2023年公文处理工作存在的主要问题及解决办法.docx

公文处理工作存在的主要问题及解决方法 一、行文中的常见问题 （一）报送不标准。主要表现在。 1.非领导同志交代直报的文件，违规直接报送领导个人。不少单位将报给市委或市政府的文件或公文代拟稿，直接报送到领导个人手中。这样做容易出现以下问题：一是熟悉办文程序的领导会将公文退回，并要求按程序办理，这样就耽误了时间，影响了进度；二是对办文程序不熟悉的领导，单独作出批示，而涉及此文件的其他相关领导不知情，无人协调，造成工作被动。根据公文处理有关规定，除领导同志有交代指示外，单位的公文不能直接报送上级领导个人，只能报送秘书部门按程序办理。 2.倒行文。有些部门单位将党委、政府或党委、政府办公室文件的代拟稿直接送交党委、政府领导个人，由领导个人对其内容签署批示性意见后交秘书部门办理。既不符合公文处理有关规定，同样也容易出现与（1）相同的问题。因此除领导直接交办的重大紧急事项外，部门单位的代拟稿应一律按要求先送交秘书部门的办文机构按程序办理。 各类领导小组要求市委市政府转发的文件，可先送领导小组领导签署意见，再送市委或市政府办公室办文，这种情况不属倒行文范围。 （二）滥发文件。主要表现。 1.所发公文属可发可不发之列。如有些工作，已经召开了专门会议，领导讲话和会议精神已经部署，而且涉及范围较窄，就不应该另行发文。 2.所发公文只是照抄照转上级的公文。有些单位拿着中央和省里的文件，根本上就是把“省〞改成“市〞、“市州〞改成“区县（市）〞，所发公文内容空洞，无具体措施，不解决问题。这样的文件可直接翻印，不必转发。本级机关主要是催促检查抓落实，可就如何催促检查抓落实提出具体工作措施。 3.调整领导小组等议事协调机构成员，每有调整，就要求发文。原那么上党委、政府办公室只发领导小组等议事协调机构成立的文件，而且有特别明确的规定：今后领导小组如有人员变动，由领导小组办公室自行调整，由领导小组组长审核后以领导小组名义发文，报党委、政府办公室备案，党委、政府办公室不再行文。那什么情况下可以党委、政府办公室名义行文进行调整呢。 （1）根据上级要求，必须进行调整的。如党风廉政责任制工作领导小组，今年省委省政府已经对这个机构进行了调整，对副组长的职务要求发生了变化，而且要求所有党委常委都必须是领导小组成员，这种情况下，市委、市政府办公室就应该参照省里调整情况行文进行调整。 （2）根据本地实际情况变化，市委、政府有明确要求的。如原来某领导小组组长由党群副书记担任，现在没有设党群副书记，党委研究决定由党委常委、组织部部长担任组长，这种情况可以由党委、政府办公室行文调整。再者，为了加强对某一项工作的领导，原来是党委副书记担任组长的，现在改为书记担任组长，可由党委、政府办公室行文调整。第三，为了更好地开展某项工作，须增加党委、政府领导担任副组长，可由党委、政府办公室行文调整。另外党委、政府主要领导有明确指示的，也可由党委、政府办公室行文调整。 （四）序号累赘。发文顺序号中多加了“0〞变成“0×〞。 （五）一文多字号。联合发文时并用了几个单位的发文字号。 （六）一字号多文。用同一发文字号制作两份不同的文件。 （七）跳号。没有按自然数的顺序依次排列，中间出现跳号现象。 （八）字第搭配不当。正确的选项是“字〞在年号之前，不用“第〞；前面用“字〞，后面用“第〞；前面无“字〞，后面就不应有“第〞。常见的错误是：有“字〞无“第〞或有“第〞无“字〞。但“字〞、“第〞均省去是正确用法，如：×委（xx）×号。 （九）滥用“发〞字。只有重要文件才采用“××发〞字号。 （十）自制发文字号。未按规定要求编制发文字号。 五、签发人标注中的常见问题 （一）上行文未标注签发人姓名。公文处理规定要求上行文必须标注签发人姓名。 （二）下行文标注了签发人姓名。下行文不要标注签发人。 （三）标注不标准签发人标注位置远离发文字号（正确的选项是它们之间空两个字）；签发人标注的字体字号与发文字号的字体字号不一致；“签发人〞与签发者姓名之间未加冒号。 六、公文标题中的常见问题 （一）缺少发文机关或通过决议、决定的会议名称。“决议〞、“决定〞等文种的标题不能省略发文机关或通过决议、决定的会议名称。如“中国共产党省第九届委员会第三次全体会议关于中共省委关于认真学习贯彻党的xx大精神，努力开创富民强省新局面的决定的决议〞，就不能省略会议名称，中共省委关于认真学习贯彻党的xx大精神，努力开创富民强省新局面的决定，就不能省略发文机关。 （二）用发文字号代替文件名称如。“关于××（1997）×号文件的批复〞，这类标题的事由，除极少数熟悉标题中所述文件的内容的人外，其他人是不能明白的。应将原文件标题或其主要内容明确标注在批复文件当中。 （三）文字累赘。如。“秘书工作〞×人民政府关于认真贯彻落实×政发（xx）××号文件精神，积极发动群众大力开展抗旱播种保苗，保证今年农业夺取丰收的情况的报告，发文机关可省略，所引文件的发文字号应删掉，事由可概括，改为关于春耕播种情况的报告就简明了。此外，在标题中常出现文字或词义重复的现象，如关于贯彻“秘书工作〞×通知的通知的通知，应为关于贯彻“秘书工作〞×通知的通知；又如关于请求解决“秘书工作〞×的请示，应为关于解决“秘书工作〞×的请示，后面有请示，前面用请求就是多余的。如××政府办公室关于印发〈关于“秘书工作〞×活动实施方案〉的通知中，后一个“关于〞就可以不要。 （四）滥用标点符号。除引用文件用书名号外，公文标题中一般不标注其他标点符号。 （五）缺少文种。如××市人民政府批转市教育体育局关于建立高等院校学习基地的报告，误把被转发部门的“报告〞当作本公文的文种，应在其后补上“通知〞这一文种。 （六）发文机关简称不标准。如。如把“劳动和社会保障局〞简称为“劳社保局〞，就不标准。如果是“开展和改革委员会〞应简称为“发改委〞，如果是“人口和方案生育委员会〞应简称为“人口计生委〞。 七、主送机关中的常见问题 （一）缺主送机关。除公布性文件外，一般文件都必须标明主送机关。但有的文种如会议纪要等，主送机关一般放在文尾末页下端。 （二）主送机关表述不标准。未按党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、有关部门的顺序排列；未用全称或标准化简称，如“市府〞应为“××市人民政府〞；分类排列时未按类内用顿号、类间用逗号的原那么办理；随意使用统称，如“市内各单位〞。 （三）多头主送。主送机关不止一个。向上级机关行文，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关。 （四）主送个人。公文不得主送领导个人。 八、正文中的常见问题 （一）错别字。主要表现。（1）因粗心大意，将“宏观〞错成“客观〞，“拨款〞错成“拔款〞，“突击〞错成“突出〞……；（2）因辨析不准，将“淡薄〞错成“淡簿〞，“渎职〞错成“赎职〞，“严厉〞错成“严励〞。 （二）标点符号错误。常见顿号与逗号混用，逗号与句号混用，方括号与六角括号混用，书名号与引号混用。 （三）数字使用不标准。应该用阿拉伯数字的用了汉字，如“20世纪90年代〞错成“二十世纪九十年代〞；应该用汉字的用了阿拉伯数字，如“党的xx大〞错成“党的17大〞。正文中的数字，局部结构层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字书写，其余的应当使用阿拉伯数字。 （四）随意简称。如将“社会主义精神文明建设〞简称为“社精文建设〞，“高速公路公司〞简称为“高速公司〞。 （五）引文标注错误。未按所引用公文的发文时间、标题的发文字号的顺序引用。如“你单位××（xx）×号文件（关于“秘书工作〞的请示）收悉。〞应为如“你单位关于“秘书工作〞的请示（××（xx）×号文件）收悉。〞 （六）随意使用字体字号。 （七）随意设定字距行距。 （八）前后表述不一致。如前面用单位全称，后面却用标准性简称。 九、附件标识中的问题 （一）有附件不标注。 （二）附件名未标全称。 （三）标注不标准。“附件〞二字顶格标注（正确的选项是顶格空一字）；只标了一个“附〞字（正确的选项是标“附件〞二字）；附件未全部标注；附件标题末用了标点符号。 （四）内容不适。在印发、转发、批转公文的通知中，错将所印发、转发、批转的公文作为附件特殊说明。印发、转发、批转通知和所印发、转发、批转件是共同组成一件公文的，且已在标题中说明，无需作附件标注。“关于印发××工作方案的通知〞中，工作方案就是文件的正文，而不是附件，无须标注。 十、发文机关标识中的问题 （一）党的机关公文未标发文机关名称，用印章代替。 （二）发文机关未用全称或标准化简称。 （三）位置不当。常见的错误是居中标识或靠右边顶格标识。正确位置一般是从全页垂直中线起向右书写，而且发文机关最后一个字比正文缩四个字或与成文日期标识协调（成文日期的最后一个字比正文缩两个字）。在以下两种情况下发文机关标识可越过中线：一是发文机关全称字数多，从中线向右写，一行写不下时；二是联合发文单位多，竖列太长影响美观时。 十 一、成文日期标识中的常见问题 （一）将拟稿日期作为成文日期。成文日期，一般以领导人最后签发的日期为准；经会议讨论通过的决议、决定等，以会议通过的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；电报以发出日期为准。成文日期应当写明年、月、日，年份不能简写。 （二）将打印日期作为成文日期。 （三）汉字和阿拉伯数字乱用。党的机关应用用数字标识：“xx年3月20日〞，行政机关应用汉字标识：二○○五年三月二十日。 （四）位置不当或与落款不协调。常见错误是成文日期第一个字向左越过发文机关第一个字或直接向左靠齐。正确位置一般应是成文日期第一个字与发文机关第三个字（或中间）对齐，向右排印。当发文机关最后一个字比正文缩四个字排印时，成文日期的最后一个字比正文缩两个字。总的原那么是，成文日期的标识是与发文机关标识协调，以保持文面的美观。 十 二、机关印章使用中的常见问题 （一）当用不用。请示、报告等上行文应该用印而未用印。 （二）不当用印的却用了印。如印制的有特定版头的一般普发性文件和会议纪要却用了印。 （三）位置不当。用印既不压发文机关也不压成文日期或只压其中一个。 （四）模糊不清。未及时清洗印章，使印记模糊不清。 十 三、主题词标识中的常见问题 （一）不标引主题词。正式公文都应标注主题词。 （二）将标题简单分切后分当主题词标引。主题词的主要作用是反映公文的类别、主题和表现形式，为检索查询提供方便，由范围（类别词）+内容（类属词）+文种（文件形式）组成，其中的类别词反映公文内容所涉及的范围和应归属的类别，标题中一般不会出现；标题的主要作用是概括公文的性质和要求，由发文机关+事由+文种组成，其中的发文机关一般不宜作为主题词标引。因此，标引主题词时不能简单地切分标题，而应根据公文内容进行分析，弄清公文的类别、主题和表现形式后，再按主题词标引的标准进行标引。 （三）任意生造主题词。不在中共中央办公厅、国务院办公厅或上级主管部门统一制发的公文主题词表中选用主题词，而是任意生造。这将导致不能用计算机对公文进行主题检索，完全失去标引主题词