常见公文格式错误讲解更正 规范公文格式.doc

常见的公文书写格式错误指正讲解 一、违反行文规则。 公文是有一套严格的行文规则的。 我们日常遇到的问题主要五个方面：（以省体育局为例） 一是直接报送省体育局领导同志个人。按照规定，除局领导同志交办事项和确需直接报送审批的少数敏感涉密事项、重大突发事件及涉外事件外，不得将请示、报告直接报送局领导同志个人（有的单位认为直接报领导同志更快捷、更明确，报局里怕批到其他领导那去，这样既不符合公文处理的规定，也违反了正常的工作关系）。 二是多头报送。主送省体育局的请示、报告，不能再同时报送有关处室，也不能再同时报送局领导同志个人。如遇有情况特别紧急确实需要分送有关局领导的，应在文件的首页注明分送情况。邀请局领导出席有关重大活动，不能分别向局领导本人报送请柬，原则上应向省体育局写出请示，统一协调安排（有一个市有个活动，给每位局领导都送了请柬，本意是不错，但造成很大被动）。 三是越级行文。按照规定，省体育局不受理直属单位内设处室和县级政府、县级体育部门的请示、报告。县级政府或县级体育部门如果有问题需请示省体育局的，可以先向其上一级部门（市政府或市体育局）呈文，由其上一级部门再向省体育局呈文。 四是请示事项一文数事。请示类公文应一文一事，即一事一请示，这是基本规矩。如果一文数事，把几个属于不同方面解决的问题搞一揽子请示，既不便于批办，又容易使问题复杂化，不利于问题的解决。如，某中心关于备战第十二届全运会夏训工作动员会议及有关经费的请示，此件中既邀请局领导参加会议，又申请有关经费，这些事项分属不同的局领导分管，没法报批，应一事一文分别报送。 五是不经协商或协商不一致行文。这里要强调，局机关各处室涉及经费的公文在送办公室审签前要送经计财处审核同意并签署意见，涉及法律法规的公文在送办公室审签前要送经法规产业处审核同意并签署意见。 文种适用常见错误 主要有三个方面： 一是“请示”与“报告”混用、并用。这个问题在办公室收文中时不时见到。有的单位把向省体育局请求批准事项的“请示”写成“报告”；有的单位向省体育局写的“报告”中含有请示事项；还有就是一份请示中包含多项请示事项。 二是 “请示”、“批复”、“函”混用。“请示”只能用于本单位的上级机关（领导）。“函”适用于平级单位之间或互不隶属机关之间的询问、答复问题、请求批准和答复审批事项。“批复”一般是对有隶属关系的下级机关请示事项的批文。 三是上行文文种使用不当。下级单位向上级机关报文一般使用请示、报告、意见三个文种（除单位或处室在参加国家或省会议后向省体育局提出我省（局）贯彻落实意见时可以使用“意见”文种，如××关于贯彻落实全国体育某会议精神的意见外，一般情况下使用“请示”和“报告”文种），其他文种不能用。省体育局办公室曾经收到个别中心《关于处罚××同志的决定》、《关于呈报×× 的报告》、《关于解决××经费的申请》、《关于××情况的说明》，这都是不正确的，说明对文种使用范围和写作还不清楚。 三、“签发人”常见错误： 按照规定，上行文由主要负责人签发，下行文或平行文由主要负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发。 一是当有没有。上行文要求标注签发人姓名,平行排列于发文字号右侧（下行文一般不标识签发人）。这方面，出现的问题比较多，很多报省体育局的“请示”、“报告”没有签发人，这是不规范的。 二是签发人不正确。“主要负责人”的含义，国办有个解释，是指各级行政机关的正职或主持工作的负责人。各直属单位上报省体育局的文件，必须由主要负责人签字，主要负责人因出访、健康等原因，可由主持工作的负责人（不是分管负责人）签发。个别单位请示件签发人是分管同志，这是不对的。 三是字体使用不正确。公文格式要求，“签发人”三字用3号仿宋字体，签发人姓名用3号楷体字。这一点，大家要注意。 四是签发人标注位置易出错。特别是联合行文有多个签发人时，要求是签发人姓名按照发文机关顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，每行两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，“签发人”标注在第一行（上行文的发文字号与最后一个签发人姓名同处一行）。 四、公文标题常见错误： 公文标题由发文机关、公文内容、文种三部分组成，一般格式为“发文机关＋关于××（事由）的＋文种”。 常见错误主要有: 一是要素不全。发文机关、事由、文种，三要素缺一不可，特别要注意不能缺少发文机关。在使用“报告”文种时，遇到比较多的问题是“某某中心关于某某事项的情况报告”，应该用“某某中心关于某某事项情况的报告”。 二是表述不清楚。例如：某中心更换设备需要申请经费，给省体育局打了个请示，标题是“某某中心关于更换某种设备的请示”，这是不对的，应该是“某某中心关于更换某种设备所需经费的请示”；再比如，某某中心就某事提出意见请省体育局批复，经局里研究同意某中心的请示，这时有职能处室代省体育局起草批复时，标题用“省体育局关于某事（某意见）的批复”，这也是不对的，应该是“省体育局关于同意某事（某意见）的批复”。 三是编排不当。要求一般用2号小标宋体字（注意字体），编排于红色分隔线下空二行位置（注意位置），分一行或多行居中排布；标题折行时词组不能拆开，以防止引起歧义；标题中的“的”字不能与文种单独排行，如“的请示”、“的通知”不能单独排行；标题排列应当使用梯形或菱形(原来下发文机关一般单独一行，新的格式没有作明确规定)。 四是标题中书名号使用错误。根据规定，“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”（本次新格式未作明确要求，建议仍按原规定执行），但实际公文制作中，与该规定相违背的标题却屡见不鲜。有的不该用的却用了。如“关于印发《关于加强某某工作的若干意见》的通知”、“转发《某某局关于向某某同志学习决定》的通知”，“关于印发《某某市体育局局财务管理办法》的通知”，等等。此处的“意见”、“决定”“办法”都不是法规、规章，因此不可用书名号，可分别改写为“印发关于加强某某工作的若干意见的通知”、“转发某某局关于向某某同志学习决定的通知”、“关于印发某某市体育局局财务管理办法的通知”。有的该用的却不用或用错了。如“关于印发某某工作管理暂行规定的通知”、“关于印发‘某某工作管理暂行规定’的通知”等等，此处“规定”属于规章类，故应用书名号标注，可改写为“关于印发《某某工作管理暂行规定》的通知”。 五、主送单位常见错误： 除命令和令、通告、公告、纪要外，公文必须标明主送机关（也就是抬头），并使用全称或者规范化简称。 一是上行文只能标注一个主送机关（个别情况如抬头“省委、省政府”除外），给省体育局报文不能写给处室（如果省体育局内设机构如办公室、人事处等可以自行处置的事项，可以直接向有关内设机构行文，但应当使用“函”）； 二是排序和顿号、逗号常用错。下行文可以有多个主送单位，排列顺序遵循“先上后下、先外后内”的原则；不同系统、不同级别的主送单位之间用逗号隔开，同一系统、同一级别的主送单位之间用顿号隔开。如省政府办公厅发文抬头写成“各设区市人民政府，各县（市、区）人民政府，省政府各部门”，省体育局发文顺序是“各市体育局，机关各处室，各直属单位”，而如果省体育局发文抬头写成“各市体育局、机关各处室、各直属单位：”就是不正确的。 三是编排不正确。要求编排于标题下空一行的位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。这方面大家要注意。 六、结构层次及其字体、标点符号使用常见错误： 一是结构层次表示错误。一般而言，结构层次序数分“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”四个层次。比较常见的错误是没有严格按照层次表示方法表示,有的第一层用了第二层或第三、四层的表示方法，有的是从第一层表示就直到第三或第四层表示。通常，只有两个层次时，可分别用“一、”“1.”标识（数字序号后用小圆号“.”而不能用顿号“、”，如“1.”而不是“1、”），“（一）”和“（1）”括号外面不带标点符号。在一段文字内部常使用“一是、二是、三是……”或“首先、其次、第三……”等。 二是字体使用不当。标准规定，一般第一层用是黑体、第二层用楷体、第三层和第四层用仿宋体。这方面，大家要注意。 三是标点使用不规范。标准规定，公文中第一层次标题后不加标点符号（一般单独成行）,第二层次以下的标题后均应加标点符号（一般不单独成行）。经常见到要么都不加标点符号，要么全加标点符号，这都是不正确的。 七、字符使用上容易出现的几个错误： 一是汉字“○”用阿拉伯数字“0”或大小定英文字母“O”代替； 二是公文发文字号用的六角括号“〔〕”用中括号“〔〕”或小括号“（）”代替； 三是单书名号“〈〉”用大于、小于号合在一起形成“＜＞”代替； 四是分隔符“．”用小数点“.”代替； 五是代替“某”的“×”符号用英文大写字母“X”代替。 解决以上问题，可从文档“插入”功能的“特殊符号”中查找。同时要注意，行文中遇数字、“%”、字符和英文人名在转行时应作技术处理，不得分开。 八、数值范围表述常见错误： 常见的错误有：4-6%、0.2-6等，规范的写法应分别为4%-6%、0.2-0.6。 用分数和整数表述数字范围时，也不能省略第一个数字后的单位，如“5万-10万人”不能写成“5-10万人”、“18岁至20岁”不能写成“18至20岁”。 表示时间范围时，可用“2000-2005年”、“3-4月”，但不能用“2000-2005年度”、“3-4月份”。 表示概数时，邻近的两个数字应当并列连用，中间不应使用顿号隔开，如“三四天”，不能写成“三、四天”、“七八十年代”不能写成“七、八十年代”。 九、引用（引文）常见错误： 一是引用公文不规范，往往只引发文号或不引发文号。根据规定，文中多次引用同一文件，应先引发文机关（有时可省略）、标题，后引发文字号（用括号括住），再次出现时可直接引用发文字号，无文号的，第一次引用时可在文件名称后面加括号注明简称。 二是引用“(草案)、(试行)、(征求意见稿)、(送审稿)”时不规范，出现诸如“现将《×××实施方案》(征求意见稿)呈上，请提出修改意见”的错误。规范用法是,在引用标题上含有“(草案)、(试行)、(征求意见稿)、(送审稿)”等字样的规章制度、方案时，引用其标题时应放在书名号之内（其余放在书名号外），如上例应写为“现将《×××实施方案(征求意见稿)》呈上，请提出修改意见”。 三是使用非规范化简称时不规范。一般先用全称并加括号注明“以下简称×××”首次出现时就需简称的，应在直接简称后加括号说明其全称。 四是标点符号使用错误。文中直接引用语一般要用引号标明，凡将引用语独立来用，末尾的标点应放在引号的里边，凡将引用语作为作者自己话的一部分，末尾不用标点（是一句话的最后时，句号放在引号外）。许多公文在这方面经常用错。 十、阿拉伯数字与汉字混淆： 规范用法： 一是定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中，作为语素的数字必须使用汉字。如，五味子、七上八下、四菜一汤、八字没一撇、“十二五”规划、五易其稿等。 二是中国干支纪年、夏历月日，含有日月简称表示事件、节日的词组以及带有“几”字的数字表示约数的必须用汉字。如辛卯年正月二十三、七七事变、十几个人、几千分之一等。 三是统计表中的数值（正负数、小数、百分比、分数等）以及公历世纪、年代、年、月、日和时刻，必须用阿拉伯数字。如改革开放30年来、下午5时前报到、公元前2500年等。 实际使用中，也有一些情况，具体使用汉字还是使用阿拉伯数字不是绝对的，允许灵活变通。 比如，整数一至十如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字；比较孤立的普通数量结构（数字加普通量词），如果是十以下的整数用汉字就较得体，如一个人、三本书、看了十遍、三项议题等； 用“多”、“余”、“左右”、“上下”、“约”、“大概”等表示的约数一般使用汉字，但如果文中出现一组具有统计和比较意义的数字，为保持体例上的一致性，其约数也可以使用阿拉伯数字，如