2023年公司印信管理标准.docx

公司印信管理标准 公司印信管理标准 （试行） 1主题内容及适用范围 为标准公司各种印章的管理和使用程序，便于正确使用和有效控制，特制定本管理标准； 本管理标准适用于全公司印信管理工作。 2管理职能 2.1公司办公室负责全公司印章的管理。 2.2各部室负责本部室印章的管理。 3管理内容 3.1公司印信的种类及使用范围 3.1.1公章。是我公司的正式印章，具有法定的规格、尺度和样式，刊有法定的单位名称，正式代表我公司的职权。在处理公务中，以公司的名义上报下发的文件和对外发生工作联系，只有加盖公章，才能发生效力，才能服从、遵行或接洽、配合。 3.1.2经上级业务主管部门标准的、能够对外发生效力的部门用章和业务专用章。 3.1.3只限于本范围内工作往来使用的部门用章和业务专用章。 3.1.4一般专用章，主要用于某种特定工作，这种印章只用于刊用使用的目的和范围，超过其范围就没有其法律效力。 3.1.5钢印。一般用在需要粘贴照片的证件与证件的日期上，或者用在票据的连接处。钢印不能独立使用，也不能当作文件、介绍信及其他票据的有效标志。 3.1.6领导人及专业人员名章。代表公司领导的职权或专业人员的责任身份。具有行驶职权的标志作用。名章和个人私章不同，也属于公务专用章范畴。 3.2工作程序 3.2.1印章管理流程图 ↓ 开始 绘制印章草图 ↓ 交董事长批准 ↓ 公安局备案 ↓ 刻制印章 ↓ 公司登记 ↓ 印章单位领取签字 ↓ 结束 3.2.2印章的刻制与颁发 3.2.2.1印章的制发权 a、公司公章由上一级领导机关制发。 b、专用章、钢印，须报经上级主管部门或经理批（更多精彩文章来自“秘书不求人〞）准后刻制。 c、领导人名章，部门提出申请，经董事长（分管经理）批准同意后刻制。 3.2.2.2印章刻制的步骤与要求 a、公司内机构设置或改变名称，或刻专用章，印章的制发权属公司办公室，并确认刻制印章的依据。一般有以下依据之一者方可刻制。 b、有本公司或法定的主管部门关于组织新机构（或更名）文件。 c、刻制专用章要有经理或分管经理批准的书面材料。 3.2.2.3绘制印章草图 绘制印章图要严格按照国务院和省、市人民政府关于印章的规定办理。应注意以下几点： a、正式印章一律为圆形，其尺度按国务院规定绘制。专用章的样式、尺度可以自定，但其尺度一般不得超过正式印章。 b、印文要用单位和部门的法定名称。字数较多的，可用通用的简称。 c、印文要用宋体字和国务院公布实行的标准简化字，禁止使用已经废止了的繁体字或其他字型。 d、公司、部室印章印文要符合公布名称，字型排列前段自左而右环行，后段自左而右横行。 e草图绘出后，要经公司办公室主任审查定稿前方可印章。 3.2.2.4向公安部门申请登记和审批。刻制印章必须持本公司介绍信和印章草图，到刻字社所在地公安部门申请登记和审批。 3.2.2.5委托刻字社刻制。持公安部门的批准证明、本公司委托书及印章草图，到公安部门指定的刻字社刻制。 3.2.2.6印章的验收。一要检查印章质量是否符合要求，二要检查有无使用痕迹（新章启用前不允许有使用过的痕迹），经验收确认合格后，交付管理人员严密保管。 3.2.2.7印章的颁发与启用 颁发印章，一般由使用部门派专人到公司办公室领取，颁领印章时，手续要严密。 a、领收人需持部门介绍信并标明领收人签字。 b、颁领人双方要当面验章，认为妥当后由办公室将印章密封并加盖密封标志后交领取人带回。 c、领取人将印章带回部室，立即交部室主任拆封检验。认为妥当后，指定专人保管使用。 d、使用部门启用印章时，要将印模和启用日期报送上级主管部门或公司办公室备案。公司办公室负责把印模和启用日期的材料立卷归档，永久保存。 e、公司各部室、印章文要符合公布名称，字型排列前段自左而右。 3.2.3印章的管理与使用 3.2.3.1办公室要建立保管登记册，载明什么印章、印文、印模及保管人姓名等项。 3.2.3.2印章管理的一般规那么 a、开始用印都要通过管理人员。不得委托他人代用。 b、保管印章要牢固加锁，防止被盗。用完印章要随手锁好。部门及以上印章不得敞开保管或任意放置在办公桌上。印章被盗所产生的后果，管理人员应负法律责任。 c、使用印章要在办公室内，一般不得将印章携出公司以外使用。特需须经董事长批准。 d、在印刷厂套印有印章的文件时，要有印章管理人员到场监印，并不得套印空文件纸。 e、印章管理人员要注意保养印章，及时清洗，以确保盖印清晰。 3.2.3.3使用印章的要求： 按以下五个步骤办理： a、用印前，首先明确批准期限，要检查有无公司领导批准用印的签字。原那么上，重要文件、材料、证件加盖公章由公司领导审核签字；对不涉及我公司重大事项的一般性事务而需用印的，应由该项业务主管部门或办公室管印人员批盖。 b、审阅用印内容及检查留存材料是否齐全：一般信件要保存有领导签批的草稿：合同、协议书要保存一份文本；各种文、证件、票据要附有样本，并且名称、数量相符；个别确实没有留存材料的，要详细记载用印情况已备查。 c、用印登记。经审查确认符合用印手续后，要在用印登记簿上逐项填写登记工程。包括：用年月日、编号、用印内容、批准人、用印部门、承办人、监印人及留存材料等。 d、盖印。经上述审查、登记后，即可按要求加盖印章。盖印要端正、清晰，并压年盖月。 e、整理留存材料。对其进行编号整理，归卷备查。其中有查考价值的，要在年终立卷归档保存。 3.2.3.4特殊情况的处理 印章管理人员对印章使用的后果负有责任。所以，在一般情况下，不允许在空白凭证、介绍信上盖印。如确需时，应按以下要求处理： a、要公司董事长特别批准。 b、此类凭证要有指明用途的特定格式，以使其不能作别的凭证。 c、此类凭证要逐页编号，装订成册，并留有存根和领用人签字。 d、此类凭证的具体管理，要由领用部门负责。领用部门要由专人管理，填发时要履行批准手续。 e、此类凭证使用后应注明去向并申请上填写清楚。 4检查与考核 4.1各部室在印章起草、刻制、颁发、启用过程中，不按本规定执行，每次扣责任人分，责任部室分。 4.2印章管理人员未妥善保管印章，遵守相关规定，影响正常工作的，每次扣责任人分，造成损失的，给予相应的经济和行政处分。 4.3各部室成员因事需加盖公司或部室公章，必须按本标准中相关规定执行；未按本标准规定执行或私自盗用公章，公司视情节给予责任人经济、行政处分，造成严重后果的，按国家相关规定移交司法机关，依法处理。 5、本制度自发布之日起执行。 附加说明： 本制度由办公室提出、起草并负责解释。 第8页 共8页