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2023
秘书
怎样
提高
办公
效率
秘书怎样提高办公效率
作为秘书,应该分清主次,把主要时间与精力放在企业大事的处理上,而不是像陀螺一样,在事务堆里拼命地转,成天被琐事缠着脱不开身。要做到这一点,不是再招聘一个秘书做我们的助手,而是需要我们挖掘自身的潜力,从提高工作效率着手。
任何工作都有它的自身的运作规律,企业运作与行政事务也一样,都有其固定的做法。聪明的秘书是根据这些规律寻找出更有效的工作方法,然后设计一套适合我们习惯的操作程序,帮助自己驾轻就熟地开展工作。
譬如上班标准,开门后先定格观察一下办公室内有无异样,如有异样,迅速锁门保护现场,等候同事相助。如无异样,那么一路进去,左手拿什么,右手理什么。顺路顺手做进去,边做边想着另一些马上要做或刚发现要做的事的做法。就像纺织厂的挡车工那样迅速地眼观六路,耳听八方,眼明手快,干净利落。在做这些早操式的每日必干的事情时,还得保持秘书的有条不紊与优雅神态。
再譬如用足左右大脑,用心记住一切相关事物和信息,养成记笔记与迅速分门别类办理事务,起草文件、打 、打印文件、接待客户等等。在我们的大脑中迅速合并同类项,先干什么,接着干什么,最后干什么,作出准确反响,和原先已定妥的事儿归类,迅速重排/顷序,条件反射性的马上成为一个新的行动方案。这样做,脑子是够累的,但是得到了锻炼,而且可以少走弯路,人不辛苦,工作效率又高,何乐而不为呢。会动脑子的人不累,因为用的是优选法,用的是技巧和方法。只有那些不动脑的人才累,因为用的是体力,而用体力是最吃力的事。勤奋的人不一定成功,但掌握窍门的人一定会成功。
把已被事实证明是有用的东西拷贝下来,在今后的工作中加以复制使用,也能大大提高秘书的工作效率。譬如企业规章制度和一些格式文件,大体都是相同的。我们做个有心人,把它们储存起来,一旦上司需要,从里调出采,加以局部修改与调整厂改头换面,就成了一份令上司满意的资料。这不但降低了我们的工作量,提高了效率,也增加了上司对我们工作能力与实际表现的好感与信赖。现在资讯手段那么先进,完全可以充分利用这些手段改善自己的工作条件,从物质上保障自己有效地提高工作效率。
除了自己设法提高之外,我们秘书还要善于调动与发挥部下及同事的工作积极性和能力,帮助他们探求更好更迅速有效的工作方式,同时用紧张有序、忙而不乱、井井有条地工作心态去创造高效率的工作气氛。
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