申请的采购物资，请购部门假设需要变更规格、数量或撤销请购申请时，必须立即通知采购部，以便采购部及时根据实际情况更改采购方案。 　十、如遇急需物资，请购部门应填写“紧急采购申请表〞，由该部门负责人审核签字后，报公司领导核准后列入采购范围。 　十一、采购部负责本制度的制定、解释、修订、废止等工作。 　十二、本制度自公布之日起执行。 　 第二节 采购预算管理制度 　目的 为加强对公司采购预算的管理，有效控制采购本钱，特制定本制度。 　采购预算的编制 　 1、采购预算的编制目标 〔1〕采购部凭采购预算进行采购，并控制采购费用的支出。 〔2〕方便财务部据此筹措和安排采购所需的资金，保证资金支付的准确性与及时性。 　 2、采购预算的编制依据 〔1〕生产经营所需的物资数量 〔2〕预计物资期末库存量 〔3〕本期方案末结转库存量。结转库存量由各部门根据物资的平安库存量和提前采购期进行确认 〔4〕物资方案价格。物资方案价格由采购部根据物资的当前价格并结合可能影响物资价格变化的因素进行确定 　 3、影响采购预算编制的因素 〔1〕采购环境 〔2〕公司销售方案 〔3〕物资使用清单 〔4〕物料标准本钱的设定 　 4、编制步骤 〔1〕采购部应采用目标数据与历史数据相结合的方法确定预算数，并以此为依据编制采购预算，编制的过程中，采购部必须对预算留有适当的余量，以应付可能出现的紧急采购情况。 〔2〕采购部应与财务部进行协商，在充分考虑公司的现实状况、市场状况和公司预算整体的根底上，综合平衡采购预算。 〔3〕报领导审批。 　采购预算的执行与调整 　 1、采购预算的执行 〔1〕经核定的分期采购预算，当期未动用的，不得保存；如确有需要，下期补办相关手续 〔2〕未列入预算的紧急采购，由使用部门领用后，补办追加相关手续 〔3〕采购预算由使用部门严格执行，其他部门予以监督 〔4〕预算外的采购必须经部门领导、采购部、主管副总、总经理逐级审批前方可执行，否那么必须按采购预算相关内容办理。 　 2、采购预算的调整 　 采购预算的调整审批程序必须与编制审批程序保持一致，不得更改。如遇有以下情况之一者，采购预算需要进行调整： 〔1〕公司经营方向发生变更 〔2〕受重大自然灾害的影响 〔3〕公司内部重大政策调整 〔4〕外界发生重大事件，如政治经济事件、宏观政策的调整等 〔5〕市场经济形式发生重大变化，导致公司经营目标需要调整 　四、本制度由采购部负责解释。 　五、本制度自公布之日起执行。 　 第三节 月度采购方案管理制度 　目的 为加强月度采购方案的编制、审核、执行、增补等管理工作，对预算外的采购方案进行审批，指导采购作业，有效降低采购本钱，满足生产经营的需求，现结合公司的实际情况，特制定本制度。 　月度采购方案的制定与审批 　 1、采购部应及时跟相关需求上报部门确认采购提前期，并共享采购提前期信息 　 2、超预算采购方案须经主管经理、财务总监审核 　 3、本月方案物资应在本月内采购 　 4、月采购方案的制定程序 〔1〕采购部根据生产方案制定物料需求方案 〔2〕采购部每月29日根据各需求部门提交的年度采购方案调整申请和仓管提交的收发存报表，以及公司物资需求方案和年度采购方案等，结合月底库存量、平安库存量和采购提前编制月度采购方案 〔3〕采购部根据历史交易价格和供给商信息，在月度采购方案上填制价格信息和预计到货日，提交正式的月度采购方案 　 5、月度采购方案的审批程序 　 采购部将月度采购方案于每月5日前上报公司财务部审核，经财务部审核后递送主管副总；主管副总如不同意月度采购方案，应组织各部门协调，采购部重新调整月度采购方案。 　月度采购方案增补办理 　 1、需求部门的增补采购方案须经部门主管同意 　 2、采购部、财务、主管副总审核后增补采购方案 　 3、增补的物资应是对生产经营活动有重要影响、必须紧急订购的物资 　 4、增补采购方案必须附详细说明 　 5、非生产类采购方案增补申请： 〔1〕非生产类采购方案增补由需求部门申请人员根据需要编制“增补需求方案申请表〞，依次递交部门主管、财务、主管经理审核 〔2〕需求相关部门申请人员将审核同意的“增补需求方案申请表〞递交采购部 　 6、仓储平安预警 〔1〕仓管发现库存低于平安库存预警线时应及时通知采购部，并递送当前库存量 〔2〕采购部根据当前库存量判断阅读采购方案是否已执行完毕，分析原因并及时进行处理 　 7、当出现以下情况之一时，相关人员须补报“增补需求方案申请表〞 〔1〕需求部门临时订单 〔2〕不可预期设备损坏 〔3〕生产、经营临时需求 〔4〕月度采购方案已执行完毕又接到平安库存预警 　四、本制度由采购部制定，解释权和修订权归采购部所有。 　五、本制度自公布之日起执行。 　 第三章 采购方案管理流程 　 一、采购方案工作流程〔如图〕： 　 相关部门 采购部 财务部 主管副总 　月度采购方案增补流程〔如图〕： 　 相关部门 相关部门主管 采购部 财务部 主管副总 　 通过 　第四章 相关表格 　一、购置申请单 　 恩施和诺生物工程有限责任公司 　 采购申请单 　申请部门 　需求时间 　申请理由 　采购工程 描述 名称 规格 单位 数量 单价 合计金额 备注 　预算情况 年度预算 已用预算 部门可用预算 尚余预算 年 月 日 董事长： 总经理： 分管副总： 会计： 部门主管： 申请人： 　恩施和诺生物工程有限责任公司