2023年《管理体系》之探索HSE管理体系信息系统.docx

探索HSE管理体系信息系统 HSE管理体系是石油勘探开发行业广泛推行的先进的管理方法，中国石化在试点的根底上进行了全面推广应用，收到了较好的效果。但是企业在建立和实施过程中还存在一些问题，主要表达为：工作量大；原始信息收集、调用费时耗力；所建体系客观性差、运行不稳定；操作不连续、信息不可靠；管理效益、效率低；信息资源不共享、兼容性差造成几个体系在企业内同时存在，从而增加了管理工作的工作量和管理的复杂性，等等。解决这些问题有效的途径之一是建立信息化的HSE管理体系，即HSE信息系统。 一、作用 1 HSE信息系统使员工从繁杂的工作中解脱出来 HSE管理体系的运作过程是一个有序地处理大量信息的过程，大量原始记录的处理、保存和调用也就成为管理人员重要的工作内容之一。假设以手工来处理这一过程，需要大量的人力和时间，其任务的繁重是可想而知的，尤其是一年一度的监督审核所带来的大量准备工作，一些企业不得不临时性地召集人员突击整理，费时费力不算，形式上也使员工反感，如果实现了信息化管理，问题就简便得多了。 2 HSE信息系统是HSE管理体系有效运行的客观保证 在传统的管理状态下，领导者的关注力、企业干部的工作能力、关键岗位人员的流动率、员工素质的差异程度、生产节奏的快慢或是生产工艺的变化等都会使管理体系运行呈现不稳定状态。唯有信息化管理工具才能从客观上给体系的有效运行提供根本保证。 应用HSE信息系统使体系的运行变成了人机对话的过程，在逻辑上，这个过程不仅将体系转换为基于网络的微机系统管理模式，而且它要求人服从机，这就从客观上减少了各种人为因素对体系稳定性的干扰，微机以极理性的程序日复一日地采集、分析、处理体系信息，从而保证了体系运行的稳定性。 3 HSE信息系统保障了HSE管理体系运行的连续性和可靠性 在大多数企业中，各种管理体系的运行一般都处于领导或骨干管理状态，一旦领导调换、骨干流失或者变迁，体系运行的连续性将受到极大的冲击，严重时将中断运行。同时，在人工管理条件下，体系运行各种数据、信息不仅不易储存、调用、分析，而且一旦偶然变故，体系数据、信息就会瞬间失去，体系运行的过程就会出现断档。建立HSE信息系统不仅可以从根本上消除体系对少数骨干人员的依赖，而且使管理体系运行过程的连续性得到了根本的保证。 另一方面，企业管理体系运行过程中经常出现文件不标准、数据不准确、信息不可靠等质量问题，主要原因是企业内部缺乏统一的话语标准、数据传输杂乱、信息采集主观随意。信息化的HSE系统采用过程模式，标准化的权限设置，从体系的根底环节保证了体系信息的可靠性。 4 HSE信息系统保证了HSE管理体系运行主体执行标准的一致性 石油石化企业执行标准的差异很大，同一企业的不同部门、不同员工对标准的理解也是参差不齐，加上现在的员工流动频繁，假设不加强对新员工的培训，企业将无法控制员工执行标准的一致性。HSE信息系统内设置了HSE管理体系标准，系统的运行过程全面表达PDCA循环模式，应用信息系统的过程就是学习管理标准的过程，而且是潜移默化不走样，部门之间、员工之间执行标准的差异也就根本消失了。 再者是管理标准化必然给企业带来效益，但是在不同的操作状态下标准化管理体系所产生的效益是不一样的，只有在信息化系统的操作状态下，标准化的管理才能发挥出极大的效益，这就是说，只有在信息化环境下，我们才能真正获得HSE管理体系所带来的丰硕成果。 5 HSE信息系统使HSE管理体系运行的信息处于动态管理、资源共享状态 在人工管理条件下，体系运行信息的存储或是纸张，或是电子版，尽管电子版本易于保存，但两者都不是标准化版本。不仅存储的秩序化程度低，而且调用的实时性差，难以保证快捷、准确、不丧失，有时会因一份资料的失踪而贻误了大事。信息化系统下体系运行的信息以标准化形式存储，其存储、调用全部是实时的动态管理。更重要的是，体系运行的现时信息不仅处于动态传递之中，而且可以提升至智能化状态，能及时地提示工作人员并发出预警。 另一方面，信息化的HSE管理体系企业最大的收益之一是体系信息资源的共享。手工条件下的信息共享几乎是一件奢侈的事，不仅费时，而且工作量大，信息流失率高。HSE信息系统提供了一种提升企业标准化管理水平的信息共享模式，不仅实现了企业级的实时共享，而且所有操作人员进入享用信息状态都必须履行权限设置规那么，防止了一些重要信息的泄密。 6 HSE信息系统为深度利用资源、兼容多标管理体系提供了根底平台 人工管理最大的缺陷是信息资源利用及开发程度低、管理标准化的价值未能得到充分的挖掘。信息化系统设置应用统计技术等先进的分析工具处理管理体系中的各种数据和信息，为企业管理者发现问题、解决问题提供了科学的依据，而且节省了大量人力、时间，极大地提高了管理体系信息资源的利用、开发效率。 参加WTO后，企业国际管理体系的开展正趋向于多标（ISO9000、QS9000、ISO14000、OHSMS18000等）一体化。多标一体化管理体系的重要特点是信息量大，大大增加了管理者的工作量和作业的复杂性。在建立HSE信息化系统时可以充分考虑多标综合体系的结构，在功能上预置满足多标综合体系的操作要求，特别是在内容上在全面涵盖HSE标准的同时，可以预留多标平台，企业在贯标时可以直接添加贯彻的标准要素，完善多标一体化管理体系。这样不但可以防止增加认证的工作量和减小内外部审核的复杂性，又利于企业文件、资料的简化。其实目前已有许多企业实现了多标一体化管理工作，只是还没有全面整合在一起。 二、运行模式 中国石化集团公司HSE管理体系是以PDCA模型为根底，按十大要素的要求，分为四个阶段进行的模式。其中，方案阶段包括：领导承诺、方针目标和责任；组织机构、职责、资源和文件控制；风险评价和隐患治理。实施阶段包括：承包商和供应商管理；装置（设施）设计和建设；运行和维修；变更管理和应急管理。检查阶段包括：检查和监督；事故处理和预防。改进阶段包括：审核、评审和持续改进。HSE信息化系统也以PDCA循环为根底，按十大要素、四个板块的模式建立控制系统，每个要素所包括的不同内容下建立子控制系统。如：第三个要素承包商和供应商管理建立一个主控制系统，之下可以分别建立承包商和供应商管理两个子控制系统。每个控制系统或子控制系统都设置标准及其要求，通常采用的方式、方法和存在的问题等，以PDCA循环为根底规定什么时间、什么地点、什么人、利用什么资源、做什么事，并设置预警，一旦某个步骤到时间而没有执行时那么自动提醒。 这里以第十个要素中管理评审为例说明控制系统的建立及其功能。在审核、评审和持续改进控制系统之下建立管理评审子控制系统。第一步录入标准的内容和要求。第二步确定所采用的方式、方法和存在的问题。第三步确定管理评审的步骤。第四步功能设置：①评审准备：控制系统按PDCA的过程模式从制定管理评审方案开始，对各职能部门和管理层次提出评审准备要求，包括需提交的材料及材料形式、完成时间、完成情况确实认等，同时在网络环境下实现方案的审核、批准和发放。②多渠道聚集评审输入及充分性控制：不同的职能部门根据方案要求，将相关的评审输入信息通过网络传送到统一的数据库中，实现评审输入信息的集中控制，为了保证评审输入信息的充分性，将所有的评审输入信息分配给不同的评审者进行评审，并自动控制，只有所有的评审者都评审通过才能进入下一个过程。③评审发现的自动处置：根据评审结果和对结果的分析，将评审发现的不合格项自动发送到不合格控制系统进行处置，保证评审输出的有效性。④评审报告的模块预置：预置评审报告的标准模块，允许用户调用和修改，快速完成评审报告的创立。⑤评审状态的自动识别和控制：系统自动跟踪评审的状态，并自动识别和控制历史记录的操作权限，同时根据当前状态控制后续的操作权限，保证评审过程的准确和记录的完整。⑥多条件的过滤查询和记录定位：启动查询器输入查询条件，系统自动从数据库中过滤出符合当前条件的记录，数据用户输入查询条件的精确程度，可以实现模糊查询多条记录和精确定位的单条记录。⑦带报警提醒的邮件系统：系统提供用于信息传递的内置邮件系统，既可以在该系统中运行，也可独立运行。系统自动识别收件人的地址，可以实现邮件的“批发〞。另外邮件系统中提供报警和邮件已读标识功能，当用户启动主控制系统时，可在桌面上自动弹出邮件提示窗口，使用户快捷地读取邮件。⑧其他权限预置。 三、建立 石油石化施工企业要建立HSE信息化系统，需要做的工作很多，也很麻烦，但必须抓住以下几点。 1 需求调研，确定循序渐进的目标 企业内部要指定工程负责人，成立工程实施小组，一般包括工程负责人、HSE管理负责人、系统管理员、软件工程师等。由工程小组依据HSE标准要素所覆盖的范围对企业的组织机构、员工情况、施工流程、产品工艺、生产情况等进行全面、充分的调研，识别每一个环节的危险因素，并对这些危险因素进行风险评价，通过评审认可最终确定企业对HSE体系的详细需求和相应的技术资料。 2 设计正确可行的实施方案 HSE信息化系统要安装简便，人机界面友好，实用性强。操作使用应符合企业生产需要或产品工艺要求，真正做到及时发现隐患、预防事故发生，为HSE管理起到良好的作用。软件工程师根据企业生产需要或产品工艺要求，依据调研报告制定详细的实施方案，主要包括：需求分析、系统规划、技术方案、实施方案、系统维护等，并提交企业和相关人员评审，确定实施方案。 3 对系统软件提出明确的要求 由于石油石化企业工作、生产环境的多样性和复杂性，好的HSE信息系统应当能够给用户提供可以构造适合于本企业生产环境的HSE平台系统，当用户的经验与系统解决方案不一致时，HSE系统推理和决策应方便地被用户修改。 4 系统的安装和试运行 设计完成的HSE信息化控制系统要进行现场安装和调试运行，通过一段时间的试运行，对运行中可能存在的问题及时做出修改，确保系统运行到达相关技术要求后再移交企业使用。至此一套信息化的HSE管理系统便算完成了。 四、体会与建议 （1）建立信息化的HSE管理体系之初，可能比建立一般的HSE管理体系所花的人力物力要多，但一旦实现信息化之后，其效益、效率是显而易见的。 （2）目前各企业HSE管理体系都是企业内部独立的体系，通用性差、本钱高，HSE信息化系统可以开发成为通用性软件，也就是说石油石化企业系统内都可以适用或局部适用，从而可以减少相同企业或类似企业的开发本钱。 （3）建立信息化HSE系统后，为企业多标一体化的实施建立了根底平台，从而为企业全面实施信息化管理奠定了根底，当然如果企业其他体系已实现信息化，再把HSE管理体系整合进去就省事多了。 吴河