头脑风暴方法及高效会议.ppt

高效会议高效会议 与与 GO-FAST应用应用 交流人交流人:徐明强徐明强 深圳路创企业管理咨询有限公司深圳路创企业管理咨询有限公司 浙江钱江摩托股份有限公司发动机事业部浙江钱江摩托股份有限公司发动机事业部 为什么要开会？为什么要开会？会议的目的：会议的目的：发布信息、收集信息发布信息、收集信息 作出决定、达成共识作出决定、达成共识 解决实际问题解决实际问题 以上三项的综合以上三项的综合 高效会议高效会议 太多的企业召开类似会议无果而终，无效的太多的企业召开类似会议无果而终，无效的会议重复召开浪费企业的资源、时间，改善和会议重复召开浪费企业的资源、时间，改善和机遇悄悄流逝；机遇悄悄流逝；会议案例解析会议案例解析 我们遇到的困难我们遇到的困难 精益生产项目运行过程中存在大量的信息沟通和业务协调，会精益生产项目运行过程中存在大量的信息沟通和业务协调，会议成为项目有序展开的议成为项目有序展开的“必杀技”“必杀技”，通过一定形式的会议能够，通过一定形式的会议能够达达成共识、获取方法、快速执行成共识、获取方法、快速执行等作用。等作用。例行类会议解析：例行类会议解析：日例会、周例会、月度例会、培训宣贯类会议日例会、周例会、月度例会、培训宣贯类会议等形式是及时捕捉项目等形式是及时捕捉项目信息的平台，能够及时传递项目信息、获取项目异常信息的通道，但是例信息的平台，能够及时传递项目信息、获取项目异常信息的通道，但是例会会召开的比较臃长，效率和效果不佳召开的比较臃长，效率和效果不佳！管理改善类会议解析：管理改善类会议解析：项目运行过程中我们会发现大量的问题，而这些问题是需要集中团队项目运行过程中我们会发现大量的问题，而这些问题是需要集中团队智慧和资源来改善的，会议提供一个智慧和资源来改善的，会议提供一个集思广益、共同讨论、团队协作集思广益、共同讨论、团队协作的平的平台来实现专题业务的提升，但是由于现场的问题责任一般责任方不明确，台来实现专题业务的提升，但是由于现场的问题责任一般责任方不明确，会议过程经常出现会议过程经常出现“踢皮球”、“无果而终”“踢皮球”、“无果而终”的局面！的局面！高效会议高效会议 需要弄清楚问题：需要弄清楚问题：有什么问题有什么问题 主要问题是什么主要问题是什么 哪些问题必须要解决哪些问题必须要解决 问题解决的资源评估问题解决的资源评估 其他其他 问题在那里？问题在那里？精益生产管理工作相关会议运行原则精益生产管理工作相关会议运行原则 如果如果不开会不开会也能解决的问题就取消精益生产会议！也能解决的问题就取消精益生产会议！如果如果局部沟通局部沟通就能够就能够达成共识达成共识的就可以取消会议！的就可以取消会议！成功会议的三要素成功会议的三要素 是什么在推动着一次成功的会议？是什么在推动着一次成功的会议？一、优秀的主持人一、优秀的主持人 二、运行流程和方法二、运行流程和方法 三、引导良好的参与三、引导良好的参与 一、优秀主持人的技巧一、优秀主持人的技巧 会前会前 决定会议是否有必要决定会议是否有必要 准备会议议程准备会议议程 安排会议地点安排会议地点 会中会中 组织会议组织会议 明确会议宗旨和会议目的明确会议宗旨和会议目的 鼓励与会者的积极参与鼓励与会者的积极参与 听取并考虑所有观点听取并考虑所有观点 会议期间安排会议要点记录会议期间安排会议要点记录 掌握好会议的时间掌握好会议的时间 控制冲突和不同意见控制冲突和不同意见 观点明确、目标鲜明观点明确、目标鲜明 会后会后 对已达成一致的意见要对已达成一致的意见要发放会议备忘录行动发放会议备忘录行动方案确保行动方案得方案确保行动方案得以实施以实施 二、会议运行方法二、会议运行方法PDCA 会议运行步骤会议运行步骤 1、会议议程表、会议议程表 主持人要弄清楚主持人要弄清楚 为何要召开本次会议为何要召开本次会议 有何目的有何目的 何人参加何人参加 何时举行何时举行 何处召开何处召开 如何进行如何进行 2、召开会议、召开会议开场白开场白 让与会者明白开会的让与会者明白开会的目的及流程目的及流程；让与会者知道让与会者知道为何为何请他们来开会；请他们来开会；预先提示预先提示避免不相关避免不相关的主题；的主题；取得与会者对取得与会者对会议进行方式会议进行方式的认可；的认可；3、召开会议、召开会议 组织会议以取得预期结果为组织会议以取得预期结果为目标目标 按设定按设定议程开会议程开会 包括每一个包括每一个议项、概述议项、概述各项决定各项决定 引导、鼓励引导、鼓励与会人员参与与会人员参与 重要的备忘事项和决定需做重要的备忘事项和决定需做记录记录 时间是宝贵的时间是宝贵的要掌握要掌握时间时间 控制控制争议争议、要有最后、要有最后决策决策 4、召开会议、召开会议总结总结 会议结束后会议结束后主持人传达与会者主持人传达与会者已讨论过的问题已讨论过的问题 概述已达成的会议决议：概述已达成的会议决议：何事、负责人、何时完成、何事、负责人、何时完成、需要与会者何种支持需要与会者何种支持!对沟通的内容达成对沟通的内容达成共识并形成书面共识并形成书面文件！文件！5、会后措施、会后措施 自上而下逐级向非与会者自上而下逐级向非与会者传达信息传达信息 制订制订行动计划行动计划以完成分配给您的任务以完成分配给您的任务 确定计划以跟踪确定计划以跟踪会议所作决议的工作进度会议所作决议的工作进度 根据需要根据需要制订下次会议制订下次会议的议程的议程 三、与会人员良好的参与意识三、与会人员良好的参与意识 与会者的职责是：与会者的职责是：有备而来、投入讨论有备而来、投入讨论 清楚地和积极地提出观点清楚地和积极地提出观点 切中主题切中主题不要离题不要离题 鼓励差异性的意见鼓励差异性的意见 集中于会议主题集中于会议主题 考虑别人的意见考虑别人的意见 提供折衷意见提供折衷意见 与会人员良好的参与意识与会人员良好的参与意识 与会者的职责是：与会者的职责是：避免重复和夸夸其谈避免重复和夸夸其谈 认真倾听他人的观点！认真倾听他人的观点！协助主持人以取得会议的预期结果！协助主持人以取得会议的预期结果！支持会议最终达成的意见！支持会议最终达成的意见！积极向非与会者传达信息！积极向非与会者传达信息！低效会议的表现要素低效会议的表现要素 成功会议的黄金规则成功会议的黄金规则 GO-FAST（头脑风暴法）（头脑风暴法）深圳路创企业管理咨询有限公司深圳路创企业管理咨询有限公司 精益生产项目当前的问题精益生产项目当前的问题 实际问题解决：实际问题解决：我们发现大量的问题，但是我们找不到方法！我们发现大量的问题，但是我们找不到方法！我们找到方法但是方法不完美！我们找到方法但是方法不完美！我们觉得有很多方法能够解决问题但不能决策！我们觉得有很多方法能够解决问题但不能决策！讨论问题的时候领导的观点占主导无法拓展！讨论问题的时候领导的观点占主导无法拓展！没有创造性的方法实现大的突破！没有创造性的方法实现大的突破！有效途径：群策群力（有效途径：群策群力（GO-FAST）GOGO-FASTFAST简介简介 GO-FAST：GO-行动；行动；FAST-快速；快速；集思广益！快速决策！马上行动！集思广益！快速决策！马上行动！目的：目的：为企业经营过程中的问题解决提供标准流程，集中员工智慧、整合企为企业经营过程中的问题解决提供标准流程，集中员工智慧、整合企业有限资源解决现场可以克服的具体问题。业有限资源解决现场可以克服的具体问题。要点：要点：集体智慧集体智慧 和谐研讨和谐研讨 现场决策现场决策 快速行动快速行动 如果：如果：1=5 2=25 3=125 4=625 那么：那么：5=？启示：思维定势、思维激荡启示：思维定势、思维激荡 头脑风暴法头脑风暴法(Go-Fast)1、集思广益、集思广益 如对现场问题无法决策，可召开智囊团会议商讨具体方如对现场问题无法决策，可召开智囊团会议商讨具体方案，可采用集体智慧，寻求办法解决实际问题。案，可采用集体智慧，寻求办法解决实际问题。想法想法2 想法想法8 想法想法1 想法想法3 想法想法9 想法想法4 想法想法5 想法想法 问题问题 问题问题 建议建议 主题主题 27 快速决策快速决策 快速决策快速决策 确认确认 分析分析 计划计划 实施实施 评估评估 2、快速决策、快速决策 陈述作陈述作 出决策出决策 小组讨小组讨 论方案论方案 提出行提出行动建议动建议 问题问题 收集收集 会议目会议目的介绍的介绍 28 3、马上行动、马上行动 “GoFast”会议输出研讨结果管理会议输出研讨结果管理 制定明确实施计划或会议纪要制定明确实施计划或会议纪要 提供资源支持所有确定的决议提供资源支持所有确定的决议 及时总结阶段成果并汇报及时总结阶段成果并汇报 评估已经实施了的方案评估已经实施了的方案 追踪结果持续改进追踪结果持续改进“GoGo-FastFast”运行的意义运行的意义 决策文化决策文化 迅速做出决策，迅速实施迅速做出决策，迅速实施 将计划付诸实施将计划付诸实施 全员参与管理现场活动全员参与管理现场活动 欢迎变化欢迎变化 企业管理人员乐于变化企业管理人员乐于变化 广泛听取员工的意见广泛听取员工的意见 将建议及时付诸实施将建议及时付诸实施 激励进步、引导改善激励进步、引导改善 迅速应变迅速应变 培养迅速应变能力培养迅速应变能力 有效应对变化有效应对变化 要求领导首先具有“紧迫感”要求领导首先具有“紧迫感”30 GoFast！研讨会主要课题安排研讨会主要课题安排 选择合适的问选择合适的问题，坚持以关题，坚持以关键业务为先导键业务为先导 选定以改善为选定以改善为导向作为研讨导向作为研讨会议的主旨！会议的主旨！确定需要研讨确定需要研讨问题的范围问题的范围 为所需业务选定为所需业务选定 若若干名员工干名员工 组成研讨组成研讨团队团队 为决策小组选定主为决策小组选定主要领导人要领导人 确定优秀的人为会确定优秀的人为会议主持人议主持人 主持人与决策人研主持人与决策人研讨如何根据在研讨讨如何根据在研讨会上听到的建议作会上听到的建议作出决策，迅速行动出决策，迅速行动 如何引导会议有序如何引导会议有序展开展开 确定会议前期需要确定会议前期需要准备的资料并落实准备的资料并落实 贯彻实施决策贯彻实施决策 支持解决确定的决议支持解决确定的决议 评审实施情况评审实施情况 跟踪结果跟踪结果 选定课题或研讨主选定课题或研讨主 题并明确研讨范围题并明确研讨范围 选定研讨会成选定研讨会成 员和决策小组员和决策小组 GO-FAST前期准备前期准备 组织组织GO-FAST 后续跟踪贯彻实施后续跟踪贯彻实施 研讨会时间因课题研讨会时间因课题及学员人数的多少及学员人数的多少而异而异 多数研讨会以输出多数研讨会以输出需要的结果为结束需要的结果为结束点或组织滚动研讨点或组织滚动研讨 GO-FAST会议议程案例会议议程案例 32 前期的准备工作前期的准备工作 集思广益，提出有独创性的观点，如需要的话，可召开会议集思广益，提出有独创性的观点，如需要的话，可召开会议发表独创性观点，讨论具体事宜和需优先操作的事项发表独创性观点，讨论具体事宜和需优先操作的事项.与会人员：与会人员：发起人、部门主管、主要负责人或课题专家（可选择）、课题相关方发起人、部门主管、主要负责人或课题专家（可选择）、课题相关方人员人员 选定议题：选定议题：帮助主持人选议题或实际急需改善的具体问题帮助主持人选议题或实际急需改善的具体问题 选定主持人：选定主持人：帮助确定一名优秀的主持人帮助确定一名优秀的主持人 33 召开召开GO-FAST研讨会并发布研讨会议通知！研讨会并发布研讨会议通知！会议安排会议安排 确定会议日期确定会议日期 确定会议地点确定会议地点 确定与会出席者确定与会出席者 确定会议用品状态确定会议用品状态 确定研讨会工作议程确定研讨会工作议程:为工作组确定确定的会议议程为工作组确定确定的会议议程 向主持人提供背景材料使之可以更好地了解“提高会议效率”事宜！向主持人提供背景材料使之可以更好地了解“提高会