2023年浅议会计电算化的内部控制.doc

中北大学成人教育学院2023届毕业论文 1、 引言 随着现代计算机技术的飞速开展，计算机在会计及相关管理领域的广泛使用，人们已经不满足于仅仅使用计算机替代手工进行会计处理。为了解决实际工作中出现的新问题，推动会计工作的开展，研究以计算机系统为处理工具的会计根本理论、会计方法体系及会计信息系统的内部控制机制是推动会计电算化开展的当务之急。会计电算化即电子计算机在会计工作中应用的简称，是一个应用电子计算机实现的会计信息系统，它更注重会计信息质量分析。实现了数据处理的自动化，使传统的手工会计信息系统开展演变为电算化会计信息系统。会计电算化是会计开展史上的一次重大革命，它不仅是会计理论在实际工作中创新的需要，而且是经济和科技对会计工作提出的新要求，对我国会计工作的开展产生了重要作用。会计电算化是把电子计算机和现代数据处理技术应用到会计工作中的简称，是用电子计算机代替人工记账、算账和报账，以及局部代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程，其目的是提高企业财会管理水平和经济效益，从而实现会计工作的现代化。 企事业单位会计电算化的实施,就是建立会计电算化的整个过程,是一项复杂的系统工程。在整个系统的实施过程中,包括会计电算化工作的规划,会计信息的建立与管理,人员的分工与培训,各种制度的建立与实施等诸多内容,都必须采用系统工程的方法与原理进行安排组织,这样才能使会计电算化工作顺利正确的进行。下面仅就会计电算化工作涉及的内部控制进行探讨。 2 .会计电算化系统的内部控制制度 内部控制制度是指单位为了保证业务活动有序进行、确保信息质量真实可靠、保护资产安全完整、实现经营管理目标等而制定和实施的一系列控制职能的方法、措施和程序。由于电算化信息系统的建立和运行的复杂性，会计控制的范围相应地扩大了，使原有的内部会计控制制度失去作用。电算化的内部控制，是指会计电算化投入使用后，为防止和减少可能发生的风险而采取的一切控制措施的总和。企业由于采用电算化，原有手工操作下的内部控制制度局部丧失作用，同时计算机数据处理易于篡改、舞弊，必须采取严密有效的措施。会计电算化的内部控制目标和手工操作一致，某些控制制度仍可沿用，但还产生其他问题原控制制度无法解决。为保证会计数据的真实可靠，需要采取相应的适合会计电算化的内部控制制度。它包括组织机构设置、会计电算化岗位责任制度、会计电算化系统操作管理制度、会计电算化系统计算机硬件和软件管理制度及会计电算化系统会计资料管理制度等。 2. 1组织机构设置 企业实现了会计电算化后,应对原有的组织机构进行适当的调整,相关的工作人员必须通过会计电算化培训,以适应计算时机计系统的要求。组织机构的设置必须适合企业的实际规模,符合企业总体经营目标,并且,应按精简、合理的原那么对组织机构的设置进行本钱效益分析。 2. 2会计电算化岗位责任制度 要明确会计电算化系统人员的岗位划分和各岗位的工作任务,会计电算化的工作岗位一般分为:会计电算化主管、会计电算化操作员、审核记账员、会计档案管理员、电算审查员。同时要明确各岗位的责任制。工作人员的岗位安排除考虑每个人的工作能力外,还应该保证按照不相容业务相别离的原那么,如审核记账员岗位不得由出纳人员兼任,也不得审核自己输入的凭证。岗位责任制的制定主要明确每个电算化岗位的职责,催促工作人员及时保证工作的完成并做好相应的纪录,保证工作质量、杜绝舞弊现象的发生。 2. 3会计电算化系统操作管理制度 会计电算化系统操作管理制度的内容主要是系统使用管理、上机操作规程、帐务处理程序,这些规定是为了保证会计电算化系统安全可靠的运行,保证所有进入会计电算化系统的数据真实、有效,保证企业的经营效果通过会计电算化系统能够正确反映出来。 2. 4会计电算化系统会计资料管理制度 实现会计电算化后,会计资料包括贮存在软盘、硬盘及光盘等介质上的会计数据和书面形式的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算资料。该制度应包括以下内容:会计资料的管理与保密、数据备份管理、会计档案管理。以保证会计资料的安全保管。 2. 5会计电算化系统计算机硬件及软件的管理制度 会计电算化系统正常、安全的运行,除以上制度的建立保证外,还应该建立计算机硬件管理制度、计算机软硬件维护制度。 为使会计电算化工作健康开展,在会计电算化软件的使用上,必需遵循国家有关机关和部门制订的标准和标准。其中包括符合标准和标准的开发和审批过程、合格的开发人员或软件制造商、系统的文件资料和流程图、系统各功能模块的设计等等。 3.会计电算化对会计内部控制的影响 3.1内部控制的范围扩大 在传统会计的条件下，会计内部控制主要针对经济业务处理，通过凭证传递程序，规定每个工作点完成的任务，并在传递程序中选择控制点进行内部控制。由于电算化信息系统的开发、运行、维护是一个复杂的系统工程，所以电算化会计下的内部控制还要包括系统开发过程的控制、软硬件环境控制、安全保密控制、会计软件维护控制以及电算化会计信息系统使用过程中的数据输入、处理、输出的正确性控制等，会计电算化扩大了会计内部控制的范围。 3.2数据存储介质的变化对会计内部控制产生了影响 在电算化会计条件下，会计数据和信息以电磁信号的形式存储在磁性介质中，是肉眼无法看见的，存储在磁性介质上的数据极易被篡改、破坏，甚至销毁，而且不会留下任何痕迹和可审计线索，这就使得对机内数据和信息的保护变得尤为重要。原来的划线、签章更正错账的方法已不能使用，而且已记过账的凭证不允许直接修改，只能采用凭证冲销的方法。会计数据要定期备份并妥善保管，防止计算机系统故障或受到破坏而造成会计数据丧失。同时，由于数据存储的非直接可见性，使不懂计算机技术的人很难接近和修改会计数据，因此电算化会计条件下对人的控制要集中在对会计信息系统内部人员的控制上。 3.3内部控制制度发生了变化 会计电算化改变了原有的会计组织体制，会计工作组织和岗位发生了很大变化。原来根据会计事务的性质设置的各业务核算组已经被撤销，与之相联系的各岗位之间的职权别离、相互制约的牵制制度也发生了改变或不复存在。大中型企事业单位新设置的会计部门由总会计师、数据准备组、操作维护组、财务管理组、会计档案组和系统开发组等组成。其中，财务管理组是电算化会计系统的核心部门，岗位划分比原来更细，并提高了财务管理要求。所以在电算化会计条件下，必须构建内部牵制制度。 3.4内部控制的形式和重点发生了变化 会计电算化使会计内部控制的形式发生了变化，一些传统的内部控制形式已无存在的意义，如科目汇总、试算平衡、账账核对、账证核对等。由于会计核算工作全部由计算机完成，整个处理过程分为数据输入、处理和输出三个环节，从输入会计凭证到输出会计报表，可以一气呵成。如果系统安全可靠，没有非法操作收稿日期、修回日期或计算机病毒的破坏，是不会出现账账不符、账证不符、试算不平衡现象的。所以数据正确性控制的重点转移到了数据输入环节。同时，计算机的应用也给我们提供了先进的控制技术，使内部控制的许多方法和措施可以利用计算机程序进行控制，如数据正确性的校验、操作权限控制等。计算机控制比人工控制更严格、更可靠，它可以克服人工控制的随意性。总之，在电算化会计条件下，会计内部控制方式已局部地被计算机所取代，由人工控制转移为人机控制。 4.会计电算化条件下内部控制的现存问题 4.1企业内部控制制度的缺陷 传统手工会计处理系统的内部控制是建立在不相容职能别离及相应职责分工的根底上。实施会计电算化后，需要建立与之相配套的一系列内部控制制度加以约束，才能充分发挥电算化的优势。由于功能和知识度集中，导致会计电算化操作人员职责的相对集中，原手工操作下不宜合并的岗位，采用电算化后可以合并，会计人员大大减少，对实行电算化后新的组织机构和岗位之间的相互制约、相互监督和相互控制机制不够重视，再加上安全意识冷淡，操作人员可能超越权限或未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，篡改、复制、伪造、销毁企业重要的数据，以到达个人目的。 4.2内部控制的程序化使得过失反复发生的可能性增大 电算化系统中内部控制具有人工控制与程序控制相结合的特点。电算化系统许多应用程序中包含了内部控制功能，这些程序化的内部控制的有效性取决于应用程序，如程序发生过失或不起作用，由于人们依赖性以及程序运行的重复性，使得失效控制长期不被发生，使用权系统“在特定方面发生错误或违规行为的可能性较大〞。 4.3原始凭证数字化，易于伪造 在手工会计环境下，企业发生的经济业务均用纸张记录，这些数据如果被修改，很容易区分出被修改正的痕迹。但是，在会计电算化系统中，数据被直接记录在磁盘或光性介质上，对数据修改可做到不留痕迹，这就给业务的记录带来了风险。这给一些不法之徒提供了时机，比方通过伪造或修改客户、银行的凭证，制造虚假交易，进而侵吞公款等。 4.4数据的安全性、保密性差 很多时候，企事业单位财务上的数据是保密的，在很大程度上关系着企事业单位生存与开展，但几乎所有的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度大伤脑筋，却没有认真研究过数据的保密问题。所谓加密，也无非是对软件本身的加密，防止盗版。这样会计数据的真实性和可靠性也就无法得到保证。 此外，由于对计算机系统的依赖性很强，计算机硬件和软件对会计数据的安全性起着十分重要的作用，如系统一旦瘫痪，或者受病毒侵袭，或者突然断电，极易造成数据丧失。这也是手工会计系统不会遇到的问题。 4.5硬件的布局不够合理 我国大局部的基层单位都在开展会计电算化工作，但有些单位为盲目的追求会计电算化的实施程度，而“重硬轻软〞盲目的从追求硬件的超前性着手，导致该单位的硬件购置，布局严重的不符合企业规模，不从本钱效益原那么出发，不从业务性质及管理目标出发，形成了资金的严重浪费。这种现象在中小型企业中尤为普遍。 4.6针对上述问题，提出以下几点防范措施 由于采用电算化，原有手工操作下的内部控制制度局部丧失作用，同 时计算机数据处理易于篡改、舞弊，必须采取严密有效的措施。如： (1)健全管理制度 包括机房、操作、文档和数据等管理制度。保证计算机系统正常运行和防止文档、数据等遭受非正常破坏。 (2)职能分隔制度 系统维护员、操作员和数据管理员应合理分工，相互制约，相互监督，预防舞弊事件的发生。 (3)授权控制制度 各级人员、每个工作人员都得到一定的授权，并以密码加以控制，防止非法操作和越权操作。 (4)时序控制制度 严格电算化业务处理流程，防止重复操作、遗漏操作和错误操作。违反操作流程和操作时序要及时予以制止。 (5)防错纠错制度 电算化操作中，通过屏幕直接进行业务处理的编辑和修改，一旦存盘就不能直接修改，要修改必须通过冲正或补充登记更正;并要说明理由、修改对象、经手人等，以备事后查证。 (6)计算机档案保管制度 为了防止非法改动数据，必要时可把计算机文件定义为可读文件、专用文件、保密文件；重要的文件加以密锁，以加强 (7)建立操作日志制度 一旦出现问题，顺藤摸瓜，可以查清责任者。会计电算化内部控制的制度措施，还可以列举更多，但同时还要加强计算机操作人员的思想教育，两手并重，严格监督，才能防患于未然。 参考文献 【1】付得一 主编 中央播送电视大学出版社 会计信息系统 【2】郑纬民 主编 中央播送电视大学出版社 计算机应用根底 【3】杨宏宇 主编 中央播送电视大学出版社 计算机应用根底与操作 〔第二版〕 【4】郑晖 论网络环境下的会计系统与内部控制 企业经济 2023.12 【5】王晓薇 对企业内部控制中存在问题的思考 企业经济