2023年试论高校物业管理中的档案电子化管理.doc

试论高校物业管理中的档案电子化管理试论高校物业管理中的档案电子化管理 摘 要：本文主要从高校物业管理工作中档案管理问题出发，简述物业管理中档案管理现状及存在的问题，从而说明档案电子化管理的必要性，并通过一定的流程或途径来建立、完善电子化平台的建设及数据库的录入、使用，达到精细化、规划性管理的目的。关键词：高校；物业管理；电子化 中图分类号：G632 文献标识码：B 文章编号：1002-7661（2016）17-001-01 高校的场地及设备设施数量随着高校的扩招呈现增长性趋势，随之产生的物业管理问题越来越严峻，在这样的形势下，物业管理要发挥相应的管理作用，必须要有与之相对应的管理方法，其中包括了物业管理档案电子化的普及与应用。一、高校物业管理中的档案管理现状及存在问题 高校物业担负着校园内办公楼、教学楼、宿舍、校区绿化，保洁，维修，水电管理等工作任务，涉及范围广、行业跨度大，但工作相关度高。高校物业的管辖范围与学校的职能分工有关，管辖的内容会略有不同。就现在的高校物业管理情况来看，越来越多的高校逐渐规范物业管理的制度、工作流程及长期规划，使物业管理愈加科学化。但是在实际的工作中，因为受条件限制，有些方面的工作还需要继续努力，比如档案电子化的应用。大多数的高校物业管理实行纸质化的档案管理保存，随着时间的推移和人员的变动，档案的管理方法和档案的完整性受到一定影响。对于档案管理本身，一直按照“谁执行谁管理”来实行，但是存在多个部门涉及的档案未能展开有效的对接，档案信息不对称，使某些工作难以开展或重复工作。而且，纸质版的档案管理，仅仅能实现管理的功能，随着高校物业的精细化服务，物业项目的档案数据还需对年度的预算、整体规划、项目比对等工作进行有效分析提供依据，从而优化管理模式。基于以上的问题及考虑工作的便利性，物业管理中的档案管理电子化的实现具有一定的意义，有实施的必要性。二、高校物业管理中档案电子化管理的必要性 高校物业管理主要为实现校园的建设、维修、维护的有序进行，为学校师生提供良好的科研、教育、生活环境，其中，物业管理的档案电子化管理，使得物业管理人员从相关部门、历年的相关数据中得到有利的参考数据，从中总结经验，实现物业管理的精细化、整体化的工作模式优化。1、数据资源整合，实现资源共享 高校内与物业相关联的项目，有必要实现档案电子化的管理，它有利于梳理校园内的物业管理项目的条理，从基本上了解校园内的相关数据走向，从而实现资源共享，来达到工作最优。例如，校园内的基本建设，施工单位与学校方面会有平面图、水电管路走向、供配电等方面的图纸移交，如果消防部门需要对消防管路进行整改，就涉及到校园管路分布，有利于避免对其他管路的二次伤害，确保施工的效益最大化。大部分高校的档案由使用部门管理，这样就使得档案不能共享，项目管理会有偏差，档案电子化的管理可以有效解决该问题。2、项目数据比对，发挥监督指导作用 物业管理项目实现档案的电子化管理，可以利用项目数据信息的对比，了解往年和当年数据的差额，根据实际的人工费、材料费等的涨幅，做到监督该项目费用是否在合理的范围之内；物业项目的档案电子化管理，还可以监督项目实施的质量效果。物业管理的服务范围广，涉及的管理项目非常多，常常会出现重复维修，或者在施工队的承诺保修期间内有需要再次维修的情况，这样就需要发挥档案电子化的作用，督促施工队做好质保工作，减少管理项目的不必要支出，实现资源的优化，并能监督施工队伍，对其施工质量及服务进行考核，不断完善考核制度，提高物业管理的服务能力。3、信息完善，优化物业项目管理 随着物业管理项目的档案电子化的施行，档案的项目及模块会越来越完善，建立健全完善的项目管理制度及信息的录入，有利于完善供应商信息，建立供应商的数据库，逐渐建立起供应商的质量水平考核模块，达到从中选优的效果，逐渐提高物业管理水平及服务质量，从而实现精细化管理和有效化管理。从档案数据库中提取出的供应商考核水平，有利于学校选择优秀的供应商为师生服务，也有利于后勤物业管理部门的对项目质量的把控，从而在管理上实现管理的最优，最终达到优化物业项目管理的目的。三、高校物业管理中档案电子化管理的流程 高校物业管理中的档案电子化管理的实现，需要建立一个统一的电子化管理平台，可以是对外采购，也可以通过自主设计开发。在平台建立之前，必须对所有的相关项目及设计需求进行调研，明白需要實现的功能及作用。通过电子化管理平台，录入物业管理项目的有关数据，比如，项目信息、供应商信息、招投标或询价信息、具体项目的细节要求、图纸等，来实现数据库的建立，相关的数据录入、管理及与校内部门的对接工作均由该使用人负责，逐渐的对数据库进行整理及补充，能越来越完善数据库的信息。后期的供应商评价、信息数据比对等，都需要通过实际工作的情况来进行操作。电子化平台的完善，使得物业管理的越来越科学化、精细化和整体化，从而有利于高校物业项目的管理，为师生带来更方便、更优质的服务。做好高校物业管理，还需要从很多方面来调整和优化，这也是未来高校物业管理的目标和努力方向。参考文献：1 张新红.浅谈新时期高校物业管理J.现代物业，2014（5）：88-90.2 毕 玥 王建斌.高校物业管理存在的问题及对策研究J.西安建筑科技大学学报，2009（2）：47-50.3 孙锦明.建立高效水电管线电子档案的研究J.兰台世界，2014（2）：29-30.