2023年会议接待方案范本〔二〕.docx

会议接待方案范本〔二〕 会议接待方案范本〔二〕 一、接待时间 20__年_月_日—_月_日 二、接待地点 接送机地点：__ 下榻酒店：___ 会议地点：__大酒店会议厅 三、接待对象 嘉宾等一行人及其陪同人员 四、接待负责人员 总负责：接待办 跨部门接待小组：相关领导，秘书组，行政组，宣传组，保卫组 五、接待前期准备工作 1.制发邀请函，邀请嘉宾，协调时间 2.食宿安排，提前预定 3.迎接车辆安排 4.迎宾〔嘉宾到达前20分钟，相关人员需做好迎宾工作〕5.相关接待人员，负责相关接待工作 六、机场接待 1.机场一层到达厅内设接待处人员，根据来客乘坐的航班到达情况持“热烈欢送__贵宾〞牌，在一层到达电梯口等候，接到嘉宾后负责引导至接待处〔签到台桌子规格1.8_0.5_0.75〕.接待组由此将客人集中带出乘车. 2.在廊桥出口、候机厅二层到达电梯口及接待处放置简易欢送标语牌〔80_180cm以下易拉宝〕. 3.由效劳科按照按正常要客接待程序接待. 4.对于重要领导等特殊客人，由团省委提出要求，机场团委负责申请办理有关接待人员通行证，安排相关人员协助在廊桥出口处迎接. 硬件附注：易拉宝2个〔其中1个2米〕，接待处牌子和桌子，笔假设干支，迎宾牌，授带10条„„ 七、酒店入住 1.确定嘉宾入住时间，通知酒店接待人员提前做好相关准备，确定房间住宿安排. 2.嘉宾到达酒店，大厅接待组全员在酒店大厅恭候，摄像记录组安排摄像拍照. 3.进入酒店后，由接待人员的引领下入住提前安排好的房间. 4.如饭后休息需要安排人员将嘉宾带着回房间.餐后安排客房效劳人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒效劳. 八、用餐〔早餐、中餐、晚餐〕1.由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐.由客房效劳人员进行相关效劳. 2.餐后安排客房效劳人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒效劳. 九、会议前的筹备工作 1.选择会议厅.根据会议参加人员的人数确定会议厅规模. 2.会场布置.根据会议内容，在场内悬挂横幅.门口张贴欢送和庆祝标语.可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花；为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽.桌面上需摆放纸笔、水果、饮料，擦洗干净，摆放美观、统一 3.会议前的接待礼仪.提前准备礼仪人员做好相关接待工作. 4.会前检查.提前检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全. 十、会议接待 1.欢送词〔电子屏幕〕提前15分钟播放“热烈欢送各位__贵宾莅临我公司考察指导〞 2.会场整理及布置 1〕提前30分钟清洁并布置会场，保持会场整齐有序，空气清新 2〕摆放会场物品，桌面上如需摆放水果、饮料，擦洗干净，摆放美观、统一，__可交于陪同人员级别最高者代为分发，调试投影仪，音响等设备，放映相关资料. 3.联系陪同人员，讲解员.根据客户考察目的及需要，确定陪同人员并及时告知其准备事宜，以便顺利沟通：会谈开始前1小时，再次提醒相关人员 4.领导嘉宾到达会议厅，由礼仪引入会场就座. 十一、座谈 1.企业宣讲〔集团，产业宣传片，企业介绍PPT〕2.技术交流〔技术人员PPT讲解，互动〕3.会场效劳〔每20-30分钟添加茶水或视情况而定〕4.拍照〔依重要程度，进行拍照留档〕5.摄像〔依重要程度，进行摄像留档〕十二、会后效劳准备 做好会后效劳的准备.提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影准备.会后用车在会议结束前妥善安排. 十三、会后效劳 会议结束，摄影师做完摄影工作后，由接待人员负责将领导嘉宾送回入住酒店