2023年档案管理制度3篇新编.docx

档案管理制度范文3篇 档案管理制度范文一： 1目的 为标准平安管理体系文件的管理，对包括职业健康平安在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。 对平安记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为平安管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。 2范围 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。 本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。 3职责 3.1各过程管理部门职责： 3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2负责对所需的文件进行筹划并安排专人编写。 3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。 3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。 3.1.5负责文件更改内容等。 3.2生产部职责： 3.2.1负责管理手册的编制。 3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。 3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。 4程序内容 4.1确定文件种类 4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。 4.1.2外来文件。外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）;上级部门下发的通知、要求、规定和方法;相关方的期望和要求。 4.1.3综合管理体系文件 a.方针、目标和指标; b.实现方针、目标和指标的筹划; c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4资料和记录 相关的资料包括但不限于： a.各类分析/评价/统计数据（如osha统计分析数据）; b.特种设备（如压力容器等）及其附件的平安技术监察（检测）资料;c.建设（工程）工程可行性研究报告、hse预评价报告、设计方案和图纸、hse专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见; d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录; e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告; f.化学危险品平安标签、平安技术说明书、储存、使用防护指南; g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、平安操作卡、异常工况处置卡） h.设施的设计、运行技术资料; i.供应商和承包商档案; j.作业许可证等; k.其他资料。 4.2提出文件的编制和修改需求 4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。 4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 4.3指定编写人 4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行筹划并安排专人编写。 4.3.2管理手册由生产部负责编制;部门各过程管理类文件（管理过程的程序、规定、表格）由过程负责人负责组织编制; 4.4进行编写 4.4.1按照体系文件编写的格式要求进行文件编写。文件格式根本内容： a.目的：明确编制本文件要到达的目的 b.范围：本文件使用的范围，包括活动范围、职能范围和管理范围 c.定义：需要对使用人解释的术语或词汇 d.职责：本文件中的主要职责划分，包括本文件的责任部门 e.程序/规定内容：针对各项活动提出具体的要求、职责、时限 f.相关文件：编制本文件所依据的文件或引用的文件 g.相关记录：本文件涉及到的文件、表格和记录 h.修改记录：本文件每次修改的主要概要的记录 i.文件概要/流程：规定类文件的概要及程序文件的流程图 4.4.2文件的编号按如下要求： 记录编号 文件层别号 文件类别（aq） 公司代号jp 其中：序号为阿拉伯数字，如：01，02，03bdquo;bdquo;bdquo;等; 文件类别为。管理手册用01标识，程序文件用02标识，公司级管理性制度用03标识，部门自有的平安管理制度用部门拼音首字母组合标识，如生产部用qg标识。 例子： 文件编号：jp-aq-0201法律法规标准标准管理程序 表格编号。编号jpl-aq-0201/01（适用法律法规标准和其他要求清单），其中01表示对应程序的第一张记录。 所有文件（包括表格）必须有版本标识，如有文件更新，版本随之更新。 4.5评审和审批 4.5.1文件评审。文件由编制人在文件原件编制人栏中签字，交部门主管审核同意，再送交 相关部门主管审阅会签（由部门主管确定会签部门的数量），并由4.5.2文件批准人应对文件进行仔细审核后，如果同意在批准栏签字;如果不同意将文件返回文件编写人（或部门），待修改完毕后再批准。 4.5.3文件审批权限。 a.质量、环境、职业健康平安方针、总目标、管理手册、管理评审方案及报告、最高管理层职责、公司各部门的主要负责人职责由管理者代表审核，总经理批准。b.过程管理文件（程序、规定、制度、表格）由过程负责部门主管审核，平安生产负责人批准。 c.技术类工艺操作规程、工艺指标等、产品标准由技质部主管审批。d.各部门内部适用的文件由本部门负责人批准。 4.6发放控制 4.6.1生产部发布综合管理体系文件，建立外发文件清单，该清单内容包括：文件名称、编号、版本、发放日期、数量、发至、接收人等。该文件清单在修改、增加/删减文件过程中应保持最新状态。。 4.6.2各过程负责人将所编写的文件经授权批准人批准后，将书面文件及电子版文件一同送交生产部，生产部保存文件原件。 4.6.3各部门需建立文件控制清单，在发布/修改文件的同时，文件与文件清单保持一致。 4.7使用控制 4.7.1生产部组织负责更新管理体系有关文件，保证体系文件始终保持最新有效状态;每季度备份一次电子版文件。 4.7.2管理体系相关的文件必须妥善保存;各部门负责保管本部门相关文件;不得在文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。 4.8文件更新 4.8.1文件更改时，由过程管理部门持原批准人批准的文件（原件一份、电子一份）、填写文件更改通知单，到办公室登记备案后。同时更新文件控制清单， 生产部保存批准的文件原件。同时各部门下发的综合管理体系受控书面文件应立即回收并更新，填写文件与回收记录，防止作废文件非预期使用。 4.8.2当文件在实施过程中因组织结构、产品、工作流程、法律法规、标准等发生变化时，原文件编写单位负责组织对文件进行评审。如果需要进行修改，由原文件编写单位负责提出 文件更改申请后组织对文件进行编写并按原文件的审批程序进行审批。 4.9平安记录管理 4.9.1建立记录清单 安环部制订平安记录台帐，使用统一表格。内容包括。记录名称、保管人、收集方法、保存年限、索引、介质、处置、类别等。 4.9.2平安记录的使用 按规定的工程填写，所有记录应及时、真实，字迹整洁、清楚，不得随意涂改，不能使用铅笔填写。 4.9.3收集 定期对平安记录进行收集并整理记录，放到指定的地点保存或交档案室存档。 4.9.4储存、保护 4.9.4.1记录可以是纸质或电子媒体，对于电子媒体形式的记录，必须保证所保存的记录不被非记录人员或计算机病毒干扰，应留有备份。 4.9.4.2记录保存要做到防潮、防火、防蛀虫鼠害、防止丧失、防磁等，同时还要做好标识。 4.9.4.3保存期限依据平安记录台帐中保存的期限规定。 4.9.5处置 记录保存人按照平安记录台帐中规定的处置要求在保存期满后进行处置，包括销毁或归档。 5相关文件 无 6相关记录 aq-0202/01文件控制清单 aq-0202/02文件发放、回收记录aq-0202/03文件更改通知单aq-0202/04平安记录台帐aq-0202/05评审记录 档案管理制度范文二： 为加强公司档案业务管理，进一步提高档案管理水平，保证档案的系统性与完整性，完善档案借阅手续，使公司档案管理到达标准化、合理化、标准化，更好地为公司各项工作效劳，结合实际情况，特制定本制度，具体内容如下： 1.档案管理的范围 本公司所有需要归档的文件资料，包括。对公司在经营活动中形成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、平安管理、后勤效劳、外事工作等有保存价值的原始材料，在生产经营管理上形成的经营决策、方案工作、统计工作、物资管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备工装（模具）管理、能源管理等方面有保存价值的原始材料。 2.档案的管理部门 公司综合事务部为档案管理的职能部门，负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专（兼）职档案管理人员，负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围，定期向档案管理部门移交档案，确因工作需要继续使用的文件资料，原件移交档案室，使用部门留存复印件。 接收档案必须认真验收，并办理交接手续，维护档案的完整与平安，使档案更好地为公司各项工作效劳。 3.档案的分类 在切实遵循中国档案分类法前提下，根据公司实际情况，将所涉及的档案划分为十大类：（a）行政管理、（b）人事管理、（c）财会档案、（d）生产经营管理、（e）技术质量平安管理、（f）基建档案、（g）外来文件、（h）声像档案、（i）实物档案、（j）其他档案。财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、帐簿、报表等相关资料的收集、整理、归档。 实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。以上十类档案中，每一大类档案内容又要根据需要及实际情况分成假设干小类进行管理。 4.归档要求 4.1归档的文件材料要完整、系统、准确。 4.2归档的文件材料必须是原件。如是 件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。 4.3存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原那么，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。 4.4档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写卷内目录。目录各项必须填写清楚（一律使用用黑色中性笔填写），字迹工整、清晰，装订整齐。 4.5档案盒（袋）内文件的排列。档案袋内文件应区分不同情况进行排