2023年文秘岗位所需知识.docx

文秘岗位所需知识 　　文秘在公司起着上传下达的作用。现代社会的开展，越来越需要高素质的文秘人才，所以我们要在提高自身素质的同时要有自己的想法和思路，不断接受新知识，培养自己的工作和社交能力，按照公司的规章制度办事，合理安排工作，提高工作效率。 　　文秘专业知识介绍 　　一个称职的秘书，必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际能力、文字表达能力和操作现代化办公设备的能力。其中文字表达能力是最重要、最根本的，也是实现其它能力的根底。可以这么说，文字表达能力是秘书工作人员的根本功，是“看家〞的本领。 　　那么，怎样才能有效地提高文秘写作的能力呢具体说来，主要应注意以下几点： 　　首先，要端正态度，培养兴趣，自觉学好文秘写作。 　　不管干什么事情，必须有正确的态度和浓厚的兴趣，这样才有动力，才乐于去干，并想方设法去把工作干好。学习文秘写作也是如此。写作，是一种复杂、精细的精神生产，是一项十分严肃而艰苦的创造性脑力劳动，决不是轻而易举、一蹴而就的事情。美国著名的未来学家约翰·奈斯比特在大趋势——改变我们生活的十个新方向一书中指出：“在工业社会向信息社会过渡中，有五件最重要的事情应该记住，而其中的一件就是：在这个文字密集的社会里，我们比以往任何时候都更需要具备最根本的读写技能。这里所说的读写技能，首先就是足以应付日常工作和生活所需的写作能力，也就是应用写作能力。〞与此同时，我们还要培养学习文秘写作的浓厚兴趣，变被动为主动，变要我学为我要学。爱因斯坦说过：热爱是最好的老师。对写作有强烈的责任感和浓厚的兴趣，热爱写作，热爱到“忘我〞、“痴迷〞的程度，“衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴〞，“每有会意，便欣然忘我〞，乐此不疲，如饥似渴地去钻研，废寝忘食地去琢磨，持之以恒，这样就一定会学得好，学得入门，就会不断地取得进步。 　　其次，学习文秘写作根底知识，借鉴优秀作品。 　　写作有没有规律可循、方法可求呢我们的答复是肯定的。古人说：“写作无秘雇作文有要道〞，“定体那么无，大体须有〞，这种认识是符合辩证法的。我们所学的文秘写作教材，就是前人文秘写作经验的科学总结，就是揭示文秘写作的一般规律、引导人们掌握文秘写作方法和技巧的理论。 　　要提高文秘写作能力，还应有意识地选读一些范文，以作借鉴。鲁迅说过：“但凡已有定评的大作家，他的作品，全部就说明着应该怎样写。只是读者很不容易看出，也就不能领悟。我们也应认识到：读书是读他人之书，作文是作自己之文;借鉴只是从中汲取营养，经消化后成为自己的东西;而不是生搬硬套，模仿抄袭，“依葫芦画瓢〞。 　　最后，要勇于实践，坚持多练习、多修改。 　　写作是一种技能，技能的提高要靠实践。实践出真知。立足于多写多练，这是提高写作能力最有效的途径。如果只读不写或少写，那就会眼高手低，所学到确实良知识，将无用武之地，写作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能补拙。只有勤学假设练，坚持不懈，才会熟能生巧，运笔自如，真正学到本领。 作为文秘人员，多写多练固然重要，但每次拟稿时，还要进行仔细的修改。多修改自己的文章也是提高文秘写作能力的一个重要环节。多改符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面的规律，也是写文章责任心强的一种表现。文章频改，工夫自出。事实上，多一次认真修改，就多一份写作的体验，就多一项具体的收获。作为称职的秘书人员，要有高度的责任感，，养成修改文章的良好的良好习惯，虚心听取领导和同志们的意见，克服怕人挑“刺〞的思想，对每一篇文章反复推敲，精思细改，这样写作能力才能迅速地提高。 　　文秘必须掌握的技巧 　　一、红头文件的制作及标准 　　1、进行页面设置 　　选择“文件〞——“页面设置〞选择“页边距〞附签，上：3.7厘米 下：3.5厘米 左：2.8厘米 右：2.6厘米。选择“版式〞附签，将“页眉和页脚〞设置成“奇偶页不同〞,在该选项前打“√〞。选择“文档网格〞附签，“字体设置〞，“中文字体〞设置为“仿宋〞;“字号〞设置成“三号〞，单击“确定〞按钮，选中“指定行网格和字符网格〞;将“每行〞设置成“28〞个字符;“每页〞设置成“22〞行。然后单击“确定〞按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。 　　2、插入页号 　　选择“插入〞——“页码〞，“位置〞设置为“页面底端(页脚)〞，“对齐方式〞设置为“外侧〞。然后单击“格式〞按钮，“数字格式〞设置为全角的显示格式，单击“确定〞按钮，再次单击“确定〞按钮完成页码设置。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线;并将页码字号设置成“四号〞;字体任意;奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。 　　3、发文机关标识制作 　　选择“插入〞——“文本框〞——“横排〞菜单项，鼠标将会变成“┼〞，在Word 2023版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文本框格式〞，在这里来设置红头的属性。 　　选择“颜色和线条〞附签，“颜色〞设置成“无填充颜色〞。选择“大小〞附签，“高度〞设置成“2cm〞;宽度设置成“15.5cm〞。注：用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式〞附签，单击〞高级〞按钮，水平对齐：“对齐方式〞设置成“居中〞，“度量依据〞设置成“页面〞;垂直对齐： “绝对位置〞设置成“页边距〞， “下侧〞设置成“2.5cm〞——平行文标准，“8.0cm〞——上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定〞。 　　选择“文本框〞附签，左、右、上、下都设置成“0cm〞，单击“确定〞完成。文本框属性全部设置完成，单击“确定〞按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色〞，字体设置成“小标宋简体〞，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。 　　4、红线制作 　　首先将“视图〞——“工具栏〞——“绘图〞选中，单击“绘图〞工具条的直线工具，鼠标会变成“十〞字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式〞，红线的属性在这里进行设置。选择“颜色和线条〞附签，“颜色〞设置为“红色〞;“虚实〞设置为“实线〞;“粗线〞设置为“2.25磅〞。选择“大小〞附签，“宽度〞设置为“15.5cm〞。选择“版式〞附签，单击“高级〞按钮，水平对齐：“对齐方式〞设置成“ 　　中〞，“度量依据〞设置成“页面〞，垂直对齐：“绝对位置〞设置成“页边距〞，“下侧〞设置成“7cm〞 ——平行文标准，“13.5cm〞——上行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。单击确定。 　　5、文号制作 　　平行文文号：文号——三号仿宋、居中显示。 　　上行文文号：文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离;签发人——三号仿宋字体;签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。 注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择“插入〞——“符号〞——“符号〞附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入〞按钮即可。 　　6、主题词制作 　　选择“表格〞——“插入〞——“表格〞，选中表格，单击鼠标右键——表格属性——“表格〞附签，“对齐方式〞设置为“居中〞;然后单击“边框和底纹〞按钮，在“预览〞窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：主题词用三号黑体;主题词词目用三号小标宋;抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。 　　7、保存成模板文件 　　单击“文件〞——“保存〞，“保存类型〞：选择“文档模板(x.dot)〞;“文件名〞：给模板命名;“保存位置〞：模板所在路径(一般不做，默认即可)。 至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。 要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择“文件〞——“翻开〞，找到相应的模板路径，假设模板保存时按系统默认设置的，然后单击“翻开〞按钮调出模板即可进行修改。 　　二、公文正文排版 　　1.依据模板建立新公文： 　　选择“文件〞——“新建〞——“常用〞附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。 　　2.制作公文正文内容： 　　正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准： 　　标 题——二号小标宋字体，居中显示; 主送机关——三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式; 　　正 文——三号仿宋字体; 　　成文日期——三号仿宋字体，右空四个字的距离，“○〞和六角符号的输入方法一致，不能使用“字母O〞或“数字0〞代替。 　　文号、签发人、主题词——按照模板定义的字体填写完整。最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。 　　三、用Word制作电子公章 　　1、图章轮廓 　　选择“插入→图片→自选图形〞，在“绘图〞工具栏中选择椭圆，按下Sfift键在文档中拖出一个圆，设置为“无填充色〞，线条宽度为2磅，颜色为红色，“叠放次序〞为“最底层〞。 　　2、编辑文字 　　在文档中插入艺术字，选择环形艺术字，输入内容后设置字体、字号，然后用艺术字周围的8个拖拉按钮把文字拖成圆形，并放在已经画好的圆内，可以用Ctrl键和方向键帮助移动到准确的位置。并把艺术字设置成红色。 　　3、插入五角星 　　在“自选图形→星与旗帜〞中选中五角星，然后在文档中画出一个大小适合的五角星，并设置成红色，移动到圆中适宜的位置，然后选中圆、艺术字、五角星，单击鼠标右键，选择“组合〞，一个公章就制作出来了，要用时复制一个到目标处，是不是很正规啊! 　　文秘小知识 　　核心职能 　　工作管理 　　能依工作的轻重缓急排定优先级，妥善运用自己的时间与资源，有效管理工作流程及进度。 　　认真负责 　　确实达成工作职责及要求，能勇于承担自己的错误或失败，不归咎他人并努力改善。 　　主动积极 　　不需他人指示或要求能自动自发做事，面临问题立即采取行动加以解决，且为达目标愿意主动承担额外责任。 　　顾客效劳 　　对顾客展现效劳热忱，有效满足顾客需求、解决顾客问题，进而提高顾客满意度。 　　诚信正直 　　为人坦诚、确实遵守组织规定与社会标准、信守承诺且言行一致。 　　适变能力 　　对工作内容或环境的改变能够保持镇定，尝试了解改变的原因并以开放态度面对，有效调整行为且维持应有的工作表现。 　　问题解决 　　能够掌握问题核心，精确解读讯息做出结论，寻求适当解决方案 ，衡量利弊得失并采取实际行动以排除障碍。 　　压力承受 　　面临工作压力能够使用适当方法加以纾解，并维持应有的工作表现与人际关系。 　　沟通协调 　　能视谈话对象有条理地清楚表达想法，除确保对方专注聆听及充分了 解，并可正确解读、响应、厘清他人所传达的讯息以取得共识。 　　工作职责 　　一、教学秘书工作职责： 　　1、协助院领导抓好教学常规工作的安排，检查与总结工作。 　　2、及时向院领导传达上级部门安排的各项任务及上报院的有关情况。 　　3、协助院领导处理好日常的教学事务工作，并及时进行请示与汇报。 　　4、负责收集撰写整理，管理各种教学信息和教学文件。 　　5、负责教学档案的建立与管理工作，作到分门别类，有条理。 　　6、作好各种文件的收发，登记与管理工作。 　　二、生活秘书工作职责 　　1、协助院领导抓好教学办公用品的供应与发放工作，监督办公费用的使用情况。 　　2、协助院领导、班主任抓好劳动卫生工作。 　　3、负责院办公室必须设施如教室、办公室门窗、桌、椅、照明设施、黑板等的维修和 管理工作。为保证正常的教学秩序作好物质保证。 　　4、负责全院教职工的考勤与学生考勤的汇总工作。 　　5、协助院工会作好全院教职工的福利工作。 　　6、协助院长用好院基金的使用管理工作，所有经费的支付与回收工作。 　　7、作好教职工的生活效劳工作如准备好开水、洗手水、内务整理等。 　　8、作好院资料室的收发与报刊杂志的征订工作。