2023年论档案保管利用过程中的保密工作.docx

论档案保管利用过程中的保密工作 。本文阐述了在档案保管利用过程中做好保密工作的重要意义，指出档案的库房管理和档案利用中的监督工作是做好档案保密工作的前提条件，掌握和遵循档案保管利用过程中的保密原那么和方法是做好档案管理的根本所在，正确处理好档案保密与利用的关系是充分利用档案的关键环节，积极做好档案保密工作是保证档案在保管利用过程中完整、平安的根本目的。 关键词：档案保管利用；档案保密工作；原那么；方法 保密工作是档案保管利用工作的重要环节，是保证档案在利用过程中平安的必要手段，二者具有相辅相成、良性互动的关系，笔者从事过较长时间的机要文书档案工作，现就档案保管利用过程中的保密工作谈一点自己的粗浅认识。 一、做好档案保管过程中的保密工作 （一）档案库房管理中的保密工作 档案的库房管理是档案保密的重点。从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。应注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案平安的根本保障。 （二）绝密档案的管理和保密 绝密档案是党和国家的核心秘密，它关系到党和国家的平安，关系到国家的政治活动、军事活动和经济开展的成败，关系到社会主义建设的进程。因此，为确保国家核心秘密的平安，必须管理好绝密档案。 １、绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的平安。 ２、提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形〞储存在头脑中秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家大量的秘密，这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。 ３、加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。 （三）做好档案的保管期限与保密期限的区分工作 确定保管期限的原那么是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的平安和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。国家秘密保密期限的规定中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过３０年，机密级事项不超过２０年，秘密级事项不超过１０年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定〞是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期〞。对规定为“长期〞的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。 （四）档案涉密情况的变化 档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。根本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的，也是暂时的；大多数的，总的趋势是降密，直至解密。其变化原因有三：一是保密范围的变化；二是密级文件作用的变化，原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应，已失去了指导作用，为此立档单位废掉了此类文件，密级自然消除了；三是保密时限的变化。原馆（室）所存档案涉密文件，只标有密级而没有保密时限，多数都是超期服役，例如，５０年代的绝密文件大都需要按照保密法关于划定密级和保密期限届满自行解密的要求去做，这既反映了历史上划密工作的缺乏，也说明进行档案解密划控工作的迫切，因此应依据档案涉密内容的变化掌握划密标准，严防密级偏高或偏低，密期偏长或偏短。 （五）做好档案密级的调整工作 １、要贯彻落实保密法以及国家保密局、国家档案局联合制发论档案保管利用过程中的保密工作第2页 的各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定的精神，在广泛宣传、提高认识、大力协调的根底上，重点解决好两个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密标准标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好标准化、标准化和涉密档案建设奠定根底。 ２、要建立起法制的新秩序。对涉密档案的变化调整，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。历史的经验教训告诉我们，以往关于档案保密的制度还不健全，适应不了保密法的要求，需要完善增加新的内容。为了适应涉密档案调密工作制度化、正规化的需要，应建立以下三个制度：一建立划定密期制度，以便届满自行解密；二建立调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知档案馆（室），以便衔接工作，及时掌握，适时变动；三建立涉密档案接收标准制度，加强涉密档案的标准化建设。 ３、要加强涉密档案的科学管理。在调密工作中我们发现，过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供，造成了扩散机密的漏洞。对此，可以采取分段治理的方法。实施馆（室）藏涉密档案解密划控工作为界，对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动，但在今后一般查档中只提供所查内容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷时，可采取对与所查档案无关的涉密文件进行密封等措施。今后对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存，彻底解决密与非密的文件材料混卷问题，堵塞过去那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞，以及涉密档案文件分散不集中，日后调密不便的问题。同时，要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片，建立涉密文件统计台帐和存放地点索引，为科学的管理，准确的掌握，有效的保密，及时的提供创造条件。 （六）档案管理人员的职责和素养 1、档案管理人员的职责。 档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与平安。这既是档案保管工作的根本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对平安，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体平安，也要保证档案内容的平安。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丧失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐标准，有规可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是荣耀的，这是一项重要的根底工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的平安，为档案工作提供物质根底。 2、档案管理人员的素养。 （1）档案管理人员要具备较高的政治思想品德和职业道德，认真执行党和国家的方针、政策。客观地、辩证地、全面地研究和分析工作中存在的问题，维护历史的真实面目，懂得党的路线、方针、政策及党和国家关于档案、保密工作的方针、路线、政策、法律和法规。要热爱档案工作，档案工作是各项事业的根底工作，是一项积累资料、收集和传递信息，效劳于社会各项事业的重要工作。作为档案工作者，我们必须认识到档案工作的重要意义，并且要认真钻研，认识和掌握规律，干出成绩来。要忠于职守，勇于创新。由于档案部门工作条件艰苦，待遇低，且人们对档案工作产生误解和偏差，档案工作被无视、冷遇。为稳定档案队伍，开展档案事业，各档案部门应采取有效措施，同时我们专业档案人员也应从自身做起，一方面，发扬不求索取的无私奉献精神，做好档案管理每个环节的工作，一丝不苟，精益求精。另一方面，要解放思想勇于创新，创造性地开展工作，及时提出工作新思路，使工作取得新突破。 （2）档案专业人员要有一定的档案根底理论和专业知识。档案是历史的真实记录，是极为丰富的知识资源，其内容涉及政治、经济、外交、科学等广泛的领域；其知识涉及文、史、哲、数、理、天、地等各个方面。要管好这些档案。我们需要具有广博的科学文化知识和现代科学管理知识，要具有一定的古汉语、现代汉语和外事知识、一般法律知识和一定历史知识，在当今信息社会里更要有一定的计算机知识等。还要有一定的档案根底理论和专业知识。档案工作是一门管理科学，要实行科学化、标准化、标准化管理档案，必须努力学习和掌握好档案学根底理论根底和专业知识，要懂得档案学、档案管理学、档案保护技术学等根底理论，要熟悉和掌握管理学的一般原理和档案管理学知识及其在管理工作中的应用，档案管理人员还要熟悉本单位及其业务各部门的职能范围、业务分工和业务知识，熟悉和掌握自己所管档案的内容及与内容相关的文史等方面知识。 （3）档案管理人员要具备较好的身体素质。一直以来，人们对档案工作的认识始终存在误差和偏见，认为它是“老、弱、病、残〞做的事情。其实，恰恰相反，档案工作既有脑力劳动，又有体力劳动，工作艰辛而又繁琐，细致而又严格，常年不懈，周而复始，没有健康的身体和旺盛精力是根本无法胜任档案工作的。所以，身体健康、精力充分、思维敏捷是一个档案人员所必备的条件。 二、做好档案利用过程中的保密工作 （一）做好档案利用中的监督工作 档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与平安。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施： １、制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。 ２、队伍建设。担负利用效劳工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的平安负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民效劳的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。 ３、监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利