事务办理-后勤保障.ppt

实训项目6：后勤保障 一、实训目的 会合理安排车辆 会接待各类客人 会保障领导办公用品 会控制库存 会管理备用金 会保障组织及领导安全 二、基础知识 秘书部门的主要工作是为领导工作（主要是决策）服务。很多秘书部门承担着后勤保障职责。后勤保障关系到各项工作的基本运行，需要有责任心，有工作经验。秘书部门经办后勤保障事项应当廉洁、控制成本、确保质量。三、基本技能 领导公务用车应当建章立制、确保安全、控制费用 接待工作应注意接待礼仪、餐饮特色并注意控制费用 办公用品管理应当建立台账 库存要注意保证需要 备用金应当专用、及时报账 安全保卫必须依靠员工、群防群治，并注意与公安机关建立快捷的信息传递平台 四、工作流程 工序1 工序2 工序3 工序4 车辆服务 派车申请 调配车辆 登记台账 回库检修 接待管理 接待申请 领导核准 合理安排 登记台账 办公用品管理 例行检查 及时添加 登记台账 定期统计 库存控制 建立库存量 使用审批 定期盘存 及时补充 备用金管理 申领备用金 使用申请 领导审批 核报补充 安全保卫 建立预案 领受任务 实施安保 处理突发事件 实训1：车辆服务 1.任务：在车辆不够的前提下，完成一天的派车。2.要求：严格执行制度。有序派车。台账记录完备。3.评价标准：车辆安排顺序项满分30分。印章出现内容错误扣30分，出现一个错别字扣20分 主要领导用车项满分40分。没有按照公司制度报批扣30分，没有按规定报批扣20分，报告了但是没有得到批准扣15分，没有开具介绍信扣10分。执行车辆管理规定项满分30分。不在公安机关指定的印章刻制机构刻制扣防伪印章扣30分；在公安机关指定的印章刻制机构但是没有刻制防伪印章扣20分。4.评价办法：百分制。5.实训组织：全班分组编制工作方案，学生比照评价标准，相互评价。6.时间安排：30分钟。实训2：接待管理 1.任务：制定公司接待管理制度。2.要求：制度要素完整。预算控制。流程规范。3.评价标准：制度要素项满分30分。责任部门、审批程序每缺1项扣10分。预算控制项满分40分。没有预算控制扣40分；预算没有分解扣30分；突破预算没有制约措施扣20分。流程规范项满分30分。没有接待审批流程扣30分；没有明确接待单项审批制度的流程扣20分。4.评价办法：百分制。5.实训组织：学生逐一编制管理制度，学生比照评价标准，相互评价。6.时间安排：30分钟。实训3：办公用品管理 1.任务：制定制度并有效管理办公用品。2.要求：制度健全。审批领用。定期盘存。3.评价标准：制度健全项满分30分。没有制度扣30分；制度要素不完整扣20分；制度不严密扣10分。审批领用项满分40分。没有审批制度扣40分；逐项审批而不是审批批次扣30分；审批登记不完整扣20分。定期盘存项满分30分。没有建立办公用品盘存制度扣30分；建立了盘存制度，但是盘存不定期扣20分；定期盘存但是与改进办公用品管理无关扣10分。4.评价办法：百分制。5.实训组织：全班分组模拟实训，学生比照评价标准，相互评价。6.时间安排：30分钟。实训4：库存控制 1.任务：编制库存控制方案。2.要求：无大量库存积压。能及时补充使用。进出管理严格。3.评价标准：无大量库存积压项满分30分。库存积压严重扣30分；存在一定积压扣20分。能及时补充使用项满分40分。不能及时补充扣40分；只能部分补充扣30分；个别办公用品补充不及时扣20分。进出管理严格项满分30分。库存用品进出没有管理扣30分；库存用品进出管理不严格扣20分。4.评价办法：百分制。5.实训组织：全班分组编制库存控制方案，学生比照评价标准，相互评价。6.时间安排：30分钟。实训5：备用金管理 1.任务：制定备用金管理制度。2.要求：制度完善。审批使用。及时补充。3.评价标准：制度完善项满分30分。没有建立管理制度扣30分；管理制度不健全扣20分；管理制度存在明显缺陷扣10分。审批使用项满分40分。使用备用金没有审批扣40分；使用备用金审批不严格扣30分；没有专用保险柜扣20分。及时补充项满分30分。使用备用金后不补充扣30分；使用备用金后不及时补充扣20分。4.评价办法：百分制。5.实训组织：全班分组编制方案，学生比照评价标准，相互评价。6.时间安排：1学时。实训6：安全保卫 1.任务：分组模拟安全保卫工作。2.要求：预案合理。分工明确。无缝管理。灵活机动 3.评价标准：预案合理项满分20分。没有预案扣20分；预案不具可操作性扣10分。分工明确项满分30分。没有分工扣30分；分工不明确扣20分；管理层次混乱扣10分。无缝管理项满分20分。安全管理存在较多明显漏洞扣20分；安全管理存在漏洞扣10分。灵活机动项满分30分。不能及时应对安全突发事件扣30分；不能有效应对安全突发事件扣20分。4.评价办法：百分制。5.实训组织：全班分组模拟，学生比照评价标准，相互评价。6.时间安排：1学时。五、五、参考案例参考案例 案例案例1：车辆管理混乱，影响公司工作：车辆管理混乱，影响公司工作 案例概述：某公司1名董事长、1名总经理、3名副总经理，公司共有3台公务用车，一天，排名第3的副总经理因为私事分别用车到同一个地方，刚好这天董事长、总经理因为紧急公务需要用车，负责车辆管理的秘书一时间手足无措。案例分析：公司应当建立严格的车辆管理制度，原则上公车只能公用，必须私用应当经过总经理批准；通往一个地方应当只派一台车；主要领导应当优先用车；应当有备用应急车辆。案例案例2：安全保卫处置不当，险些酿成重大事故：安全保卫处置不当，险些酿成重大事故 案例概述：某公司办公室负责办公大楼的安全保卫工作，一天公司召开董事会，会议中途，一名债权人带领三名家属冲击会场，安保人员闻讯，强行将债权人拽下，一名家属在拉扯中倒地，众家属一起围攻安保部长。案例分析：安全保卫应当未雨绸缪，债权人能够冲击会场说明安保工作本身就存在重大瑕疵；缺乏执法权的安保人员对抗式的处置无疑又加剧了矛盾。六、小 贴 士 来访单位 来访事由 来访领队 来访人数 接待项目 接待部门 接待领导 接待酒店 费用额度 陪同人员 执行情况 接待审批单接待审批单 秘书管理的库存物品秘书管理的库存物品 办公室用品和消费品打印纸、材料纸、钢笔、水芯笔、铅笔等。小型办公室设备废纸篓、报夹、水煲、装订机等。