2023年企业电子档案管理模式的创新与应用.doc

企业电子档案管理模式的创新与应用企业电子档案管理模式的创新与应用 耿琪琦 近些年来我国社会水平和科学技术水平不断提升，企业制度基于此种形式下逐渐向越发完善的信息化方向发展，作为企业管理中重要组成部分的档案管理模式也随之发生转变。传统阶段企业内部的档案管理依靠人工手抄来完成，其实质为档案实体的一种归档模式，随着企业的不断发展，传统纸质实体档案管理模式已经无法应对企业的实际需求，不仅存储难度较大，而且资料的查找十分不方便，再加上此种档案整理和存档均需耗费较大的人力和物力，和企业经济利益的追求相悖，因此，企业档案管理向电子化、信息化转变是必然趋势。基于此种背景下，本文将企业电子档案管理模式的创新和应用作为主要探讨内容，由现阶段企业档案管理工作现状展开论述。一、企业档案管理工作现状的评价 1.档案归档材料不完整 档案归档材料存在缺失是当前阶段企业档案管理中存在的普遍问题，日常工作中只将一些文件类资料进行整理归档，对于科技类资料则存在疏忽的情况。即使有科技类资料归档存放的意识，也存在复印件代替原始资料的情况，从而无法保证档案资料的真实性和可靠性。2.档案管理制度存在缺陷 对于档案管理来说，非常强的实用性和专业性是其基本特征，而且种类非常繁杂。当前阶段我国企业内部普遍存在不够重视档案管理的情况，因此，档案管理制度也都不够完善，存在一定的缺陷，在进行档案管理时没有相关的依据，导致发生档案材料交接混乱、排序及分类不清、页码标号不规范、入库时间不及时等情况，以至于后续各类资料的查找十分困难，也无法准确发硬企业的经营历史和状态。3.档案管理手段落后 现阶段，我国科学技术水平得以飞速发展，企业办工也逐渐向网络化、信息化转变，但是就企业内部的档案管理来说依日停留在传统管理层面，计算机仅仅作为辅助工具存在，其根本原因是企业领导层对档案管理不够重视，相关档案管理人员对档案管理也没有明确的认知，工作过程存在得过且过的态度，因此继续沿用传统落后的管理手段，不仅工作效率低下，而且工作质量无法保证。（王丽华.企业电子档案管理的重要性及安全管理探析J.城建档案，2018（03）：61-62.）二、企业电子档案管理模式的创新策略及应用 1.提升企业领导层对档案管理的重视程度 企业领导层对档案管理工作的态度直接决定员工的工作方式，如企业领导层对档案管理工作不够重视，存在可有可无的错误认知，则下面工作人员极易将消极意工的情绪带人工作之中，对于各类档案的管理不够细心和全面，仅仅将档案管理工作停留在浅显的表面阶段，无法具体发挥档案管理工作的优势。（马仁杰，刘俊玲.论电子档案开放利用中信息安全保障存在的问题与对策J.档案学通讯，2012（03）：66-60.）因此企业领导层首先应该提升自身对档案管理的重视程度，然后，将此重视逐渐向工作人员进行渗透，从而保证工作人员对档案管理工作负责且认真的态度。2.建立、建全档案管理制度 无规矩不成方圆，对于档案管理工作来说同样适用，档案管理制度是企业档案管理工作得以顺利推进的根本前提，也是员工工作的直接依据，如档案管理制度存在缺陷，会造成员工工作毫无章法的情况，因此，相关领导入需要结合企业的发展现状对档案管理制度进行建立建全，规定档案管理工作的细则和具体应该收集保管人档的类型，并将档案材料交接规则进行明确，确保工作人员日常工作可有章可循，有据可依，从而由根本保证档案管理工作的准确性和有效性。（李小红.信息时代下企业电子档案管理探讨J.现代商贸工业，2013，25（17）：168-169.）3.积极应用电子信息技术 近些年来，我国科学技术越来越发达，将其应用在办公领域可大幅度降低工作强度和难度，使得工作效率和工作质量得到有效提升。对于企业档案管理而言，可将扫描仪、数据库等先进的科学技术进行应用，将所有需要存档的文件或者资料进行扫描之后分类保存，即保证了资料的真实性，又提升了存档的稳定性，不用再擔心原始资料存放不当为企业造成损失的情况。而数据库的应用为工作人员提供了极大的便利，设置相关人员的查询权限即可，每个人均可依据自身权限在数据库内查询所需的资料，省去了资料交接的环节，节省了工作时间，提升了工作效率。（吴玮.企业电子档案管理存在的问题及其对策J.档案，2012（06）：57-58.）4.提升工作人员档案保护意识 电子档案管理模式相比传统档案管理模式而言，便利性、准确性得到大幅度提升，不仅节省了前期工作人员档案整理和存档的时间及工作量，而且为后续相关资料的查找提供了便利，但是，电子档案管理存在一大弊端就是数据丢失，此种丢失分为有意盗取和无意丢失两种情况。（戴玲，彭延国，彭长根.大数据环境下的电子档案信息安全问题及对策J.兰台世界，2016（29）：25-26.）有意盗取指的是不法分子利用信息技术，对公司的机密文件进行盗取用于非法获利或其它交易，所以企业在采用电子档案管理模式时需要加强电子防护，设置多层防火墙并定期维护，降低信息被盗取的可能性。无意丢失指的是因相关工作人员的失误，造成档案资料被误删的情况，如信息彻底丢失可能会给公司造成无法估计的损失，因此，相关工作人员在进行资料存档时要提前进行备份，并存储在不同地方，一旦存在误删的情况可在其它路径获取资料并再次存档。综上所述，近年来我国科学技术和社会水平不断提升，各行各业也因此得到快速发展，信息技术更是深入至企业办公，大幅度提升了工作人员的工作效率。但是，目前阶段此种电子化办公模式在企业档案管理方面仍旧涉及较少，随着传统档案管理弊端的越发凸显，电子企业档案管理模式是企业档案管理的必然趋势。因此，本文基于电子技术和信息化背景，首先对当前阶段企业档案管理存在的问题进行分析，然后结合问题提出针对性的创新优化及具体应用措施，旨在切实提升企业档案管理的效率和质量，以更加适应企业的发展。