2023年接待管理办法.docx

接待治理方法 第一章 总那么 第1条 为标准集团对外接待治理程序，提高接待治理水平，到达树立集团良好形象、合理操纵接待费用之目的，特制定本方法。 第2条 本方法适用于集团对各级政府部门、事业单位、新闻媒体、客户单位、供应商等的来访接待，以及集团其他单位人员至集团总部出差的接待。 第3条 主要职责。 1.集团领导：负责审批严峻接待方案，并参与集团严峻接待活动。 ：负责组织严峻接待活动，负责政府部门、关系单位、新闻媒体等重要客人的接待。 3.集团行政治理中心：负责接待费用的审核与操纵、来宾接待协助及后勤效劳、礼品的采购等。 4.集团财务治理中心：负责接待费用的审核与报销。 5.集团各部门：负责与本部门对口的政府部门以及业务联络单位工作人员的接待。 第二章 接待治理规定 第4条 接待级别。 1.按接待规格及名义，将接待分为集团级和部门级两类。 集团级：指重要来访人员或以某一单位的名义到公司走访、交流、视（考）察、检查等，需要以集团的名义来接待的。 部门级：指来访人员到对口或指定的部门办理相关事务而需接待的。 2.按来访人员重要性，将接待分为五个等级。 一级：政府及主管部门局长级以上领导、重要战略合作伙伴、重要客户； 二级：处级以上领导；经销商部长及以上；供应商副总以上； 三级：科级以上领导；政府相关机构办事人员；一般客户经理级；一般供应商； 四级：主管部门一般人员；联络其他重要工作的一般人员 其他：其他一般来访人员，临时工作人员。 第5条 接待原那么。实行分级对口接待，所属部门的来访人员由相关部门接待或委托接待。 第三章 接待审批程序及接待流程 第6条 接待审批程序。 1.一级、二级接待，承办部门需提早至少3天填写接待申请单（见附件1），经行政治理中心审核后，报总裁或董事长审批。 2.三级、四级接待，承办部门需提早至少1天填写接待申请单，经行政治理中心审核，报行政副总审批。 3.其他类人员的接待集团只负责提供工作餐，由部门负责人到行政治理中心领取就餐客票，在集团食堂就餐。 第7条 一级接待流程（其他级别接待参照执行）。 1.接待申请：确定接待级别，填报接待申请单并按上条程序执行。 2.联络接待单位：相关部门按照接待申请要求，在来访人员到达前应作好相关的接待安排，及时与来访人员联络理解详细的到访人数、是否需用车、订房、礼品或其它要求，并及时落实。 3.安排接待人员：集团按照工作需要安排接待人员，负责主要接待任务的人员必须严格按照标准落实整个接待过程，不得随意变动和更改。 4.机场（车站）接车：接待人员在接到接待任务后，必须确认来访人员的班机（班车）何时到达，到达地点，航班号（车次），来访人员的姓名，联络方式及特征。用车，先落实集团有无车辆之后进展，如无法安排车辆的应通知来访人员并告之坐车方式及大致路程时间。接到来访人后，接待人员协助提行李下车，按照班次的时间或者来访人员的需要安排住宿、餐饮的先后次序。 5.住宿安排：到达住宿地点后，接待人员协助来访人员安排好之后，再跟客人确认接下来的行程，离开时要留下本人的联络。 6.集团接待：接待人员陪同来访人员到达集团办公大楼后或指定接待场所后，接待人员可先介绍集团企业文化、开展前景等内容。在没有引见集团领导之前，接待人员可以提早和来访人员讨论商谈合作的意见以及来访的主要目的。 7.领导接见：接待人员在带着来访人员见领导之前，必须和集团领导沟通好，确认接见时间、地点，然后带着来访人员与领导见面。见面时，接待人员先做介绍双方的工作，然后粗略地讲解来访者的主要商谈事项。请严格留意介绍时的礼仪礼节，把握住上下级，尊卑关系等。 8.餐饮安排：按照集团规定的接待标准执行。 要客户： ①提出、搜集合作事项：通过以上的接待步骤，双方的感情交流有了根底，接待人员可安排双方转入到商务会谈的阶段。按照集团开展工作的实际情况和部门相关的标准，提出合作事项的内容，征询来访人员提出的合作事项内容同时做好笔录。 ②处理、确定合作事项：本着双赢的原那么，接待人员在集团和来访人员之间按照合作事项的内容搜集双方的意见，并进展处理、构成文案，经双方确定后双方各执一份，以备后续签订合作协议之用。 ③领导会谈：双方在合作事项达成一致后，双方领导一般会进展互相道贺的仪式，接待人员适时作相关的安排。 10.机场（车站）送车：来访人员离开，由接待人员陪同送车，接待人员除了主动帮来访人员提行李外，如有集团赠送的礼品，一定要提示或者直截了当递交到来访人员手上。送车时，须等到来访人员离开本人的视线范围以后，才能离开。 第四章 接待标准及要求 第8条 按照来访人员的等级规定不同的接待标准。 1.一级来访人员： 陪同人员：原那么上由董事长或者集团其他分管领导陪同，特别情况临时决定。 预备物品：按照来访人员和实际需要，会议室可预备横幅、鲜花、水果、宣传材料、投影仪、宣传光碟、纸、笔、咖啡、茶水、矿泉水、礼品等。如有必要可在集团前台门厅位置预备欢迎牌、花篮等饰品。 2.二级来访人员： 陪同人员：原那么上由集团总裁陪同，特别情况临时决定。 预备物品：按照来访人员和实际需要，会议室可预备宣传材料、投影仪、宣传光碟、纸、笔、茶水、矿泉水等。 3.三、四级来访人员： 陪同人员：原那么上由相关部门负责人陪同，特别情况临时决定。 预备物品：按照客人和实际需要，会议室可预备宣传材料、投影仪、宣传光碟、纸、笔、茶水、矿泉水等。 第9条 接待的食宿标准。住宿尽量以集团酒店接待，就餐可按照情况安排的集团酒店或食堂。假设集团食宿资源紧张或客户有其他要求的，由行政治理中心按照接待食宿标准（附件2）联络安排。 第五章 接待费用结算 第10条 总裁及总裁授权人审批一级接待费用标准和参观道路，分管副总审批二、三、四级接待，各部门主管负责其他类接待的审批。 第11条 费用报销凭接待申请单与发票到财务副总处审核，审批通过，到财务治理中心进展报销。 第六章 附那么 第12条 本方法由集团行政治理中心负责起草、修订、监视执行及解释。 第13条 本方法经集团高层运营班子会议审议通过，自下发之日起执行。 第14条 附件：（1）接待申请单；（2）接待食宿标准。