2023年商务信函的基本写作要求.docx

2023年商务信函的根本写作要求 写作商务信函并不要求您使用华美秀丽的词句。全部您需要做的就是，用简洁朴实的语言，精确     的表达自己的意思，让对方可以特殊清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，期望对您写作商务信函有借鉴作用。 口语化 每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次沟通。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误会，以为写作商务信函就应当用一种特殊的“生意腔〞，于是把一封原来应当是热忱而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Yourletterhasbeenreceived〞，“Yourcomplaintisbeinglookedinto〞而不是“Ihavereceivedyourletter〞或者“Wearelookingintoyourcomplaint〞。其实我们简洁的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简洁明白的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热忱，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简洁，自然，人性化。 想象一下，假设您由于无法准时交货而在 上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说“Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday〞。既然在 中您会这样说，为什么在信件中要改成“Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday〞？放弃这种所谓的“生意腔〞吧，让您的信也象谈话那样简洁，自然，人性化。 语气语调 由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所接受的语气语调也应当符合您的目的。在写之前先不妨认真考虑一下，您写这封信函是想到达一个什么样的目的，您期望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝告性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。 真诚 不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最根底的，所以您的信函也必需能够充分体现您的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍，确保假设此时对方正在 中与您通话，他确定能够感受到您的自然和真诚。 直接 跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函确定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。假设是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。由于这些内容不仅不能使沟通通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感爱好，反而会让他们恼火，产生反感。 礼貌 我们这里所说的礼貌，并不是简洁用一些礼貌用语比方yourkindinquiry,youresteemedorder等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和境况的态度。假设本着这样的态度去跟别人沟通，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的时机。 特殊要留意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并敬重对方的观点。假设对方的建议不合理或者对您的指责不公正时，请表现一下您的高姿势，您可以据理力争，说明您的观点，但留意要讲究礼节礼貌，避开用冒犯性的语言。 还要提示一点，中国人有句话叫做“过犹不及〞。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真稚嫩。所以最关键的还是要把握好“度〞，才能到达预期的效果。 简洁 就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简洁，清楚，简洁理解。用常见的单词，避开生僻或者拼写简洁的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，由于短句更简洁理解。少用“and〞，“but〞，“however〞，“consequently〞这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比方，您前面写了“goodshavebeensent〞，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward〞“dispatch〞等。由于这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。 精确 当涉及到数据或者具体的信息时，比方时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使沟通的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。 针对性 请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是特地给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，假设您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“DearSirs〞or“DearSirorMadam〞。 语言朴实 前面我们说过，商务信函不需要用华美的词句。依据西方的语言习惯，他们更情愿使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避开华美简洁的词句。比方“Welookforwardtoabrightandgloriousfutureofcooperation〞，就不如直接写成“Wehopetohavetheopportunitytoworktogetherwithyouinthefuture.〞，这样才更加符合西方人的语言习惯。 回复快速准时 给买家的回复，千万要快速准时。由于买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择适宜的供给商。假设您的回复不够准时，就可能由于抢不到先机而失去商机。 标题 这一点是特殊针对写电子邮件的。或许很多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个局部，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。假设标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比方这样的标题“Howareyou〞，“Canweworktogether〞，建议您改成“Proposal:BrightIdeasImports--ZhejiangTextile‘sPartnershipOpportunity〞或者“Introduction:OurProductOfferingsforBrightIdeasImports.〞这样您的邮件会显得更加专业。 校对 写完之后，确定要检查。最根本是要确保拼写和语法正确，然后检查一下您所供给的事实，数据等是否有错。我们都会犯错，但即使在您的信函里有一个微小的失误，也可能会破坏您在沟通方面的可信度，并使人对您表达的其他信息投下疑心的阴影。 5