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2023年前台工作岗位的职责和流程.docx
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2023 年前 工作岗位 职责 流程
前台工作岗位的职责和流程 前台岗位职责及行为标准 一、总那么 前台可以称为公司的第一门面,前台的工作在公司的整个运行链中居于重要地位。前台的工作表现关系到公司的整体形象和业务开展的质量甚至成败,前台的工作是一种对信息的接收、归纳分解以至处理的过程。同时,前台接触信息量很大,也练就了一个人分析问题解决问题的能力,短时间可以让一个人获得快速的成长。所以前台的工作对个人来说是一个锻炼的时机,对公司来讲前台岗位至关重要,一荣俱荣,一毁俱毁。因此,每个前台都必须严格要求自己。 二、岗位职责与流程 (一)负责来访客户的接待工作,根本咨询和引见,包括为客户让座、递上茶水、咨询客户来访意图,对客户来访进行登记,严格执行公司的接待效劳标准,保持良好的礼节礼貌。工作流程: ①客户进门起身微笑迎接并询问来访事由; ②登记客户来访登记薄,弄清来访者身份和意图。假设来访者未预约或是初次拜访,不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人,假设有事宜,尽量选用转告方式;③如有必要,安排来访者前往会客室稍坐片刻; ④准备招待茶水,并对客户说:请喝水。对方道谢时,应附以笑容答复:不客气;⑤通知相关工作人员有人来访,如果我方负责人由于种种原因不能马上接见,要向客人说明等待理由与等待时间。; ⑥每隔15分钟左右添加茶水,来客告辞时起身道别; ⑦客人离开后2分钟以内清理水杯,保持接待处的整洁,并把公司资料放回原处;⑧假设来访者要找的人不在,记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在来访人员登记簿上登记,及时通知相关人员做回复;假设来访者表示下次再来那么需在来访人员登记簿上注明; ⑨如有推销人员到我公司,应及时制止,可将其资料留下,不得让其进入到办公区域;本卷须知: 1、接待客户热情周到,及时给客户添加茶水并在客户离开后及时整理会客区; 2、客户来访登记薄的详细记录;并及时将使用完的记录交由行政主管归档; 3、及时通知相关被访人员,假设被访人员不在,要及时转告以确保及时回复; 4、不得随意把公司领导及其他工作人员的联系方式告诉第三人。 (二)负责前台效劳热线的接听和 转接,做好来电咨询工作,重要事项认真记录并传达给相关人员,不遗漏、延误。流程: ① 响铃两声后,立即接听,注意礼貌用语;②接听 时应控制音量,不应影响其他人的正常工作; ③听话时先问候,并自报公司、部门。标准语如下。您好,聚景投资公司。对方讲诉时留心听并记下要点,未听清时,及时告诉对方。随后根据对方的初次问话,迅速判断出他有何需求,做出标准答复。 Ⅰ.咨询公司产品:先生(小姐),关于这方面情况(产品咨询),让我们工资销售人员x先生为您效劳吧,他可以全面、专业地解释您做想了解的问题,我把 转过去,请稍等。Ⅱ.联系业务:与本公司关联业务那么转接相关部门的相关人员;无关联业务,那么直接答复:先生(小姐),我们公司没有这方面的需要,请您联系其他公司吧,谢谢。 Ⅲ.找人。先生(小姐),您找的x先生(小姐)名字叫什么。您跟他(她)预约了吗。请您稍等。(然后接通本公司x先生(小姐)的 ,询问转接与否。) Ⅳ.不指明的 。判断自己不能处理时,可坦白告诉对方,并马上把 转给能处理的人,在转接前,应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接话人。 ④结束时应说“再见〞,礼貌道别,待对方切断 ,再放下听筒。本卷须知: 1、通话简明扼要,不应长时间占线; 2、态度诚恳,表情自然、大方,语言和气亲切,表达得体。 3、谈话中意见不一致时,要保持冷静,以豁达的态度包容或回避问题; (三)每日负责接受外来快递、信件、资料,并正确转交给相应部门。流程: ①前台向收发件单位确定所收发快递、信件、资料,需转交对象,如需签字就代收发件人签字;收快递: 1)所有快递全部不允许进入工作区域,全部由前台签收。2)定时发放:可以在下午下班前统一发放。发快递: 1)所有的快递统一由前台与快递公司联系 2)需要提供给所需发快递员工的资料有,快递单。快递信封。3)员工会把整理好的文件物品包装好放到前台。4)联系快递公司过来取件。 5)如果是个人物品,请让员工个人提供快递费用,如是公司文件由公司会计提供费用。6)及时做好收发快件的登记工作。 (四)打印、复印文件和管理各种表格文件;负责整理、分类、保管公司常用表格并依据实际使用情况进行增补;流程: ①每天早上上班时间准时开启并且检查打印机、复印机,并及时补充所需的纸张;②负责公司日常的打印、复印。打印、复印重要文件或需要发出的文件使用白纸,公司内部使用或不重要的文稿图纸使用再生纸; ③打印机、复印机或其它设备出现故障时,及时联络办公设施维护人员进行检查维修;本卷须知: 1、熟练操作打印、复印机,并及时补充用纸; 2、完成公司日常的打印、复印工作,做到节约资源; 3、打印、复印机等设备出现问题不得私自解决,应及时报修,并联系相关专业人员进行维修; 4、不得私自打印、复印与工作无关的文件、图纸,特殊情况下应申报行政主管同意再使用; 5、节约资源,爱惜纸张; 6、及时将用完的相关记录表交由行政主管归档、核对。 (五)购订员工用水、用餐。流程。 订水:①每次订水一般情况一次性定4—5桶; ②及时联系送水,每次接待时只需要在送水公司的卡片上写清送水“xx〞桶,拿走 空桶“xx〞个即可。同时关注公司饮水机是否正常,如有异常及时通知饮水公司进行维修。 订餐:①每次订餐在(上午2023:30分、下午15:30分)前询问业务厅各组组长员工吃饭人数,统计好人数后,在(上午2023:30分、下午15:30分)左右打 订餐。 ②送餐员来公司后,协助送餐员核对订餐数量。本卷须知。 1、出现少订餐时,及时通知送餐员加订,并向没有员工餐的员工致歉; 2、出现多订餐时,及时和送餐员调解,退订并致歉; 3、每天务必核对好订餐数量,以减免产生不必要的麻烦。 (六)协助人力资源部通知面试人员时间、接待面试人员(填表、登记、通知人力资源部);流程: 1)通知面试人员时间 ①拨通号码,先自报公司、部门。标准语如下。您好,x先生(小姐)。我们这里是聚景投资公司。我们在xxx网站看到您投了我们公司的简历,经过初步筛选,你很适合我们公司xxx职位,先通知你明天下午3点半到公司面试,公司地址及详细信息会以邮件的方式发送到您的邮箱,请注意查收。 ②如通知过程中有问题,就根据情况答复对方的问题。2)接待面试人员 ①在前台填写来访人员登记簿; ②询问求职者是否有带个人简历,并收收取。如没带,拿出人事资料表让其到临时接待区填写;③提供一杯温水; ④将求职者的简历送到相关部门,等待面试; ⑤等面试官准备好后,引导面试人员进入面试场所,我前他后,敲门示意,面试官同意后,带其进入,进去后向求职者介绍面试官的职位和姓氏,然后向面试官介绍求职者姓名;待求职者坐下后,转身出门随手将门轻轻带上;⑥清理临时接待区水杯,保持接待处的整洁;⑦面试结束后求职者离开公司,起身道别。 (七)负责办公用品的盘点工作,做好登记存档。并对办公用品的领用、发放、出入库最好 登记。及时检查用品库存,及时做好后勤保障工作。(所有耳麦、椅子、桌子等固定资产都要有编号,登记清楚使用者,并存档。)领用流程: ①填写办公用品领用表; ②到前台文件柜中领取对应要领取的物品,核对表格的信息。③让领取人确认物品,签字;④月底及时汇总,下月一号汇总完成。本卷须知: 只有组长级别以上才可领用,特殊情况经行政主管准许后可领用。 (八)负责公司前台的卫生清理以及桌面摆放,并保持整洁干净。 (九)对办公室植物的检查和监督工作: ①公司门口的两盆发财树不用经常浇水,平时用喷壶喷洒叶面即可;②经常巡视室内植物的叶子,如有烂掉的或者黄掉的及时清理。 (十)对设备遥控板、个人办公区域的管理①空调遥控板的集中管理;②上、下班时检查所有的电源开关; ③检查所有前台桌面上的文件及办公用品的归类。本卷须知: 1、遥控板是否在各办公室使用后没有归还; 2、下班后,前台的、空调、饮水机、灯的电源是否断开; 3、下班后,图纸、文件是否随意铺在办公桌上没有收捡。 (十一)完成领导交办的其他工作,做好其他部门的协助工作。 第8页 共8页

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