2023年会展计划书优秀范文5篇.doc

会展方案书[优秀范文5篇] 第一篇：会展方案书展会筹划书 会展预备阶段的文案 第一节会展预备阶段的文案简介 一、会展预备阶段的文案的概念： 会展预备阶段的文案是指一次会展从确定展览题材、收集信息、进行展览工程立项筹划一直到会展正式开幕前的预先准备阶段涉及到的所有文本文案。 二、会展预备阶段的文案种类： 一般来说，会展预备阶段的文案包括展会立项筹划书、展会工程立项可行性研究报告、参展说明书、展会招展方案、展会招展函、招展进度方案、观众邀请函、参展合同、展出工作方案、展会费用预算表、展会宣传推广方案、广告文案等。 第二节会展预备阶段的文案写作 一、展会立项筹划书的写作 展会立项筹划书主要包括以下内容： 1、办展市场环境分析。包括对展会展览题材所在产业和市场的情况分析，对国家有关法律、政策的分析，对相关展会的情况的分析，对展会举办地市场的分析等。 2、提出展会的根本框架。包括展会的名称和举办地点、办展机构的组成、展品范围、办展时间、办展频率、展会规模和展会定位等。 3、展会价格及初步预算方案。 4、展会工作人员分工方案。 5、展会招展方案 6、展会招商方案。 7、展会宣传推广方案。 8、展会筹备进度方案。 9、展会效劳商安排方案。 10、展会开幕和现场管理方案。 11、展会期间举办的相关活动方案。 12、展会结算方案。 展会立项筹划书的写作要求： 1.展会名称 展览会的名称一般包括三个方面的内容。根本局部、限定局部和行业标识。如“第93届中国出口商品交易会〞，如果按上述三个内容对号入座，那么根本局部是“交易会〞，限定局部是“中国〞和“第93届〞，行业标识是“出口商品〞。 下面分别对这三个内容作一些说明：。限定局部：用来说明展会举办的时间、地点和展会的性质。 办的展会一般用“年〞来表示。 展会举办的地点在展会的名称里也要有所表达，如第三届大连国际服装节中的“大连〞。展会名称里表达展会性质的词主要有“国际〞、“世界〞、“全国〞、“地区〞等。如第三届大连国际服装节中的“国际〞说明本展会是一个国际展。。行业标识：用来说明展览题材和展品范围。如第三届大连国际服装节中的“服装〞说明本展会是服装产业的展会。行业标识通常是一个产业的名称，或者是一个产业中的某一个产品大类。 2、展会地点 筹划选择展会的举办地点，包括两个方面的内容。一是展会在什么地方举办，二是展会在哪个展馆举办。筹划选择展会在什么地方举办，就是要确定展会在哪个国家、哪个省或者是哪个城市里举办。 筹划选择展会在哪个展馆举办，就是要选择展会举办的具体地点。具体选择在哪个展馆举办展会，要结合展会的展览题材和展会定位而定。另外，在具体选择展馆时，还要综合考虑使用该展馆的本钱的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展馆本身的设施和效劳如何等因素。 3、办展机构 办展机构是指负责展会的组织、筹划、招展和招商等事宜的有关单位。办展机构可以是企业、行业协会、政府部门和新闻媒体等。 根据各单位在举办展览会中的不同作用，一个展览会的办展机构一般有以下几种：主办单位、承办单位、协办单位、支持单位等。 主办单位。拥有展会并对展会承当主要法律责任的办展单位。主办单位在法律上拥有展会的所有权。 承办单位。直接负责展会的筹划、组织、操作与管理，并对展会承当主要财务责任的办展单位。 协办单位。协助主办或承办单位负责展会的筹划、组织、操作与管理，局部地承当展会的招展、招商和宣传推广工作的办展单位。 支持单位。对展会主办或承办单位的展会筹划、组织、操作与管理，或者是招展、招商和宣传推广等工作起支持作用的办展单位。 4、办展时间 办展时间是指展会方案在什么时候举办。办展时间有三个方面的含义：一是指举办展的具体开展日期。二是指展会的筹展和撤展日期。三是指展会对观众开放的日期。 展览时间的长短没有一个统一的标准，要视不同的展会具体而定。有些展会的展览时间可以很长，但对于占展会绝大多数的专业贸易展来说，展期一般是5天左右为宜。 5、展品范围 展会的展品范围要根据展会的定位、办展机构的优劣势和其他多种因素来确定。 6、办展频率 办展频率是指展会是一年举办几次还是几年举办一次，或者是不定期举行。从目前展览业的实际情况看，一年举办一次的展会最多，约占全部展会数量的80％，一年举办两次和两年举办一次的展会也不少，不定期举办的展会已经是越来越少了。 办展频率确实定受展览题材所在产业的特征的制约。我们知道，几乎每个产业的产品都有一个生命周期，产品的生命周期对展会的办展频率有重大影响。 产品的投入期和成长期是企业参屉的黄金时期，展会的办展频率要牢牢抓住这两个时期。 7、展会规模 展会规模包括三个方面的含义。一是展会的展览面积是多少，二是参展单位的数量是多少，三是参观展会的观众有多少。在筹划举办一个展会时，对这三个方面都要作出预测和规划。 在规划展会规模时，要充分考虑产业的特征。展会规模的大小还会受到会观众数量和质量的限制。 8、展会定位 通俗地讲，展会定位就是要清晰地告诉参展企业和观众本展会“是什么〞和“有什么〞，具体地说，展会定位就是办展机构根据自身的资源条件和市场竞争状况，通过建立和开展展会的差异化竞争优势，使自己举办的展会在参展企业和观众的心目中形成一个鲜明而独特的印象的过程。展会定位要明确展会的目标参展商和观众、办展目标、展会的主题等。 9.展会价格和展会初步预算 在制定展会的价格时，一般遵循“优地优价〞的原那么，即那些便于展示和观众流量大的展位的价格往往要高一些。展会初步预算是对举办展会所需要的各种费用和举办展会预期以获得的收入进行的初步预算。 在筹划举办展会时，要根据市场情况给展会确定一个适宜的价格，这样对吸引目标参展商参加展会十分重要。 10、人员分工、招展招商和宣传推广方案 人员分工方案、招展方案、招商和宣传推广方案是展会的具体实施方案，这四个方案在具体实施时会互相影响。 人员分工方案是对展会工作人员的工作进行统筹安排。 招展方案主要是为招揽企业参展而制定的各种策略、措施和方法。 招商方案主要是为招揽观众参观展会而制定的各种策略、措施和方法。 宣传推广方案那么是为建立展会品牌和树立展会形象，并同时为展会的招展和招商效劳的。 11、展会进度方案、现场管理方案和相关活动方案 展会进度方案是在时间上对展会的招展、招商、宣传推广和展位划分等工作进行的统筹安排。它明确在展会的筹办过程中，到什么阶段就应该完成哪些工作，直到展会成功举办。展会进度方案安排得好，展会筹备的各项准备工作就能有条不紊地进行。 展会相关活动方案是对准备在展会期间同期举办的各种相关活动作出的方案安排。与展会同期举办的相关活动最常见的有技术交流会、研讨会和各种表演等，它们是展会的有益补充。 二、展会工程立项可行性研究报告的写作 展会工程立项可行性研究报告要对展会立项是可行还是不可行作出系统的评估和说 明，并为最终完善该展会工程立项筹划的各具体执行方案提供改良依据和建议。因此，展会工程立项可行性研究报告主要包括以下几项内容： 1、市场环境分析 2、展会工程生命力分析 3、展会执行方案分析 4、展会工程财务分析 5、风险预测 6、存在的问题 7、改良建议 8、努力的方向 针对上述问题，提出对展会工程立项筹划的改良建议，指出要成功举办该展会应该努力的方向等。 三、参展说明书的写作 〔一〕参展说明书的概念 办展机构在确定了展会的有关日期安排，指定了展会承建商、展会运输代理和展会旅游代理以后，就可以着手编制展会的参展说明书了。 参展说明书是办展机构将展会筹备、开幕以及参展商参加展会时应注竟的其他问题汇编成册，以方便参展商进行参展准备的一种小册子。编制参展商手册是展会筹备过程中的一项根底性的工作。 〔二〕参展说明书包含的主要内容及写作要求从某种意义上讲，参展说明书是帮助参展商进行参展筹备的纲领性文件，也是办展机构对展会布展、展览和撤展等各环节进行有效管理的指导性文件，参展商手册所包含的内容涉及到举办展会的各个环节。 〔三〕参展说明书的作用 参展说明书主要是为方便和指引叁展商顺利进行筹展、布展、展览和撤展等效劳的，它不仅对参展商进行参展筹备有着十分重要的指引作用，也对办展机构对展会的布展、展览和撤展等各坏节进行有效的现场管理有很大的帮助和影响： 1、参展说明书对参展商的指引作用。参展商手册分别对展览场地、展会根本情况、展会规那么、层位搭装、展品运输和会展旅游等作出详细的说明，参展商在得到参展说明书以后，就可以按照该说明书的指引对叁展的各项准备工作进行筹备，如安排展品的运输、准备展位的搭装材料和设计等；在展会布展现场，参展商将按该说明书的有关要求进行展位搭装和布展，防止布展期间的盲目和违规；在展览期间，参展商可以按该说明书的要求布置展品演示；在撤展期间，参展商可以按照该说明书的指引有条不紊地撤展；展会结束后， 参展商还可以按照该说明书的指引选择适合自己需要的会展旅游。在参展说明书的指引下，参展商可以更有效地准备和完成参加展会各工作环节的各项事务。 2、参展说明书对展会现场管理的作用。参展说明书对展会在筹展、布展、展览和撤展期间的各项规定，不仅有利于指导各参展商按规定办事，也有利于办展机构按该手册的规定监督展会现场的各种事宜，并按手册的规定为参展商提供各种效劳。参展商手册是办展机构对展会筹展、布展、展览和撤展等环节进行现场管理的重要依据之一，它为展会各阶段制定了大家必须遵守的行为标准，有利于办展机构按此标准对展会各环节的现场进行管理。 3、参展说明书对观众的作用。除了对参展商的指引和对展会现场管理的作用外，参展说明书对展会观众也能起一定的作用。比方，手册对展馆平面图、馆内效劳设施分布图、交通路线、指定接待酒店和展会开放时间的说明，就对观众参观展会有较大的帮助。 观众在展馆交通路线图的指引下可以更方便地到达展馆，在馆内效劳设施分布图的指引 下可以找到自己需要的效劳提供点，可以享受展会指定接待酒店的优惠价格待遇.在展会开放时间说明的指引下可以合理地安排自己的参观时间等等。 一般来说，展会的观众有很大一局部是各参展商自己邀请来的，参展商一般都会将上述信息通知其邀请的观众，这样，参展说明书对观众所起的作用将更大。 四、编制参展说明书的根本原那么 从参展说明书所起的作用我们可以看出，参展说明书是展会筹备过程中的一个重要文件。要让参展说明书在展会筹备过程中切实地起到上述作用，在编制参展商手册时，我们必须做到： 第 一、实用。参展说明书所包含的内容必须是对参展商进行筹展、布展、展览和撤展等有较大的指引作用，或者是对办展机构对展会筹展、布展、展览和撤展各环节进行管理有较大帮助，或者对参展商邀请其老客户来展会参观有辅助作用，否那么，该内容就不能进入参展商手册。 第