2023年办公室计算机办公软件应用探讨.docx

天道酬勤 办公室计算机办公软件应用探讨 翻开文本图片集 摘 要：以办公室计算机办公软件为研究对象，分析了计算机办公软件应用的意义和优劣势，介绍了计算机办公软件了应用前景，提出了计算机办公软件的开展前景。为此，进一步开发办公室计算机办公软件的应用功能，充分突出软件智能应用的作用具有参考价值。 关键词：办公室；计算机；办公软件；应用 中图分类号：TB 文献标识码：A doi：10.19311/jki.16723198.2023.02.088 办公室计算机办公软件指的是在计算机上实现文档编辑、信息存储、数据处理和文本信息的展示等功能的软件，是企事业单位完成日常办公的根底工具。办公室计算机办公软件的应用为企事业单位正常工作的有序进行提供了可靠的保障。 1 办公室计算机办公软件应用的意义 办公室计算机办公软件的应用对企业的可持续开展具有十分重要的意义，并具有显著的经济效益和环境效益： 1.1 经济效益 办公室计算机办公软件的使用，使信息资料的编辑、传递和储存更加快捷、便利、准确，极大的提高了工作效率，有效降低了企业的运营本钱，为实现自动化办公提供条件，为企业经营业务的有序开展奠定了坚实的根底，经济效益明显。 1.2 环境效益 办公室计算机办公软件的使用，使无纸化办公方式的实现成为了可能，信息的精准记录防止了人工操作失误的可能。计算机办公软件显著减少了办公过程中的纸张浪费，资料保存也无需占用较大空间的房屋，环境效益明显。 2 计算机办公软件的优劣势分析 2.1 计算机办公软件的优势分析 2.1.1 信息的高效处理和分类储存 与传统的人工信息处理方法相比，计算机办公软件可以实现信息的高校、准确处理，包括快速进行文档的编辑、修改、拷贝；准确的数据分析和统计；演示文档的制作等。计算机办公软件还可以对信息进行分类存储，统一管理，计算机数据存储的原理和特点使企业不再需要大面积的档案室来保管资料，仅1MB的容量可以存储50多万汉字。计算机办公软件还能实现资料的智能检索，减轻资料管理人员的工作量，提高资料管理工作的质量和效率，有效提高文档的管理水平和利用效率。 2.1.2 办公自动化的实现 计算机办公软件的使用使办公自动化的实现成为可能。计算机办公软件使文字、数据等信息资料以统一的格式存储，为信息的有效传递和交流创造条件。计算机办公软件实现了对文字、数据、图片、视频等信息识别、收取、存储的自动化控制，进一步促进了工作效率的提高。计算机办公软件为各种计算机技术〔如网络技术、图像处理技术〕的开发和集成提供了平台，从而实现数据的智能处理、视频的自主识别、网络协同办公等。计算机办公软件的使用使信息传递不再局限于文字，信息處理不再依靠人工，信息交流不再局限于场所。 2.2 计算机办公软件的劣势分析 2.2.1 资料平安性易受到威胁 资料的平安性是使用计算机办公软件办公的最主要风险。利用计算机办公软件编辑和处理文字信息时，计算机设备问题或软件运行问题会导致数据丧失或出错，网络平安问题会导致信息的无意泄露或被他人窃取。企业重要数据信息丧失，特别是涉及国家机密、商业秘密的信息丧失，会对国家平安造成较大威胁，给企业造成巨额的经济损失。为提高资料平安性，企业应加强计算机设备和软件的维护和管理工作，定期、不定期对计算机进行查毒、杀毒，检查网络的平安性和计算机的运行状况，发现问题及时维护、修理。对信息资料及时备份和保存、办公数据恢复软件的开发和使用也是保障资料平安性的有效方法。 2.2.2 软件个性化需求无法满足 计算机办公软件无法满足软件个性化使用需求。计算机办公软件提供了固定的使用流程和模块，统一文档格式，以便于信息的交流和存储，但这也成为限制个性化使用的弊端。例如，计算机办公软件语言多以英文为主，不是以英语为母语的人群在使用时会存在困难，甚至出现对词义的理解错误而造成错误操作的状况；数据分析软件以根底统计方式为主，计算公式主要是常用的求和、求差、排序等，无法满足对专业性较强的数据进行处理的需求，只能通过人工在常用公式的根底上自行编辑计算表格来实现。个性化计算机办公软件的开发可以有效解决这个问题，根据个性化的需求在现有办公软件上进行加工，设计出适合使用的个性化软件，以满足使用者的需要。 3 计算机办公软件的应用情况及开展前景 3.1 计算机办公软件的应用情况 常用的计算机办公软件有Microsoft office系列软件和WPS office系列软件。Microsoft office系列软件包括文字处理软件Word，数据处理软件Excel，幻灯片制作软件PowerPoint，电子邮件软件Outlook，出版物制作软件Publisher，数据库管理软件Access和流程图制作软件Visio等。WPS office系列软件，一款office国产化的计算机办公软件，根据中国人的使用习惯和需求开发，更适合于中国人使用。 Microsoft office系列和WPS office系列办公软件的比照分析见表1。 与Microsoft office相比，WPS office新增了更多适合中国人使用的功能，例如在Excel中增加了个人所得税的计算公式，在Word中增加了中国节假日相关的模板等。WPS还可直接将数据在云端备份，为数据的有效使用提供了保障。WPS的软件功能已根本能够满足日常办公需要，在知识产权问题被广泛关注的当下，WPS office系列软件被越来越多的人所使用，WPS office的更多使用功能也在不断的被开发和升级。 3.2 计算机办公软件的开展前景 随着计算机信息技术的不断开展，作为根底软件的计算机办公软件将具有更广阔的开展空间。 3.2.1 专业领域的计算机办公软件开发 为满足特殊领域、专业办公室计算机办公软件使用的需要，基于office系列软件的专业化办公软件的开发工作逐步展开，以提高专业领域的工作效率，实现特殊领域的办公自动化。例如：东方地球物理公司开发的OBCOffice软件有效提高了海上地震勘探测量资料和处理效率和处理质量；利用Excel对学生的成绩进行系统管理，到达快速統计、分类、按条件求值等目的，数据处理方便、快捷、准确。 3.2.2 少数民族语言的办公软件开发 拥有56个民族的中国有多种民族语言，如藏语、蒙语、维语等。为促进少数民族地区信息技术的开展，提高民族企业办公效率，开发能满足少数民族客户的使用要求少数民族语言办公软件，包括建立少数民族字库、撰写编码、输入法开发、多语言界面设置等。少数民族语言办公软件的开发应注意语系的特点及使用习惯，使办公软件更便于操作和使用。 3.2.3 基于WEB的协同办公软件开发 随着通讯技术的不断开展，单一的个人办公软件已无法满足信息交流日益频繁的现代办公需求，将WEB技术与office软件技术有机的结合起来，开发可以实现资源共享、协同工作的办公软件。基于WEB的协同办公软件可以实现文件资料共享、信息交流传递、资料系统管理等，为企业打造了一个科学、开放、自动化程度较高的信息化办公平台，在线办公软件极大的拓展了企业的办公地点和参与办公的人员。 4 结论 办公室计算机办公软件的应用对企业的可持续开展具有十分重要的意义。计算机办公软件的优势包括：信息的高效处理和分类储存、办公自动化的实现；劣势包括资料平安性易受到威胁、无法满足软件个性化需求。计算机办公软件中应用最为普遍的是Microsoft office系列和WPS office系列软件。计算机办公软件的开展前景包括专业领域的计算机办公软件开发、少数民族语言的办公软件开发、基于WEB的协同办公软件开发等。计算机办公软件的有效应用是企业提高管理水平，提高工作效率，创造更大收益的根底和保障。 参考文献 [1]胡慧.办公软件综合应用调查分析[J].智能计算机与应用，2023，〔6〕：912. [2]许运超.办公软件社会化分享设计研究[D].长沙：湖南大学，2023.