2023年文书档案管理办法.docx

文书档案管理方法 第一章总那么 第一条为加强公司文书档案的科学管理，充分发挥公司档案在各项工作中的作用，保证公司营运期间有关文件资料收集整理的完整性、及时性和真实性，根据中华人民共和国档案法、机关档案工作条例、XX省档案管理规定、XX省交通档案管理细那么及XX省档案局归档文件整理规那么，结合本公司实际情况，特制定本方法。 第二条公司文书档案是指公司各项工作中形成的应当归档保存的文件材料。它是本公司工作活动的历史记录，反映本公司贯彻执行党和国家的路线、方针、政策的情况，也反映在不同时期各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 行政办公室是公司文书档案管理的主管部门。按照集中统一管理档案的原那么，各部门、各单位应指定专（兼）职文书负责人，负责本部门文件材料的收集、整理、立卷、归档等工作，并保持相对稳定。 由于工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接管人员交接清楚，不得擅自带走或销毁，并应及时通知行政办公室。 公司档案室设在平顶山营运管理中心，设专职档案管理员。 第二章归档范围 第三条但凡反映公司工作、具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围，主要包括文书档案和音像档案。 第四条文书档案包括上级机关文件、公司文件、基层单位和非隶属单位的文件等。 —1— （一）上级机关的以下文件应予归档： 1、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、方案等文件材料； 2、上级机关颁发的命令、制度、方法、指示、通知等文件； 3、上级机关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词等； 4、上级机关印发或转发公司的文件（包括报纸、刊物内容）； 5、上级机关颁发的非本行主管业务范围，但要执行的指示、规定、命令、决定、通知等。 （二）公司以下文件应予归档： 1、重要的会议材料（党政联席会、经理办公会、党委会），包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等； 2、公司印发的（包括转发及与其他单位联合印发的）各种正式文件的签发稿、印刷稿及重要文件的修改稿，以及相关单位来往文书； 3、公司的请示及上级机关的批复文件、下级单位的请示及公司的批复文件； 4、公司检查基层单位或控股单位工作、调研形成的文件； 5、公司领导因公务活动形成的重要文件、 ，及从其它上级部门带回与公司有关的文件； 6、公司党委、纪委、工会、团组织等在工作中形成的重要文件； 7、公司成立、合并、撤销、更名、启用印章及组织简介、人员编制等文件； 8、公司的营运信息统计报表和统计信息分析资料； —2— 9、各项规章制度； 2023、公司的历史沿革、大事记、反映公司重要活动事件的文字材料、荣誉奖励证书； 11、公司与有关单位签订的协议、合同，及在外事活动中形成的请示、报告、方案、考察总结、会议纪要、工作往来文件等； 12、公司在法律事务中形成的文件材料； 13、公司管理过程中产生的招投标文件、中标通知书及与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料； 14、公司审计、纪检、保卫、平安生产等工作中形成的重要文件材料； 15、公司重要固定资产统计表及移交凭证； 16、公司制定的章程，公司股东会、董事会决议及形成的各种会议材料等； 17、公司机构演变、人事任免、调配、调资、评先、处分、出国、退休、培训等文件材料； 18、公司的人事档案，职工劳动、工资、福利方面的文件材料； 19、公司财务凭证、预算表、决算表、会计年度报表等财政部要求归档的； 20、公司的路产管理档案； 21、公司的科研工程报告和学术报告； 22、公司处理群众来信来访有领导批示并有处理结果的； 23、公司在基建工作中形成的批准意见、可行性研究报告、评估报告、协议书、凭证、土地证、合同、图纸（初步设计、施工图设计及变更设计文件）、计量资料、监理施工单位的过程控制资料、工程预决算、基建财务、竣工验收资料等文件材料； —3— 24、批准的公司年度经营方案（包括生产经营方案、费用方案、投资方案及工程方案等）； 25、公司领导值班记录。 （三）公司各部室、基层单位正常工作中处理的所有原始材料： 1、获得的各项各级荣誉奖励批准文件； 2、代表公司对外进行的各项工作材料； 3、营运分析报告、收费站工作日志及其它重要文书资料； 4、监控中心监控记录、值班日记、 记录等重要资料； 5、路政执法文书档案（事故处理记录、路权维护索赔记录）等重要资料； 6、其他需要长期保存的文书资料。 （四）相关单位与公司在工作中形成的重要文件。 1、与相关单位之间往来的通知、信函； 2、与相关单位形成的会议纪要、备忘录等； 3、一切与相关单位形成的具有参考利用的文件材料。第五条音像档案包括： （一）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的照片、录音、录像等。 （二）反映公司概貌的音像资料； （三）公司召开重要会议形成的音像资料； （四）公司领导在国内外重大活动中形成的音像资料； （五）公司各部门、各单位在日常工作（比方招投标、养护大中修等）中形成的音像资料； （六）路产路权维护及重大事故形成的音像资料； （七）上级领导在公司视察或重要活动中形成的音像资料； （八）公司学术报告会、科研会形成的音像资料； —4— （九）上级领导授予公司的奖状、奖旗、证书等。第六条电子文档。公司网上办公后形成的收发文处理、会议纪要审阅、签报审批等重要资料电子文档要存入移动硬盘存档。 第三章归档要求 第七条立卷归档的文件，应遵循文件形成规律的特点，保持文件材料之间的有机联系，保证文件齐全、完整、便于保管和利用。 第八条立卷归档的文件一律要求原件，部门、各单位需要者可存复印件、影印件。 第九条立卷归档的文件材料种类、份数、页数均应齐全完整。 第十条归档文件的整理单位一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，转发与被转发为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。起草文件、批阅文件不得用铅笔和原珠笔，一律用钢笔或签字笔。 第十一条 文件材料应区别不同情况进行排列。不可分割的文件材料应顺序排列，即批复在前，请示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；重要法规性文件的历次修改稿顺序排列在定稿之后。 第十二条 跨年度的请示与批复归档于复文年度；跨年度的总结归档于针对的最后年度；没有复文的归档于请示年度；跨年度的规划、方案归档于针对的第一年度；跨年度会议文件归档于会议召开年度。 第十三条音像资料应保证原版原件、图像清晰、声音清晰、底片相符，底片不得磨损。 第十四条音像档案应加以必要的文字说明，一般包括时间、 —5—地点、内容、人物、背景、摄影者等。 第十五条案卷需要注明标题及保管期限。卷首为卷内文件目录。卷内文件均应顺序排列并在每页右上角统一编号。卷尾为填写案卷情况说明及立卷人签字的备考表。案卷所有文字均应工整清晰。 第十六条 案卷装订应保证结实、整齐、美观。永久、长期保管的案卷，应用线绳以三孔装订。装订前应注意文件底边和装订对侧的整齐，装订线不得压盖字迹。 第十七条 文件装订时应撤除金属物，折叠整齐。装订线以外有字迹的应加边，残破的文件应修补好。 第十八条 档案的分类编号按许平南公司档案分类规那么（试行）相关规定执行。 第四章档案的管理 第十九条 档案管理应根据各类档案的形成内容、保管期限分门别类登记保管，确保系统化、条理化和标准化，应充分运用计算机网络技术，逐步实现档案管理的科学化和现代化。 第二十条为统一立卷标准，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，公司档案室专职档案员负责组卷、编目。每次存档时应履行档案移交签字手续，不得无故延期或拒交。 第二十一条文书档案一般应在次年三月底以前向公司档案室归档；科技档案按工程工程、产品、课题分阶段或全部竣工验收后两月内向公司档案室归档；声像档案一般在年终向公司档案室归档，会议形成的声像档案，在会议结束两个月内由会议主办单位负责归档。各部门移交的档案清单一式两份，交接双方应对档案进行检查、清点、核对，并履行签字手续。 第二十二条档案的保管期限分为永久、长期和短期。长期 —6—为15-30年、短期为1-15年。保管期限由有关部门负责人确定，行业有专业规定的依照行业规定执行。 一般应遵循以下划分原那么： （一）反映公司主要职能活动和历史面貌，对公司、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案列为永久保管，主要包括： 1、公司制定的章程，公司股东会、董事会决议及形成的各种会议材料等； 2、公司制定的属于制度性文件； 3、党政联席会、经理办公会、党委会会议记录、纪要等； 4、年度以上的方案、规划，召开重要会议的文件； 5、重要的请示报告及批复、总结、综合统计报表、生产经营管理情况分析； 6、机构改革、公司领导任免和干部任免的文件； 7、直属上级机关印发的属于公司主管业务并要求贯彻执行的重要文件和批复； 8、公司印发的（包括转发及与其他单位联合印发的）各种正式文件的签发稿、印刷稿及重要文件的修改稿； 9、公司的历史沿革、大事记、反映公司重要活动事件的文字材料、荣誉奖励证书； 2023、公司在法律事务中形成的文件材料； 11、公司路产管理档案； 12、公司管理过程中产生的招投标文件、中标通知书及与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料； 13、公司审计、纪检、保卫、平安生产等工作中形成的重要文件材料； 14、公司重要固定资产统计表及移交凭证； —7— 15、公司的人事档案等； 16、公司财务凭证、预算表、决算表、会计年度报表等； 17、公司在基建工作中形成的批准意见、可行性研究报告、评估报告、协议书、凭证、土地证、合同、图纸（初步设计、施工图设计及变更设计文件）、计量资料、监理施工单位的过程控制资料、工程预决算、基建财务、竣工验收资料等文件材料； 18、批准的公司年度经营方案（包括生产经营方案、费用方案、投资方案及工程方案等）； 19、非直属单位针对公司主管业务并要求贯彻执行的重要文件等。 （二）反映公司一般工作、活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的文件，列为长期保管，主要包括： 1、公司日常事务性文件；一般会议的主要文件； 2、直属上级机关印发的属于公司主管业务并需要贯彻执行的一般文件。 （三）但凡较短时间内对公司有参考利用价值的文件，列为短期保管。主要包括： 1、公司一般事物性的文件材料； 2、上级机关和相关单位发来的非公司主管业务，但要求贯彻执行的