2023年《管理体系》之HSE管理体系预审核文件审核3.docx

HSE管理体系预审核——文件审核（3） 现场审核前，审核组长应组织审核组成员对受审方提交的HSE管理手册、程序文件及背景材料进行审查。背景材料一般有风险辨识评价报告，“三同时〞验证报告，以往事故记录、相关法规、厂区平面图、工艺流程图等，文件审核时间在认证机构决定受审认证之后，初访前进行。 1．文件审核的目的 （1）审查受审核方的HSE管理体系文件是否满足SY/T6276—1997标准及相关法律法规的要求，从而确定能否进行现场审核。如达不到标准要求，交受审核方澄清或补充。只有通过文件审核后，才能开始现场审核工作。 （2）通过体系文件了解受审核方的HSE管理体系情况，以便为后续审核活动作准备。 2．文件审核的要求 （1）审查文件的符合性，即文件是否满足HSE管理体系标准和有关HSE法律法规的全部要求。 （2）审核文件系统性，即文件是否包括了企业全部HSE管理活动的控制要求和标准规定的应形成程序的文件，但这些程序不一定要与标准的要素一一对应。 （3）审查文件的协调性，包括两个方面：一是同一层次文件之间或不同层次文件之间在职责、要求等方而否一致，不同层次的文件是否连贯和对应；二是逻辑关系的要素之间是否衔接和对应，如承诺、方针、目标和指标、HSE方案书等。 （4）审查文件的有效性，即文件是否现行有效、符合文件控制要求。 （5）审查文件中的名词术语是否符合SY/T6276—1997标准的要求。 3．文件审核 1）审核人 文件审查通常由审核组长进行，也可以由审核组长委托的审核员进行。 2）审查内容 在进行体系文件审查时，庆首先了解企业的体系文件结构，然后再依据企业的文件层次逐级进行审查。每一层次的文件都应从文件的内容和格式两个方面来审核。文件内容的审查是审查文件的符合性、系统性和协调性；文件格式的审查是审查文件的有效性和统一性，包括文件的版面格式、编号方法、章节编排、版本控制等。 文件审查应按制定的“文件审核检查表〞进行，对照标准作出判断，如有不符合或需改进之处，应提出审核意见，最后应形成审核结论。 （1）HSE管理手册审查，应考虑以下几个方面： ①企业的承诺、方针和目标是否与企业的经营规模、风险的特点相适应，是否反映相关方的要求，是否表达对遵守法律法规的承诺以及持续改进的承诺，方针目标是否合理，目标是否量化并具有可操作性。 ②组织机构的设备，职责的分配与接口是否明确，并逐层次、逐部门得到落实。 ③是否清楚的描述了HSE管理体系文件，包括其层次，结构及相互关系。 ④要素描述是否完全覆盖标准的要求，体系包含的要素是否完整，不应回避或遗漏。这是手册审查的最主要的内容。 ⑤体系要素规定的各项活动是否明确了责任部门和相关部门。 ⑥每一要素与其对应的程序是否给出了索引路线。 ⑦承诺、方针和目标、HSE方案、运行、监测、纠正措施等有逻辑关系的要素之间的接口关系是否描述清楚。 ⑧是否提供了主要危害和影响因素清单，法律法规清单。 ⑨是否描述手册的管理要求，包括手册的批准、分发和修改、受控标识、版本控制等。 （2）程序文件审查应考虑以下几方面： ①标准中有些要素明确要求建立并保持程序。企业的程序文件中，是否满足了这些要素的要求。这些要求可以反映在一个程序中，也可以反映在多个程序中。 ②第一程序是否说明了目的和范围、职责、程序和方法、需引用的其他文件。 ③有逻辑关系的程序之间的接口是否明确描述。 ④与其他相关文件是否协调。 ⑤程序文件的内容和结构是否合理和完整，是否明确“5W+1H〞的要求。 （3）文件格式审查： 无论是手册还是程序，文件格式审查应考虑以下几方面： ①文件是否为有效版本； ②文件是否经过审批； ③文件是否按规定控制方式标有控制标识； ④文件的发布日期和版本变更情况； ⑤文件的编号方法是否一致，编号是否正确； ⑥文件是否经过修改，修改标识是否正确； ⑦文件格式是否统一。 3）审核结论 文件审查应得出的总的审查结论，结论有如下两种： （1）一是合格，即体系文件符合标准和控制的要求。 （2）二是局部不符合，尚需修改。 第二种结论应指明需修改之处，并规定修改期限，视文件修改的程序由审核组长决定文件复查是在现场审核前进行还是在现场审核中进行。如果文件在符合性方面不够充分，那么要求受审方在规定期限内进行修改，直至通过审查才能进行后续的现场审核工作。 4．文件审查的本卷须知 （1）在文件审查中，审核员还应了解受审核方的规模、历史情况、组织结构、活动特点、信誉、荣誉等信息。这些可为审核判断提供依据。 （2）文件审查一般只限于管理手册和程序文件的审查。如果主伙符合性不够充分，应要求受审核方提供作业文件。因为受审核方可能将有些文件并归到其他管理体系文件中，或合并到作业指导书中。 （3）在现场审核前进行的文件审查并不意味着文件中存在的全部问题都已发现，在现场审核中仍需对体系文件符合性进行审查，同时还要审查其对实际动作的筹划的合理性和可操作性，如存在不符合，也构成不符合项。 （4）文件审查除在现场审核（预审核和认证审核）前对管理手册和程序文件进行审查，还包括现场审核中对作业指导书进行审查。 （5）在监督审核和复评前也要进行文件审核，审核的重点关注HSE管理体系开展变化涉及的相关文件的修改是不符合标准的要求和持续改进的承诺。 （6）在文件审核的同时，应注意收集适用于该行业的HSE法律法规文件的最新版本，它是对受审核方进行审核的不可缺少的依据。 （7）文件的协调性审查，手册中各要素之间及手册与程序文件之间的规定应相互协调一致防止前后矛盾及遗漏。