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2023年国家开放大学电大专科《办公室管理》期末试题及答案2180范文.docx
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办公室管理 2023 国家 开放 大学 电大 专科 办公室 管理 期末 试题 答案 2180 范文
天道酬勤 国家开放大学电大专科办公室管理2023期末试题及答案〔试卷号:2180〕 国家开放大学电大专科办公室管理2023期末试题及答案〔试卷号:2180〕盗传必究 一、单项选择题〔请将正确答案的字母序号填在答题纸上。每题1分,共10分〕1.文员如果误拆了非本公司的信,应该( )。 A.写上“查无此人〞,并把信重新封好退回去 B.在信封上注明“误拆〞写上自己姓名的缩写,把信敞开并退回去 C.在信封上注明“误拆〞,把信重新封好并退回去 D.在信封上注明“误拆〞,写上自己姓名的缩写,并把信重新封好并退回去 2.办公室人员在社交活动中应选择以下哪项适宜的话题?( ) A.有共同利益的话题 B.夸耀你我的话题 C.贴己的话题 D.秘密的话题 3.在来信来访业务中,以下情况的信件,( )仍需继续承办。 A.问题复杂,调查处理的时间较长的信件 B.精神病患者的来信 C.没有具体内容和情节的匿名信 D.已做结案处理的,本人要求过高并明显不符合政策规定的 4.文员进行会议的方案和准备时,不应该做的是( )。 A.会议场所的选择,要根据会议时间长短、花费多少作决定 B.文员按照上司的指示,应事先调查时间安排对参加者是否方便 C.什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度 D.文秘人员必须配合会议议程,详细检查各项工作 5.在会议开始前和进行过程中,文员的以下哪项活动是不恰当的?( ) A.协助签到 B.分发资料 C.离开会议室接听 D.暂时保管与会者的物品 6.以下餐巾的使用方法正确的选项是( )。 A.中途离座,把餐巾放在椅子上 B.用来擦嘴唇嘴角 C.用来擦刀叉 D.塞入衣服领口里 7.以下情况中,( )适宜用机发送。 A.纸张太厚或太薄的文件 B.一般文件或图像资料 C.私人或机密的图文 D.感谢信和祝贺信 8.请示是文员工作上有疑难,无法处理时,向上司请求指示,或无权处理时,向上词请求批准。下面请求中( )是不当的。 A.对口请示 B.事先请示 C.越级请示 D.请示要单一 9.以下关于办公室职能的说法,哪一种是正确的?( ) A.办公室为上司效劳,其他职能部门不用顾及 B.办公室人员只要掌握办文、办事、办会知识和技能 C.办公室管理具有集中性和整体性 D.办公室事务管理不仅有被动性,表达出来更多的是主动性 10.以下关于交互式会议的功能中,哪一项为哪一项不具备的?( ) A.审查功能 B.保密功能 C.欢送词播放功能 D.报数功能 二、判断题〔正确打“√〞,错误打“×〞。每题1分,共10分〕11.文员应防止不必要的通信和邮寄,尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。( √ ) 12.文员第一次做一项工作时应该快一些,如果错误可以再做一遍。( × ) 13.无论是什么样的文本和图表几乎都能通过发送,因而文员传递信息应首选。( × ) 14.当与人擦肩而过,或越过长辈、上司前面,或因事中途离坐时,都要招呼一声。(√ ) 15.文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心,支票簿与印章应该一起收藏,以防止被盗用冒领。( × ) 16.受到直属上司以外的指派时,假设是文员自己能够安排办理,而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受,否那么要向直属上司请示后再作决定。( √ ) 17.即使是上司私人的应酬,文秘人员也应该积极、乐意地去协助。(√ ) 18.宴请的请柬一般要提前一至二周发出,以便客人及早安排,已经口头约定的就不要补发请柬了。(× ) 19.如果要拒绝别人,最好是依照自己和对方的人际关系程度,分别使用表示方法,以防止因为拒绝而发生不必要的困扰。( √ ) 20.介绍信的正本和存根必须一致,同时可以出具空白介绍信。( × ) 三、简答题〔每题10分,共20分〕21.什么是文员的挡驾方法?主要的挡驾法有哪几种?一般应怎样做? 答:对于上司不必要接见的来访者,不必要参加的邀请性活动,不想接听的,由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方,只需要礼貌地、委婉地到达阻挡或拒绝的目的即可。〔4分〕(1)挡驾。上司不愿接的,文员要告诉对方,暂时不能接或上司不在,将内容记下,转告上司。上司不能接的,要另约时间,或将内容转告;〔2分〕(2)来访挡驾。先问清来由,判断有无必要引见给上司,或先作请示;〔2分〕(3)会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。〔2分〕22.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项? 答:(1)会议名称;〔1分〕(2)会议记录人的姓名、盖章;〔1分〕(3)时间〔开始时间、结束时间〕;〔1分〕(4)会议地点;〔1分〕(5)议题;〔1分〕(6)主持人、主席;〔1分〕(7)出席者名单;〔1分〕(8)会议的经过情形及结论;〔1分〕(9)相关的资料I〔1分〕(10)下次会议预定日期。〔1分〕四、设计题{每题15分,共30分〕23.安徽某企业欲与上海某企业合作,上海以品牌、技术入股,利用安徽比拟廉价的原材料和人工,共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访,商议合作的具体事宜,办公室主任请小李作好准备。假设你是小李,你怎样设计这个接待方案? 答:(1)接受任务;〔1分〕(2)了解来宾;〔2分〕(3)制订方案;〔2分〕(4)预订食宿;〔1分〕(5)迎接来宾;〔1分〕(6)商议日程;〔2分〕(7)安排会谈}〔2分〕(8)陪同参观;〔1分〕(9)送别客人}〔1分〕(10)接待小结。〔2分〕24.文秘人员在单独或随同上司旅行结束后,要做好哪些工作? 答:(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证,送上司审阅、签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用;〔3分〕. (2)回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报i如果是与上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案;〔3分〕(3)尽快恢复正常工作和生活状态,继续旅行前未完的工作;〔3分〕(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录,以便将来有用;〔3分〕(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢。〔3分〕五、案例分析题〔每题15分,共30分〕25.对下面的案例进行适当分析。 美国某花店经理接到一位顾客的,说她订购的20支玫瑰送到她家的时间迟了一个半小时,而且花已经不那么鲜艳了。第二天,那位夫人接到了这样一封信:亲爱的凯慈夫人:感谢您告知我们那些玫瑰在很差的情况下已经到达您家的消息。在此信的附件里,请查找一张归还您购置这些玫瑰所用的全部金额的支票。由于我们送货车中途修理的意外耽误,加之昨天不正常的高温,所以您的玫瑰我们未能按时、保质交货,为此,请接受我们的歉意和保证。我们保证将采取有效措施以防止这类事情的再次发生。 在过去的两年里,我们总是把您看作一个尊敬的顾客,并一直为此感到荣幸。顾客的满意乃是我们努力争取的目标。 请让我们了解怎样更好地为您效劳。 您真诚的霍华德·佩雷斯 〔经理签名〕答:(1)这是一位老顾客,所反映的情况应不容置疑,首要考虑的应是怎样补救;〔2分〕(2)补救。一是可以接到立即派人马上再送20支玫瑰,二是给予适当赔偿货款;(3分) (3)抱歉。赔偿只是物质上的表示,抱歉更能从心理上表达对顾客的尊重。方式可以是也打个,但是写信那么显得更加郑重其事;(3分) 这封信,先是表示感谢和全额赔偿,其次才解释原因,又不只是就事论事,还提出了防止以后发生类似事情的保证。最后再联络一下感情,表示了商店对顾客的根本原那么和态度。(5分) 此信即使是文秘人员写的,也应由经理亲笔签名,以示对顾客的尊重。〔2分〕26.A公司原定于12月25日18:00时借一娱乐总汇召开公司成立两周年庆祝活动。为此,发了请柬邀请有关领导和嘉宾光临,在请柬上把时间、地点写得一清二楚,要求自行前往。还通知了全体员工下班后赶往。可当局部员工提前在16:00赶去时,却发现预订的能容纳50人的大包房已为B公司占用。 经询问,当初A公司预订时,B公司已先预订,但正考虑与娱乐总汇变更预订时间,没有最后确定。当时大堂负责人说:“假设B公司换了时间,那么包房由A公司用,不用再通知了〞,事后由于总汇工作人员的疏忽,忘了将时间冲突情况告知A公司。 结果A公司与娱乐总汇的工作人员就这一问题发生争执和冲突,造成来参加活动的50多人滞留大堂2个多小时,最后交涉无果。不得不再包车前往附近另一宾馆举行。最后活动早早收场,大家扫兴而归。 (1)为什么A公司庆祝活动未取得预期效果? (2)如果你是A公司的文秘人员,你应如何组织这次活动?(3)如发现已预订包房被他人所用,应怎样处理? 答:(1)A公司负责预订的文秘人员没有对预订的时间、地点进行确认,准备工作不充分导致活动没有取得预期效果。〔2分〕(2)应把这次活动的细节详细列出,每个工程由专人负责。〔1分〕(3)由专人负责预订,初步确定以后向上司汇报,再向娱乐总汇负责此事的人确定。活动前一天或前两天,再和对方确认一下时间、日期、地点。〔3分〕(4)案例中领导和嘉宾应由公司派车接送。〔1分〕(5)在活动开始前半天,文秘人员应提前到场,布置会场,落实有关细节,如有问题,可提前发现和解决。〔2分〕(6)如发现已预订包房被他人所用,不应争执过长时间。〔1分〕(7)应立即联系附近其他饭店、宾馆,先安排领导和嘉宾前往。〔2分〕(8)可在活开工程上增加一些内容予以补救。〔2分〕(9)有必要的话,可向娱乐总汇进行索赔。〔1分〕〔评判第四、第五大题时,应视考生问题答复的合理性、表述的正确性与否给与分数,不要拘泥本答案的文字表述〕

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