2023年会务服务管理制度.docx

会务效劳管理制度 会务管理制度 版本号： 文件编号：实施日期： 1、目的和适用范围 1.1为标准会议组织程序，改进会风，缩短会议时间，提高会议质量，使会议精简、高效、务实、有序、严肃、认真，特制订本制度。 1.2本制度适用于集团及所属子公司各类正式会务的组织管理（研讨会、茶话会等自由发言的会议除外），同时集团各公司举办的各类培训班的管理可参照本制度执行。 2.会议分类及组织 2.1公司级会议。主要包括总经理办公会、月度经济方案工作会、年中经济工作会、年终公司总结表彰大会以及总经理临时召开的会议等。总经理办公会、月度经济方案工作会、年中经济工作会由集团经营管理部负责组织、撰写会议纪要，年终公司总结表彰大会由集团公司办公会负责组织、撰写会议纪要，总经理临时召开的会议由议题的主要执行部门组织、撰写会议纪要。 2.2专业会议。系全集团公司性的技术、业务综合会（如各工程专题会、生产技术准备会、生产质量例会、平安工作会、残疾人专题会等），由分管领导批准，主管业务部门负责组织。 2.3部门周例会。各部门、车间、召开的工作会（如车间办公会、车间班组会、部门会等）由各部门领导决定召开并负责组织。 2.4非紧急会议，会议主持人需提前半日通知会议议题。 2.5参会集团公司级会议的人员，需要发言者，均须备有书面发言稿，会后当场或半小时内将发言稿上交会议纪要部门。 3.会议安排3.1例会的安排。 3.1.1为防止会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会制，原那么上要按例行规定的时间、地点、内容、参加人员组织召开。例行会议安排如下： 3.1.2集团总经理办公会： 3.1.2.1主要议题。研究、部署公司经营管理工作，讨论全集团公司经营管理工作重大问题，协调平衡各系统的横向关系，具体内容按会前通知。 3.1.2.2集团总经理办公会由集团总经理主持，集团经营管理部负责组织、撰写会议纪要，集团副总经理、总经理助理、董事会秘书、监事会主任以及各子公司经理、分厂厂长参加，会议纪要部门、议题相关部门部长列席会议；会议中途涉及有关单位时，可临时通知该单位负责人列席。 第1页共6页 会务管理制度 版本号： 文件编号：实施日期： 3.1.2.3总经理办公会每周召开一次，具体时间为每周最后一个工作日13：2023。会前半个工作日由会议主持人决定会议议题并通知集团经营管理部，由集团经营管理部以办公系统软件、 或口头的形式传达与会人员作发言准备。 3.1.3月度经济方案工作会 3.1.3.1主要议题：通报当月各部门，子公司月度方案：生产方案、市场销售方案、产品开发方案、经营管理工作方案、降本钱目标方案等的完成情况；总结当月生产经营、经营管理工作缺乏并提出改进措施和考核意见报公司考核主管部门；对下月的各项工作作出安排布置。 3.1.3.2月度经济方案工作会由分管副总主持，集团经营管理部负责组织、撰写会议纪要，各公司、各部门负责人参加。 3.1.3.3月度经济方案工作会每月召开一次，时间为每月25日左右。 3.1.4年中经济工作会 3.1.4.1主要议题。总结集团上半年经营工作，就完成全年公司方针目标对上半年工作提出具体改进措施并安排部署下半年工作。 3.1.4.2年中经济工作会由分管副总主持，集团经营管理部负责组织、撰写会议纪要，集团及各公司副总经理以上领导，集团各部门负责人参加。 3.1.4.3年中经济工作会于每年年中召开，时间为七月二十日前。 3.1.5年终总结表彰大会 3.1.5.1主要议题。总结年度公司经营工作，安排下年工作任务，表彰年度涌现的先进、模范人物。 3.1.5.2每年春节前召开，由集团办公室组织、撰写会议纪要。 3.1.5.3年终总结表彰大会全体职工均参加。 3.1.6年度质量工作专题总结会 3.1.6.1主要议题。专项总结公司全年的质量工作情况，并围绕公司新一年的经营目标提出新的质量工作目标和工作措施。 3.1.6.2质量工作会由子公司主管领导主持，质量部负责组织，中层以上干部、各车间班组长及工艺员、质量检查员参加，集团公司总经理、副总经理应邀参加。 3.1.6.3年度质量工作专题总结会每年召开一次，时间为每年年末。 3.1.7工会例会 3.1.7.1主要议题：有关工会工作 第2页共6页 会务管理制度 版本号： 文件编号：实施日期： 3.1.7.2工会例会由工会主席主持，工会负责组织，各分会主席及工会人员参加。 3.1.7.3工会例会每月召开一次，时间为每月初。 3.1.8生产质量例会 3.1.8.1主要议题。调度、平衡生产进度，协调解决各车间、部室不能自行解决的与生产组织、平安治安消防有关的问题。 3.1.8.2生产调度会由分公司总经理主持，生产部负责组织，各车间主任、各职能部室主管参加。 3.1.8.3生产例会每周至少召开一次，时间为每周一。 3.1.9部门（车间）办公会 3.1.9.1主要议题。检查、总结、布置工作。 3.1.9.2部门办公会由部门主管（车间主任）组织主持、部门（车间办公室）人员参加。 3.1.9.3部门（车间）办公会每周召开一次，时间各部门自己商定。 3.1.2023班组会 3.2023.1主要议题。检查、总结、布置工作任务3.1.2023.2班组会由班组长组织主持，班组成员参加。 3.1.2023.3班组会每周召开一次，时间原那么定为每周末。 3.1.11班组（部室）班前会 3.1.11.1主要议题。对当天工作进行讲评，布置当日工作任务和本卷须知；学习贯彻公司文件及管理制度。 3.1.11.2班组（部室）会由班组长（部门主管）组织主持，班组（部室）成员参加。 3.1.11.3班组（部室）班前会每天召开一次，时间为每天开班前。 3.1.12残疾人专题会 3.1.12.1主要议题： 为公司残疾员工解疑，对残疾员工工作考核的总结。 3.1.12.2残疾人专题会由集团公司残协主席主持，残联办公室主任负责组织会议。 3.1.12.3残疾人专题会每月至少召开一次。 3.2其他会议的安排 3.2.1凡涉及多个车间（科室）负责人参加的各种会议均须于会议召开前经部门或分管领导批准后，方可召开。 3.2.2对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，集团办公室有权安排合并召开。 第3页共6页 会务管理制度 版本号： 文件编号：实施日期： 4、凡涉及占用公司会议室的各类会议，均须提前半日向集团办公室提出会议室使用申请，公司办将按照会议的级别上下、重要性、紧迫性顺序安排，各部门小会不应安排与公司级会议同期召开，（与会人员不发生时间上的冲突除外）应坚持小会服从大会，局部服从整体的原那么。 5、会议通知 5.1会议由各类会议的组织部门负责通知，非紧急会议应在会前半日以办公系统软件、 或口头的形式通知到与会人员，并告知议题；紧急会议即时通知；重要会议，须拟定会议议程，通知时将会议议程一并下发。 5.2参加会议人员涉及子公司、分厂，且范围较大的集团级会议，会议的组织部门可直接将参加会议的人员名单通知到子公司、分厂的综合管理部（或具有类似职能的其他部门），各级综合管理部在接到名单后须立即通知，确保参会人员按时到场，不得延误。 6、会前准备 6.1会议主持人拟好会议议程、汇报总结提纲，发言要点、工作方案草案等。 6.2会议组织单位落实好会场、参加人员等有关会议召开的其他事项。 6.3凡在集团公司级会议上发言的与会人员，均须准备书面发言稿，并在会后半小时内将会议书面发言稿或发言稿的电子文档报至会议纪要部门。 7、会议的记录 7.1各类会议均须有书面记录，集团公司级会议及子公司的重要会议还须有现场录音。 7.2会议纪要的撰写。会议纪要由会议的组织部门在会后一个工作日内撰写完毕，由会议主持人签发。 8.会议纪要的督办 8.1会议纪要的撰写部门为会议纪要的督办部门。 8.2会议纪要的督办部门须在会议纪要下发后，对会议纪要形成的决议、事项进行跟踪督办，决议、事项的执行、办理部门应按照会议纪要规定的时间、结点认真落实、执行，并在纪要规定的办结时间内将决议、事项的执行、办理情况以书面或电子文档的形式反响至会议纪要部门。 8.3会议纪要督办部门须对会议纪要的落实情况进行汇总，并在下一次会议上通报上一次会议纪要的落实情况，同时将会议纪要的督办落实通报以电子文档或书面形式发至集团监事会、经营管理部、办公室。 8.4未按照会议纪要规定的时间、节点办结、执行会议纪要决议、事项的，会议纪要督 第4页共6页 会务管理制度 版本号： 文件编号：实施日期： 办部门在继续进行跟踪督办的同时，须对相关责任人向经营管理部提出考核建议，经营管理部在接到考核建议后应在一个工作日内展开调查，并将调查处理结果反响至会议纪要督办部门。 9、会议纪律 9.1无特殊情况，会议应按既定时间准时召开。 9.2到会人员须按时参会，不得迟到、早退和中途外出，进入会场保持安静，会议期间不得使 、对讲机等通讯设备发出响声或私下聊天、看报等。 9.3与会人员不得旷会，有事不能参加会议须提前向组织部门请假；未经批准不得缺席，经许可后可以委托其助手代为参加会议。 9.4与会人员不得在会场打盹、睡觉、起哄、争吵，对他人进行人格或人身攻击，否那么由主持人给予警告，并视情节轻重或警告是否有效，提请公司研究，对责任人给予处分。 9.5与会人员不得以任何言行或方式不尊重和不维护会议主持人的权威，否那么，视情节给予处分。 9.6未经口头申请或主持人许可，随意插话，随便打断别人发言，发言人、组织者或主持人有权对插话人提出警告和提出考核意见，不听劝阻者，除处分外，令其退出会场。 9.7发言人不得诽谤、诬蔑、抵毁他人，否那么受到严厉处分。 9.8与会人员不得在会场吸烟，不得将茶水倾倒在会场，不得将废纸等杂物丢弃在会场，不得损坏会场里的物品和设施。 9.9发言人发言内容偏离主题，主持人有权提醒并中断其发言。 9.2023会议超出限定时间2023分钟以上为拖会，出现拖会对主持人进行考核。 2023.会议的考核2023.1会议纪律的考核 2023.1.1无故早退、迟到2023分钟内考核50元；2023分钟以上考核20230元；未经许可中途退场者考核50元/次；旷会处分200元；在会场上高声喧哗处分50元/次；会场发出通讯声响处分50元/次，会议期间假设有重要 经主持人或会议组织者允许，可离开会场接打 ，但时间不得超过5分钟，超过5分钟处分50元；超过时间达2023分钟处分20230元，2023分钟以后每超过5分钟处分50元；假设在会场接打 等通讯设备处