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秘书知识大全.doc
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秘书 知识 大全
1. 接待工作>安排会见与迎送外宾工作[高级] 21 2. 秘书职业技能培训鉴定教材 25 3. 档案工作>档案收集[初级] 25 4. 档案工作>档案管理[中级] 25 5. 档案工作>档案利用工作[高级] 25 6. 文书拟写与处理>通用文书的拟写[初级] 25 7. 文书拟写与处理>通用文书的拟写[中级] 25 8. 文书拟写与处理>企业事务文书的拟写[中级] 25 9. 文书拟写与处理>文书处理[中级] 25 10. 文书拟写与处理>通用文书的拟写[高级] 25 11. 文书拟写与处理>企业事务文书的拟写[高级] 25 12. 文书拟写与处理>文书处理工作[高级] 25 13. 会议组织>会议前期准备[初级] 25 14. 会议组织>会议服务工作[初级] 25 15. 会议组织>会议文书工作[初级] 25 16. 会议组织>会议筹备[中级] 25 17. 会议组织>会议期间的文书与服务[中级] 25 18. 会议组织>会议筹备方案[高级] 25 19. 会议组织>会务协调[高级] 25 20. 信息工作>信息的收集[中级] 25 21. 信息工作>信息的分类[中级] 25 22. 信息工作>信息的存贮[中级] 25 23. 信息工作>信息的筛选[高级] 25 24. 信息工作>信息的整理[高级] 25 25. 信息工作>信息的传递[高级] 25 26. 信息工作>信息的传递[高级] 25 27. 信息工作>信息的传递[高级] 25 28. 办公室日常事务>办公环境和办公用品的管理[初级] 25 29. 办公室日常事务>领导交办事项[初级] 25 30. 办公室日常事务>值班、信访及活动[初级] 25 31. 办公室日常事务>保密工作[中级] 25 32. 办公室日常事务>活动[中级] 25 33. 办公室日常事务>督查工作的方法与技巧[高级] 25 34. 办公室日常事务>处理突发事件[高级] 25 35. 协调工作>纵向关系协调(上)[中级] 25 36. 协调工作>纵向关系协调(下)[中级] 25 37. 协调工作>横向关系协调(上)[高级] 25 38. 协调工作>横向关系协调(下)[高级] 25 39. 办公自动化>计算机基本操作 25 40. 办公自动化>因特网(Internet)的使用 25 41. 办公自动化>因特网(Internet)的使用 25 42. 办公自动化>办公设备的使用 25 43. 接待工作>接待准备工作[初级] 一、做好接待环境准备工作 (一)学习目标 要求:做好办公室硬环境和软环境准备。 (二)接待工作环境准备 会客室(办公室)环境一般可划分为硬环境和软环境。硬环境包括室内空气、光线、颜色、办公设备及会客室的布置等外在客观条件。软环境包括会客室的工作气氛、接待人员的个人素养等社会环境。 制约会客室环境的因素很多,有自然因素、经济因素,最主要的还是人的素质修养因素。 会客室清洁、明亮、整齐、美观,让来访者一走进来就感到这里工作有条不紊,充满生气。如果没有专门的会客室,也应在办公室中腾出一个比较安静的角落来,让来客一进门就有个坐处,可以从容地讲话。 (三)相应知识 1.绿化环境。会客室(办公室)的绿化是不能忽视的。外部环境应力求做到芳草铺地,花木繁茂。室内绿化要合理地配置花木,会给室内增光添辉。 2.空气环境。空气环境的好坏,对人的行为和心理都有影响。室内通风与空气调节对提高接待工作效率十分重要。 3.光线环境。室内要有适当的照明。如长时期在采光、照度不足的场所工作,很容易引起视觉疲劳。 4.声音环境。室内要保持肃静、安宁,才能使秘书人员聚精会神地从事接待工作。 (四)注意事项 1.在接待工作中要加强门卫登记制度。 2.办公室的设备、文件、档案及其它重要财产,应该实行严格的安全防护措施,防止窃密现象发生。 二、做好接待工作物质准备 (一)学习目标 会客室应做好接待物质准备。 (二)接待工作物质准备 会客室应准备好座位、茶水,还应有一部电话,以便在谈及有关问题需要询问有关部门时,可以立即打电话出去。有条件的情况下还应有复印设备,当来客需求索有关资料时,能立即复印。最好能在会客室的墙上挂一面镜子,它可以提醒秘书人员随时修饰自己的仪容,始终表现出优雅的仪表和风度。为使会客室内显得生气盎然,可以在窗台、屋角摆些盆景或花卉。为了方便来访者进屋后有放衣物的地方,应准备衣帽架。要使来访者排解等待的时间,可准备一些书报杂志、单位介绍等材料。 (三)相应知识 办公室的用具设计要精美、坚固耐用,适应现代化要求。办公桌应美观、实用。有条件的可采用自动升降办公椅,以适应秘书人员的身体高度。同时应根据不同工作性质,设计不同形式的办公桌、椅。另外,办公室应根据不同情况,设置垂直式档案柜、旋转式卡片架和来往式档槽,以便保存必要的资料、文件和卡片等,便于随时翻检。这些设备和桌椅一样,应装置滑轮,便于移动。如有来访者,就将其置于一隅。办公室美,就会给来访者好的印象。 (四)注意事项 办公室内部良好的人际关系与工作效率密切相关。不仅要注意改善工作环境,还应注意改善工作场所的人际环境。人际环境的内容包括: 1.一致的目标。一致目标,才能使大家同心同德。 2.统一行动。坚决反对不顾大局,只想到个人利害得失。 3.融洽的凝聚力。秘书人员要有吸引力和相融的态度。   三、做好接待工作心理准备 (一)学习目标 要求懂得接待心理,并做好这方面的心理准备。 (二)心理准备 秘书人员接待礼仪的基本要素是"诚心",只有站在对方立场,有一颗真诚的心,接待中能将心比心才能表现出优雅感人的礼仪。待人接物应该热情开朗、温存有礼、和蔼可亲、举止大方而灵活,这种良好的行为有助于赢得对方的好感。那种"门难进、脸难看、话难听、事难办"的现象,令人反感。外面的人对于上司评价的标准,首先取决于秘书人员接待客人的情感。若一开始受到秘书人员真诚亲切的接待,来访者对将见到的领导也会抱着同样的期待。反之,如果秘书人员对于来访者拉长脸,嫌麻烦,来访者也一定会产生连锁反应,认为领导也不会热情。因此,秘书人员应有真诚的待客心理。 (三)相应知识 要做好接待工作心理准备,重要的是要学习礼仪常识,塑造自身良好形象。 仪容、仪表、仪态、服饰礼仪常识 秘书人员为做好接待工作,要懂得一些仪容、仪表、仪态、服饰的礼仪常识。 1.仪容 仪容即人的容貌,是个人仪表的重要组成部分之一,它由发式、面容以及人体所有未被服饰遮掩的肌肤(如手部、颈部等)等内容所构成。仪容在人的仪表美中占有举足轻重的地位。 (1)发式 发式美是人仪表美的一部分。头发整洁、发型大方是个人礼仪对发式美的最基本要求。整洁大方的发式易给人留下生气勃勃的印象。 (2)面容 面容是人的仪表之首,是人体暴露在外时间最长的部位,也是最为动人之处。男士应养成每天修面剃须的良好习惯。目前,女士面容的美化主要采取整容与化妆两种方法。 (3)颈部 颈部是人体最容易显现一个人年龄的部位,平时要和脸部一样注意保养。 (4)手部 手、手指和指甲的美,与人体其他部位的美一起,组成了人的整体风采。和脸部、颈部一样,手也常常露在服饰之外,极易被他人所注意。因此,适时适度地保护与美化手部是十分必要的,不容忽视。 2.仪表 仪表,是指人的外表,包括人的容貌、姿态、服饰和个人卫生等方面,它是人精神面貌的外观。 仪表,在人际交往的最初阶段,往往是最能引起对方注意的,人们常说的"第一印象"的产生多半就是来自一个人的仪表。一个举止潇洒、衣着得体的人总比一个衣衫不整的人给人们的第一印象要好。因为,仪表端庄、穿戴整齐者比不修边幅者更有教养,也更懂得尊敬别人,这已成了一般人的思维定势。 仪表也讲风度,风度是一个人性格、气质、文化水平、道德修养的外化,是人自身所具有的较为稳定的行为习惯的外在表现方式。如某人在言谈举止中自然表现的各种独特的语气、语调、手势、动作等等。它是人的一种下意识行为习惯,是人内在的精神世界的自然流露,装腔作势或刻意模仿只能适得其反。 3.仪态 仪态是指人的举止行为,"站有站相,坐有坐相",温文尔雅,从容大方,彬彬有礼已成为现代人的一种文明标态。 (1)站姿 最容易表现姿势特征的是人处于站立时的姿势。 基本站姿为:头正,颈直,两眼平视前方,嘴微闭,肩平,收腹挺胸,两臂自然下垂,手指并拢自然微屈,中指压裤缝,两腿挺直,膝盖相碰,脚跟并拢,两脚尖张开夹角成45°或60°,身体重心落在两脚正中。从整体上产生一种精神饱满的体态。 应注意避免的是头下垂或上仰,收胸含腰,背曲膝松,臂部后突,手插在衣裤口袋里或搓脸,弄头发,脚打拍子,身靠柱子、餐桌、柜台或墙歪斜站立。 (2)坐姿 坐姿是秘书活动中最重要的人体姿势,其包容的信息也非常丰富。一般认为坐时跷起一条腿的人显示出他相当自信,个性懒散,不容易幻想,任何私人问题或烦恼都不能使之困扰,信心形之于外;坐时双腿并拢,双脚平放地上的人则表现出他坦率、开放和诚实的特征,具有洁癖和守时的习惯,喜欢有规律地生活,按照时间表行事会觉得比较自在;坐时双脚前伸,双脚在踝部叉起,则反映出坐者希望成为中心人物,有保守且近乎愚蠢的意志,凡事喜欢求稳;坐时一脚盘在另一脚下则体现出男子的自信、豁达;女性则是膝盖并拢,体现其庄重,矜持,并且落坐动作协调,声音轻。女性先退半步然后坐下,坐椅面的一半或2/3。坐沙发时要求腰挺直,两腿垂地或微内收,背部不靠沙发背,两手自然弯曲,手扶膝部,或交叉放于大腿中前部,或一手放于大腿上另一手放于沙发扶手。气质高雅的女士可坐成S形。 (3)走姿 最能体现出一个人的精神面貌的姿态就是走姿。从一个人的走姿就可以了解他的欢乐或悲痛,热情而富有进取精神或失意而懒散,以及是否受人欢迎等。 走路时目光平视,头正颈直,挺胸收腹,两臂自然下垂,前后自然摆动,前摆向里折35度,后摆向后约45度,身体要平稳,两肩不要左右晃动或不动,或一只手摆动另一只手不动。 走路时,男子要显示出阳刚之美;女性款款轻盈,显出阴柔之美。女性穿裙子或旗袍时要走成一条直线,使裙子或旗袍的下摆与脚的动作显示出优美的韵律感。穿裤装时,宜走成二直线,步幅稍微加大,显得活泼潇洒。走路出步和落地时,脚尖都应指向正前方,由脚跟落地滚动至前脚掌,脚距约为自己的个脚长。正确的走路姿势还有助于健美。 走路忌走八字步,也不要多人一起并排行走,不要搂肩搭背。在狭窄的通道,如遇领导、尊者、贵宾、女士,则应主动站立一旁,以手示意,让其先走;上下楼梯时,不要弯腰弓背,手撑大腿,不要一步踏两三级楼梯,若遇尊者,则应主动将扶手的一边让给尊者。 (4)气质 气质指的是一个人的素质,它是一个复杂的"化合物"。构成气质的,有与生俱来的容貌、体质、血型和微妙的遗传因素,更有后天得之的环境扭转、文化素养、审美情趣、价值观念和心理机制。 气质如同石,可雕可琢,未有尽时。然而,气质也蕴有稳定性。有不同类型的气质:质朴纯真、高雅端庄、热烈奔放、雄健粗犷,温婉恬静、冷峻和冷艳、庄重深沉、浪漫和忧郁,以及艺术家气质、哲人气质、企业家气质、领袖气质等。 从个体来看,往往可能是几种气质兼而有之,此消彼长,尔隐我现;或是一种气质占主导地位,别种气质略作补充。相异气质在一个人身上交织,能使他显示出不同的风度,更能引人注目。 只有在加强自己素质的基础上,形成一定的气质,才能充分发挥一个人的仪容之类。 (5)风度 风度是美姿的展示,也是气质的显现。一般来说,风度与气质相应,气质不佳者,难以真正有好的风度;而风度,往往也取决于气质。风度需要的是自知之明,审度自己,不埋没,也不夸张。即使对自己的风度有较高的企求,也不能超离自我而"拔苗助长"。风度还离不开经验,所谓经验,一是技术的,二是心理的。 风度总是伴随着礼仪。一个有风度的人,必定谙知礼仪的重要,即使是气质粗犷、冷峻的人,他

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