2023年现代秘书应具备的能力与素质.doc

现代秘书应具备的能力与素质 白颢 黄冈职业技术学院学报　2023年9月第7卷第3期 　　回忆过去,提起“秘书〞一词绝大多数人都会想到“花瓶儿〞,似乎当秘书只要“年轻漂亮〞就可以了。然而在市场经济不断完善,中国参加世界贸易组织的今天,全球经济开展对企业构成外部压力的同时,企业内部自身开展的要求也使各企业高层管理者越来越重视秘书的选拔,他们都想拥有一个具备全面的能力与素质的“全才〞秘书,以辅助其更好的工作,推动企业向更好更宽的方向开展。 一、现代秘书应具备的能力 (一)专业能力。作为现代秘书必须具备较强的专业能力,如语言文字应用表达能力、外语能力、计算机操作能力及速记能力。秘书人员工作中的一个重要任务就是从事大量的文字工作,文稿的草拟与修改都要求现代秘书具备扎实的文字功底,不仅要精通语法、修辞、格式和逻辑知识,还要掌握一定的写作规律,要做到内容与形式的统一,既要有好的表现形式,又要有充实的内容。因此秘书一定要加强写作实践,熟练掌握各类应用文的特点、写作要求和语言表达技巧,随时注意积累资料,不断提高写作水平,注意文风的改革,培养精练的文字表达能力。对于秘书而言,也一定不可忽略了外语的学习和掌握。参加WTO后的中国,外贸出口已经在许多企业的贸易总额中占据了相当大的比重,对外贸易中多多少少都会用到外语,因此这也客观的要求现代秘书必须具备较强的外语能力。计算机操作能力是现代秘书应具备的又一个根本能力要求,秘书要能够熟悉OFFICE办公软件的使用并熟悉计算机网络,还要对办公室常用设备的使用到达熟练程度。速记是近年来被提到日程上来的一种录入能力,领导在口头表述的时候,秘书要能够以最快的速度记录到工作笔记中或者录入到中,从而大大减少工作时间,提高工作效率。 (二)上传下达能力。作为现代秘书还需要较强的理解与沟通能力。秘书必须很快理解管理者说话或发布命令的意思,协助管理者思考,用正确思维方式和有效解决方案为管理者出谋划策,并能简练、精确、顺畅地传递相关信息。这要求秘书具有亲和力,能起好承上启下的桥梁作用,协助管理者将工作做好。 (三)组织协调能力。现代秘书还需要有较强的组织协调能力。现代秘书不是单纯的文书工作者,也不是捆、扎、收、发的简单劳动者,而是具有一定的组织和管理能力的人才。根据职责的要求,秘书经常要按照领导的意图组织各类活动,如果缺乏现代的、科学的组织管理能力,就无法把工作搞好。因此,秘书人员一方面要通晓办事的渠道,提高办事的效能,平时多接触一些具体事物,处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的,不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观察,统筹兼顾安排组织好工作,协调好领导与部下及各部门之间的关系,当然还要安排领导日程并为领导准备好相关活动资料。 (四)适应能力。现代秘书要有准确的观察、判断和适应能力。秘书就像气象局一样,管理者及办公室的风吹草动都唯你是问。要适应环境,而非环境适应你,要改变自己而非改变他人。同时对领导的动作、语言的领悟能力以及对领导的办事风格的适应能力也相当重要。凡事要有悟性,要领会领导意图,学会根据领导的习惯,工作的主次和轻重缓急安排领导工作。 (五)应变能力。现代秘书还要有敏捷的应变能力和处理危机的能力。秘书的一个主要职责就是为上司提供事务性的效劳,减少外界一般性事物对上司的干扰,这需要秘书的随机应变。在一些正式或非正式场合中,秘书是上司的代表和发言人,这要求秘书默契地配合上司,帮上司打圆场,为领导树立良好的形象和营造丰富有价值的人脉关系。在面对一些紧急情况时,有良好的应变能力并能在短时间内做出处理方案,这也是秘书要具备的非常重要的能力之一。 (六)公关能力。现代秘书还需要具有较强的社交能力和公关能力。当前,社会交往、企业公关已成为社会各阶层的一项“热门〞活动。社交与公关对于秘书人员来说同样重要。首先,社交可以开阔视野,增长知识。在广泛的社交中,可以博采众长,学习各方面的知识以丰富自己。知识出才智,智是谋之本,这样在实际工作中就能更好地发挥参谋助手作用。社交也是办事的辅助。秘书人员办理公务,联系事务,自然是“公事公办〞,但社交可以帮助其选取捷径,克服阻力,提高办事效率。秘书经常陪同上司出席一些必要场合,这就理所当然成 为了他(她)的助手和参谋。秘书工作还会涉及更多的客户效劳,这也将秘书推向了公关经理人或者公开发言人的角色,因此秘书需要有外交家的平衡术,具备较强的社交和公关能力。 二、现代秘书应具备的素质 (一)要有分寸。在管理者眼里,秘书是最值得信赖的人,在员工眼里,秘书是与管理者关系最亲近的人,也是了解管理者情况最多的人,所以无论是对上还是对下,什么该说什么不该说是一名优秀的秘书必需要掌握的分寸,特别是管理者让你处理一些私人事务时,不要做一个“八卦〞,到处宣传上司的私事。 (二)要谦虚、礼貌。无论是在接听 ,还是陪同管理者出席各种场合,秘书的言谈举止都代表着管理者及整个单位的形象,保持谦虚、礼貌的态度是赢得赞赏的最正确途径。 (三)要有敏感的意识。敏感是指在面对一件事情时要敏锐地意识到是否与管理者或单位有直接的关系,敏锐科学地做出判断,愚钝那么会导致错误产生。 (四)要有责任心和平常心。作为秘书有着对管理者的责任,对各部门员工的责任,对整个集体的责任,高度的责任心,是胜任秘书工作的前提。现代秘书必须要有一颗平常心,因为很多时候秘书的功绩是不被发现的,往往成为了管理者的功绩,而且有时你还会为上司挡一些麻烦,替代他承当一些责任,也许你会受到一些不公平待遇,但上司会对你刮目相看的,所以一定要用平常心去对待。 (五)要有极高的忠诚度,要保守秘密。忠诚与守密决定了秘书能否更好地协助管理者工作,也决定了面对外界时能否与管理者能否与管理者达成一致意见,对管理者没有忠诚度,不能保守秘密的秘书是不可能将工作做好的。 (六)要无情。由于秘书多数为女性,因此秘书的这一素质也相当重要。天下最愚蠢最可悲的女人就是爱上自己上司的秘书。这种爱情的未来必然不被看好。如果你是幸运的,你的上司还是单身贵族,结果意味着你必须结束在这家公司的职业生涯,何况这种几率少之又少;如果你是不幸的,你的上司早有家室,你将不得不打一场旷日持久,异常艰巨的,让你身心疲惫、心灰意冷的战役,这场战役注定要以你的惨败收场,并且你的痛苦是不被同情的。另外,上司也有情绪低落的时候,当上司向你倾诉时,你只需要聆听和抚慰,不要将个人感情搀杂在里面,牢记的一点是:你们只是工作关系。 综上所述,为了适应经济的开展,社会的需要,所有秘书人员必须按“四性〞的标准要求自己:一是坚持真理的原那么性,二是从实际出发的灵活性,三是对事物开展的预见性,四是随时机应变、处理事物的果断性。按照这四性的要求,我们在平时的工作中,必须把原那么性和灵活性,预见性和果断性,文和武,德和才,甚至快和慢,粗和细,内和外等等结合得很紧密,摆布得很妥当,处理得很贴切。这些是根本能力,也是其本素质,是现代秘书的努力方向。 新时期秘书工作的开展及对秘书工作人员的要求 万宗喜 青岛大学师范学院学报 2023年3月第17卷第l期 秘书是中国古老的社会职业之一，它的历史同中国史一样源源流长。当原始社会后期人类摆脱愚昧、走向文明的时候，伴随着文字的产生、社会分工的细化和社会生产开展及公共管理的需要，作为以占卜、祈祷和记事为主要职责的原始秘书从社会生产劳动体系中独立出来，秘书及秘书工作便产生了。 在人类社会漫长的历史开展过程中，秘书及秘书工作也经历了一个漫长渐变过程。在原始社会只有以神职为主而以记事辅政为辅的巫祝类秘书。奴隶社会那么主要是以记事编年为主而以传达王命、撰拟诏制为辅的史官类秘书。在中国漫长的封建时代里，随着强大、统一的中央集权制封建国家的建立，中央和地方各级政府的专职秘书机构也建立起来，并随着封建政治体制的变化(从三公九卿制到三省六部制，再到内阁制而不断扩大，专职秘书的队伍也在不断扩大，其职能和作用也在不断延伸。与此同时，秘书人员的选用、考核形成一定制度。这是中国古代政府秘书工作的一个比较成熟时期。当然，与我们今天的秘书及秘书工作相比，它们在含义、工作性质、工作范围等方面都存在着巨大的差异。 秘书工作作为国家行政及社会事务管理的有机组成局部与每个时代的进步与开展紧密相连。新中国成立以后，我国的秘书工作从制度到理论进人一个全面开展的新阶段。秘书工作机构和秘书工作人员在各级政府的组织系统中处于独立而重要的地位，从中央到地方都建立了按层次设置、管理幅度适当、工作职能明确的秘书工作体系，党政秘书工作制度日趋完善，秘书工作涉及社会的各个组织、各个行业，成为各个社会组织中不可缺少的组成局部。党的十一届三中全会以后，特别是党的十五大以来，随着我国社会主义市场经济的逐步确立和经济建设的飞速开展，诸多新兴的产业和行业纷纷出现，认识和研究社会生活各个侧面的新兴学科和交叉边缘学科相继诞生，在各种社会组织的管理活动中原来以行政手段为主体的模式被打破，经济手段、法律手段、系统论、控制论和信息论等被广泛引人管理领域，传统的秘书工作受挑战。为了适应时代开展的要求，全面而准确地反映时代的变化，秘书工作在职能、手段等方面都得到了较大开展。主要表现在以下几个方面: 一、秘书工作的职能进一步扩展，提高了秘书工作人员的素质 传统的秘书工作以上传下达、综合协调、催促检查、调研信息为根本职能。这种工作格局是与以往的社会状况和政治经济开展水平相适应的。为适应当今我国社会政治、经济的开展需要，在党政机关或企事业单位，充任智囊参谋职能的新的秘书部门纷纷设立，如各级政府部门的研究室或调研室，企业、公司中的筹划部、咨询中心等等，这都是带有研究性质的秘书机构，从事政策法律咨询、工作的前瞻性研究、方案的设计和实施方法的运筹等工作，直接参与领导的决策活动。也正由于此，最近几年大量高素质、高学历的专业技术人员加人了秘书工作队伍中，充当领导的智囊参谋角色。这是当今秘书工作的显著特点。这一新的职能，在一定意义上进一步提高了秘书工作的地位。 二、秘书工作的内容更加广泛，秘书工作人员分类更为细致 现阶段，由于我国经济、文化和其他社会组织多元化趋势加强，使得秘书工作的价值目标和运行方式也日益呈现多元化，许多新的内容被纳人秘书工作的领域中。如公关关系，己成为秘书工作的新课题。现在各政府部门和大中企业都十分重视公关活动，大多在秘书部门设置专人从事这项工作，开展内外关系协调、对外宣传、形象筹划等公关活动。又如，随着我国经济的飞速开展和改革开放的深人，对外的政治经济、文化交流不断增加，涉外秘书应运而生。它除了具备一般秘书工作的根本素质外，它对涉外秘书的外语、法律知识、社交礼仪等素质方面都有特殊的要求，这也拓宽了秘书工作的内容。再如，近几年随着我国经济政策的调整，经济成分的多元化加速，社会上出现了一个率先致富的阶层，其中的许多人雇佣秘书人员为其处理业务、社交乃至生活等私人事务，其工作内容远远超过公务秘书的工作范畴。私人秘书(有的学者称其为民间秘书)已成为我国秘书工作的一个新领域和新门类，开展潜力很大。也正由于此，我国原有的以党政秘书的体制为蓝本的秘书分类方法已被突破，其分类将更加细致和科学，我国的秘书队伍已开展成为一个多层次、多类属的多维群体。 三、秘书工作的理论研究日益受到重视，秘书工作人员呈现专业化趋势 由于新时期秘书工作在各行各业管理决策中的地位和作用得到广泛认同，秘书工作的大量实践特别是人员队伍的变化、工作内容和活动方式的开展，为理论研究工作提供了良好的前提条件，全国秘书学的研究形成热潮。主要标志是:(一)全国创办的以秘书工作为研究对象的报刊已达几十种，如中共中央办公厅主办的秘书工作、上海大学的秘书、沈阳大学的(文秘)、湖北的企业秘书等等。(二)全国性秘书研究团体和区域性或行业性的秘书协会、学会纷纷成立。全国性的，如定期举行的“全国秘书学与秘书工作研讨会〞、“全国党委秘书长、办公厅主任座谈会〞。地方性的，如天津的企业秘书协会、大庆秘书协会。行业性的，如高校秘书教学研究会等等。(三)一大批秘