2023年印章管理办法文件格式.docx

印章管理方法(文件格式) 　广州市雅江光电设备 　文件编号 　YJ/F- HR -011 　印章管理方法 　页数 　3 　编制日期 　2023年4月11日 　编制 　审核 　批准 　版本号 　A0 　修改状态 　0 　1.0 目的为保证公司印章的刻制、保管、使用的合法性、严肃性和平安性，杜绝违法行为，维护公司利益，特制订本管理方法。 　2.0 适用范围 　本制度适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表、及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本等。 　 职责权限 　3.1用印人员负责用印的申请。 　3.2部门负责人负责对本部门用印申请的审核。 　3.3总经理（或其代理人）负责公司公章、法人章的审批。 　3.4财务总监负责财务用章的审批。 　3.5销售总监负责合同章的审批。 　3.6部门负责人负责对本部门印章申请的审批。 　4.0 印章的刻制和启用 　4.1印章的刻制 　4.1.1凡因工作需要并符合规定配置印章或更换印章的部门，需要向公司总经办上报书面申请，经总经理批准同意后配置或更换印章。 　4.1.2公司印章的刻制均需报公司总经理批准，由总经办开具介绍信，到公安机关相关部门办理刻制手续。 　4.1.3印章的形体和规格，按国家有关规定执行。 　4.2印章的启用 　4.2.1新印章启用前要在总经办做好戳记，并留样保存，以便备查。 　4.2.2印章启用应报公司总经理批准，由总经办下发至印章保管人。 　4.2.3总经办向印章保管人移交印章时，应填写印章留样备案表（见附件1）。 　5.0 印章的保管、交接和停用 　5.1公司各类印章必须有专人保管 　5.1.1公司公章、合同专用公章由公司总经理指定专人保管，财务专用章、法定代表人私章、发票专用章由财务部门指定两人分别保管，各部门印章由各部门指定专人专柜保管。各部门负责人应将印章保管人员名单提交总经办备案。 　5.1.2印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。 　5.1.3严禁员工私自将公司印章带出公司使用。假设因工作需要，确需将印章带出使用的，由用印人填写印章外出使用审批单（见附件2），征得其部门主管同意，并经公司总经理批准，由印章保管人陪同前往办理。如确因印章保管人不便陪同的，由借用人填写借据，经公司总经理批准，方可带离公司。印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承当一切责任。 　5.1.4印章保管人因事离岗时，须由部门主管指定人员暂时代管，以免贻误工作。 　5.2印章保管必须平安可靠，加锁保存，不可私自委托他人代管。 　5.3印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。 　5.4印章保管人离职或岗位调整，须在物品移交时办理印章移交手续。印章移交时应先将印章交回总经办，再由总经办移交给下任印章保管人。 　5.5有以下情况，相关印章须停用： 　5.5.1公司名称变动； 　5.5.2印章使用损坏； 　5.5.3印章遗失或被窃，声明作废。 　5.6印章停用时须经公司总经理批准，及时将停用印章送总经办封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。 　6.0 印章使用 　6.1使用范围如下： 　6.1.1凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章； 　6.1.2凡属部门业务范围内的加盖部门章； 　6.1.3凡属合同类的用合同专用章； 　6.1.4凡属财务会计业务的用财务专用章。 　6.2使用程序 　6.2.1公司业务合同、工程协议、授权书、承诺书等用印都须先经部门主管审核、用印人填写印章使用审批单（见附件3），经主管总监审核，用印审批人批准前方可用印，印章使用完毕需在印章使用登记表（见附件4）上签名登记。 　6.2.2印章使用必须建立用章登记制度，严格审批手续，不符合规定的和不经主管领导签发的文件、合同等，印章管理人有权拒绝用印。 　6.2.3严禁在内容不全填写不全的文件或空白的纸张、介绍信、便函、证件、授权委托书、发文批准书、业务报表、合同、协议、证明上用印。 　7.0 银行印鉴章管理 　7.1印鉴章保管要求 　7.1.1 二枚印鉴章必须分开保管，不可一人同时保管使用，一般情况，财务总监和会计各保管一枚印鉴章。 　7.1.2上班时间，印鉴章必须放在带锁的抽屉中，休息或离开位置时必须上锁；下班时印鉴章必须放入柜，不得随意摆放。 　7.2印鉴章带离财务部门，必须进行登记注明用途，财务总监审核，同时报公司总经理审批。印鉴章带离必须是公司内部2个人员，同时一定是财务部门出一人。 　7.3印鉴章加盖在非银行票据的纸质文件，必须报财务总监审核，公司总经理批准，并进行登记。 　 印鉴章加盖在非银行票据的纸质单据（如收据、优惠券等）上，必须有本公司相关文件的规定，财务总监批准后予以盖章。 　7.4刻制印鉴章，须经财务总监书面申请，公司总经理审核，报董事长审批后，予以刻制。 　8.0 其他 　8.1违反以上规定使用印章，造成丧失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者分别进行警告、经济处分直至追究刑事法律责任。 　8.2印章保管员应将印章使用登记表保存好，每月月底交总经办汇总存档。 　9.0 相关表单 　印章留样备案表 　印章外出使用审批单 　印章使用审批单 　印章使用登记表