2023年人事管理制度程序.docx

人事管理制度(程序) 合同订立履行程序 一、与新劳动者订立劳动合同 1、审查劳动者主体资格 a、劳动者年龄审查——防止录用童工和虚假应聘、冒名顶替等。审查方式为要求劳动者提供身份证原件和复印件，对其进行核对无误后，要求劳动者在复印件上签名确认复印件与原件一致。注意的问题是用人单位不能扣押劳动者身份证原件。 b、劳动者学历、资格和经历等审查——防止提供虚假材料的劳动者应聘导致用人单位不能录用到需要的人才，同时在劳动合同中约定提供虚假材料的行为应认定为严重的违反用人单位制度，用人单位可单方面解除与劳动者劳动关系且不需要承担劳动合同法规定经济补偿和赔偿责任。 c、审查劳动者是否与其他用人单位存在劳动关系——防止与劳动者对其他用人单位承担连带赔偿责任和违反了劳动法的竞业限制导致的赔偿责任。审查方式：一般应要求劳动者提供其用人单位出具的劳动关系解除（终止）证明；失业的要求提供失业登记证等；应届大中专毕业生，应注意审核毕业证件真伪和毕业时间；对于其他情形的应注意审查相关材料，排除上述违法情况发生。 d、查验劳动者的身体健康状况——防止录用到有潜在疾病、残疾、职业病的劳动者，增加用人单位的经济负担和法律风险。审查方式为要求劳动者提供身体健康证明并查验或者在签订劳动合同或入职前要求劳动者体检。 2、告知 a、用人单位应设计告知书，告知书附件应包含劳动者工作手册、与劳动者应聘有关的工作内容、条件、地点、劳动报酬、职业病危害、平安生产状况及其他劳动者要了解的情况。 b、用人单位将设计好的告知书让劳动者本人签收，并将劳动者签收的告知书留存存档。要防止代签或冒名替签。 c、劳动者手册（员工手册）内容一般应包含。公司规章制度、薪酬制度、劳动者奖惩制度、平安生产制度等内容。 注。告知书（见后）。 3、劳动合同的签订 a、用人单位应将拟定好的劳动合同交给劳动者并做解读和解答，先由劳动者在劳动合同上签字，然后再有用人单位签字盖章——防止用人单位先盖章签署导致空白合同流失和劳动者单方修改劳动合同造成的风险。 b、签订时间。用人单位在实际用工之日起一个月内必须与劳动者签订合同——防止超过法律规定的一个月宽限期导致用人单位承担双倍工资经济负担。 c、劳动合同签订的年限根据劳动者及用人单位的具体情况拟定，以三年至九年为最正确，充分利用试用期的规定。 d、工作岗位工作地点应约定宽泛，劳动报酬设计合理，对需提供专项培训的劳动者，可以约定效劳期，对高级管理人员、技术人员及负保密义务人员应约定保密协议及竞业限制协议。 4、办理入职手续 办理入职手续应在劳动合同签订后进行，入职手续包括入职登记、提交入职1 材料、办理报到等——将劳动合同签订时间与开始工作日区分，确定实际用工时间以符合劳动合同法第七条关于劳动关系建立的法律规定，防止用工在前而存在事实劳动关系或劳动者已开始工作，然后拒签劳动合同的法律风险。 5、发放劳动合同，建立职工名册 劳动合同应在办理入职手续完毕后将劳动合同交付劳动者并又劳动者签收——防止劳动者以未签收劳动合同向用人单位主张权利而导致的行政处分责任和损害赔偿责任。 6、办理劳动合同鉴证与备案——法律没有做强制性要求，但对非全日制用工合同建议备案，因为在与劳动者仲裁纠纷中，证据作用明显。 7、对劳动者实行不定时工作制、综合计算工时工作制的，一定要按要求向劳动主管部门办理审批手续。 注：劳动合同入职登记表、劳动合同签收表（见后） 二、劳动合同续签 1、续签时间——应在原劳动合同届满前完成劳动合同续签，防止原劳动合同到期后存在事实劳动关系。 2、征求意见——用人单位应在合同届满前30日向劳动者征求意见，征求意见应采用书面形式。 注：续订劳动合同意向征询表（见后） 三、劳动合同的履行 1、全面履行------劳动者不得替代履行，用人单位不得强迫或变相强迫劳动者加班，按排加班应支付加班费，劳动者自愿加班不在此例，注意：加班事项规定在规章制度中，一定要有加班审批表。 2、劳动者岗位、工作地点等变更应协商一致变更。 注：相关格式文本（见后） 劳动合同解除程序 一、协商解除 a、签订书面解除协议——防止没有书面证据，导致承担劳动者主张用人单位违法解除劳动关系法律风险。 b、协议中明确解除合同的提出方 a、用人单位一方提出的，用人单位向劳动者应依法支付经济补偿金 b、劳动者一方提出的，用人单位无需支付经济补偿金 c、解除协议中明确解除劳动关系后的义务 a、终止工作、对外公示——防止劳动者以公司劳动者名义从事对外活动和 业务 b、工作交接 c、财务交接和返还 d、文件资料交接和返还 e、债务清偿——主要是指劳动者面向用人单位的债务如借款、赔款、罚款 等 d、制作交接清单，办理交接手续——由劳动者与用人单位共同签收，各执一份，防止日后产生纠纷没有证据。 e、出具解除劳动关系证明——由用人单位人事管理部门出具并加盖用人单位公章 f、在15日内位劳动者办理档案和社会保险关系转移手续——防止劳动者向用人单位主张权利，提出损害赔偿和劳动部门行政处分。 a、档案可交付劳动者并由其签名签收或交付劳动者档案存放地 b、向劳动者社会保险关系所在地社会保险机构申请办理转移手续 注：员工辞职审批表、员工离职交接表（见后） 二、法定解除（主要指用人单位单方面法定解除） 1、即时性解除 劳动者有劳动合同法第三十九条之一的，用人单位无需提前通知劳动者可以解除劳动合同： a、用人单位根据规章制度有权作出解除劳动合同决定 b、制作劳动合同解除通知——内容应包含用人单位解除劳动合同的依据 c、将劳动合同解除通知书送达劳动者并由其签收确认——解除劳动合同通知送达劳动者签收并签署回执方发生法律效力，防止劳动者以未收到劳动合同解除通知为由主张用人单位解除劳动合同的行为对其无效。 直接送达——应有劳动者本人签收确认 邮寄送达——应采用快递邮寄送达且必须在邮寄单中注明“关于解除xxxx劳动合同的通知〞——防止未标明邮件性质导致劳动者主张该邮件内容并非劳动合同解除通知书对其无效。 2、预告性解除 劳动者有劳动合同法第四十条之一的，用人单位提前通知可以解除劳动合同： a、提前三十日通知或额外支付劳动者一个月工资——建议额外支付劳动者一个月工资的方式解除劳动合同，防止在一个月时间内劳动者作出对用人单位不利之举和承担劳动者在一个月之内有可能发生的工伤、疾病医疗等风险。 b、将解除劳动合同通知书提前三十日送达劳动者并由其签收确认或将额外一个月工资支付给劳动者 c、支付劳动者经济补偿金——要有书面协议或收条等 注意。医疗期满后不能从事原工作，也不能从事由用人单位另行安排工作的证明；不能胜任工作，经培训或调整工作岗位，仍不能胜任工作的证明。 建议建立。a、用人单位对员工的考核材料，b、用人单位另行安排岗位的书面通知（通知内容应有不能从事原工作或胜任原工作的记载，通知应有劳动者的签收回执），c、培训材料，d、劳动者自书的材料（含有不能从事原工作或胜任原工作的内容，及单位调整岗位的说明）等。 3、经济性裁员 a、有劳动合同法第四十一条规定情形之一需要裁减二十人以上或者裁减缺乏二十人但占用人单位职工总数20%以上的方可经济性裁员 b、用人单位提前30日向用人单位工会或全体职工说明情况，并提供生产经营状况资料 c、提出裁员方案——包括裁减人员名单、裁减时间、裁减实施步骤、经济补偿方法等 d、将裁员方案提交用人单位工会或全体职工征求意见，并根据意见对方案进行修改 e、将裁减方案和工会或全体职工意见向当地劳动行政部门报告，听取意见f、公布裁减方案，与被裁减人员办理解除劳动合同手续，支付经济补偿金，出具裁减人员证明。 提醒注意： a、有劳动合同法第四十二条情形之一的劳动者，用人单位不得裁减 b、经济性裁员时，用人单位应优先留用劳动合同法第四十一条第二款情形之一的劳动者 c、经济性裁员的用人单位，六个月内录用人员的，应当通知被裁减人员，并在同等条件下优先招用被裁减人员 注：相关文本格式（见后） 三、试用期用人单位解除劳动合同——应在试用期届满之日24时前作出解除劳动合同通知并送达劳动者签收方有效；超过届满之日24时，试用期结束，在试用期过后提出解除劳动合同无效。 注：相关格式文本（见后） 劳动合同终止程序 a、用人单位应在劳动合同届满前30日应将终止劳动合同意向书以书面形式通知劳动者 b、符合继续履行合同的，除维持或者提高约定条件劳动者不同意续订的，应支付经济补偿金。 c、终止工作、对外公示——以劳动合同期限最后一日的24时为准，防止劳动者以公司名义从事对外活动和业务 d、工作交接 e、财务交接和返还 f、文件资料交接和返还 g、债务清偿——主要是指劳动者面向用人单位的债务如借款、赔款、罚款等h、制作交接清单，办理交接手续——由劳动者与用人单位共同签收，各执一份，防止日后产生纠纷没有证据。 i、出具终止劳动关系证明——由用人单位人事管理部门出具并加盖用人单位公章 j、在15日内位劳动者办理档案和社会保险关系转移手续——防止劳动者向用人单位主张权利，提出损害赔偿和劳动部门行政处分。 a）档案可交付劳动者并由其签名签收或交付劳动者档案存放地 b）向劳动者社会保险关系所在地社会保险机构申请办理转移手续 注：相关格式文本（见后） 规章制度制定程序 一、规章制度的起草 a、用人单位人事管理部门起草 b、用人单位股东会议或懂事会或管理层会议初步审议通过 c、专业律师审查——确保规章制度内容合法 二、提请召开职工代表大会或全体职工会议，将规章制度交由职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定 a、书面告知或通知职工代表或全体职工参加规章制度制定讨论大会 b、职工代表或职工出席参加讨论并审议通过——以保证会议讨论通过规章制度的内容能代表职工意见 c、制作会议纪录簿，参加职工代表大会或全体职工会议的代表或职工签名登记——防止冒名、代替签名 d、会议记录、会议纪要、讨论情况等职工签名——职工对规章制度提出的修改意见，详细记录记载并要在会议记录簿上由提出修改意见的职工或职工代表签名 三、发布与公示 a、以用人单位名义对用人单位职工发布——防止不具有发布主体资格的部门发布规章制度导致的规章制度无效 b、公示——公示方式： a\张榜公布和内部网络公布——应用录像或照片的方式进行留存，防止发生纠纷时用人单位举证困难 b\制作劳动者手册（员工手册）：将规章制度作为劳动者手册内容一局部——用人单位向职工发放劳动者手册并登记造册由职工签名确认