2023年管理制度公司印章管理办法.doc

〔管理制度)公司印章管理方法 　〔管理制度)公司印章管理方法 　_________公司印章管理方法 　第壹条、为了保证___________公司〔以下简称“公司〞〕印章刻制、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，依据公司标准运营、防范风险的管理制度，有效地维护公司利益，特制定本管理方法。 　第二条、本管理方法所指印章包括公司印章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章。 　第三条、本管理方法适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本等。 　第四条、印章授权管理和使用部门： 　〔壹〕公司印章，由公司董事长授权向关联部门核发或核销； 　〔二〕公司印章由董事长授权以下部门分别管理和使用： 　1、公司行政章、法定代表人印章由公司办公室负责管理和使用； 　2、财务专用章、发票专用章由财务部负责管理和使用； 　3、合同专用章由公司法务部负责管理和使用。 　4、公司其他部门因工作需要配置其他用途公章时亦应按本方法执行。 　5、凡因工作需要且符合本条规定配置印章或更换印章需向公司办公室上报书面申请，经董事长批准同意后配置或更换印章。 　6、印章刻制由公司办公室负责，经公安机关核准，到指定的单位刻制；印章的规格、样式由公司办公室按有关规定办理。 　第五条、印章的管理 　〔壹〕公司的所有印章，均由公司办公室负责登记、留样且确定印章保管及使用责任人〔以下简称为印章专管员〕。印章启用时由公司办公室下发关于公司启用有关____专用章的通知〔详见本管理方法附件壹〕，注明启用日期、发放单位和使用范围和启用印模。 　〔二〕办公室向印章专管员移交印章时，应填写公司印章留样备案表〔详见本管理方法附件二〕。 　〔三〕由于印章磨损而更换印章，仍需于公司办公室登记、留样。 　〔四〕公司部门撤销或重组，原部门有关印章交回公司办公室，由公司办公室负责销毁。 　〔五〕严禁印章专管员将印章转借他人。 　〔六〕印章丧失时，印章专管员应当及时向公司办公室书面方案，公司办公室应及时采取关联补救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作废、对责任人进行处分等。 　〔七〕公司决定需要停用印章的，由董事长签字同意后由公司办公室下发关于公司停用有关____专用章的通知〔详见本管理方法附件三〕将停用原因、时间通知公司各有关部门，且收回停用的印章切角封存或销毁。 　〔八〕各部门不得擅自刻制印章，违反本项规定致公司造成的全部经济损失由当事人向公司承当全额赔偿责任。 　第六条、印章专管员的职责 　公司所有印章专管员应遵守本条以下规定： 　〔壹〕印章专管员每天下班前应检查印章是否齐全，且将印章锁进保险柜内，妥善保管，不得将印章存放于办公桌内；次日上班后，应首先检查所保管印章保险柜有无异样，假设发现意外情况应立即方案。 　〔二〕印章专管员因事、病、休假等原因不于岗位时，印章授权人应指定他人代管印章，印章专管员要向代管人员交接工作，交代用印时的本卷须知。 　专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。 　交接工作时，应严格办理交接手续，填写本方法附件四的印章交接单，登记交交接日期、管理印章类别。交接人员签字，印章授权人签字认可后备存。 　〔三〕印章专管员要坚持原那么，遵守保密规定，严格照章用印。未按批准权限用印或用印审批手续不全的，印章专管员不予用印；经办人拒绝印章专管员审核文件内容或审批手续的，印章专管员可拒绝用印且方案领导处理。 　〔四〕印章专管员用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称和用印件的落款要壹致，不漏盖、不多盖。介绍信、便函、授权委托书要有存根，要于落款和骑缝处壹且加盖印章。 　〔五〕印章专管员不得擅自用印，壹经发现，严肃处理；假设因擅自用印导致公司遭受经济损失时，由其承当全部赔偿责任且按公司人力资源管理的规定进行处分。 　〔六〕印章专管员离职时，其管理的印章记录和档案须作为员工离职移交工作的壹局部。印章专管员离职时，须办理分管印章的移交手续且填写印章专管人离职交接单〔详见本方法附件五〕前方可办理离职手续。 　7、禁止任何人未经批准携带公章外出。如确需带出使用时，须经董事长批准且填写公章外出使用审批单〔详见本方法附件六〕方可带出；非公章专管人员携带外出时，用印人仍应填写本方法附件四的印章交接单办理交接手续前方可带出。 　第七条、各类公章的使用规定 　〔壹〕公司印章的使用 　1、办理使用公司印章的事项，须由业务经办人认真填写相应的审批文件且按取得相应权限领导的审批同意意见后，连同需用印的文件等壹且交印章专管员，由其审核审批手续齐备后用印。 　2、凡有公司对应权限管理领导签署的文件或发文批准书、业务报表、邀请函等，可直接加盖相应的公司印章，但印章专管员仍应按照本条第3项规定填写____公司用印审批记录单〔详见本管理方法附件七〕且留存复印件以完善关联档案，依据本条规定填写的单据无需审批人签字。 　3、除本条第2项规定的情况外，凡加盖公司印章的存根类介绍信〔开具时必须按要求认真填写存根〕、便函、授权委托书、发文批准书、业务报表、邀请函等文件，均须填写____公司用印审批记录单且经相应管理领导审批签字同意后，方可使用公司印章。 　4、公司印章、法定代表人印章、财务专用章及公司其他印章〔合同专用章除外〕所用印的文件、资料、附件资料及____公司用印审批记录单作为用印凭据档案由印章专管员留存。涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经公司法务部门审核签字前方可使用。 　5、禁止于手写文件上加盖公司印章。 　6、禁止于内容填写不全的文件或空白的纸张、介绍信、便函、证件、授权委托书、发文批准书、业务报表、邀请函上加盖公司印章。 　〔二〕合同专用章的使用规定 　1、对外签署的合同或协议，应按公司章程及公司合同管理制度办理审批程序。 　2、公司合同专用章由公司法务部指派专人担任印章专管员负责保管。 　3、需使用合同专用章时，经办人应填写公司合同专用章用印审批单〔详见本管理方法附件八〕，经公司对应管理领导审批同意方可用印。交公司管理领导审批的合同，应注有公司法务部、参谋律师及该合同对应的业务部门负责人的审核意见。 　4、用印的合同上应领先由合同授权签约代表人签字且注明年月日后，方可用印。 　5、禁止于手写合同或合同内容填写不全的合同上加盖公司合同专用章。 　6、对外签署的合同或协议等，须于合缝处加盖合同专用章。 　〔三〕财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章的无须办理本条第〔壹〕项的审批程序。公司对外报送的各类业务报表〔财务报表、统计报表等〕及其他需用公司财务印章的文本等，须按规定办理用印手续。 　〔四〕公司其他各部门印章、业务专用章的使用，由关联部门或部门做出关联规定，且报公司办公室备案。 　〔五〕公司各类印章实行用印登记制度，印章专管员应每年度6月30前、12月31日前应将该期间填写的用印登记簿〔详见本管理方法附件九〕及用印资料档案全部移交公司档案保管人存单。 　第八条、法律责任 　〔壹〕任何人员必须严格依照本制度规定程序使用印章，不符合本制度规定时，不得擅自使用。 　〔二〕违反本制度的规定使用印章，造成丧失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处分直至追究刑事法律责任。 　第九条、附那么 　〔壹〕本方法附公司印章管理的关联文件范本。 　〔二〕本方法自发布之时效实施。 　〔三〕本方法由公司办公室负责解释。 　附件壹： 　_____公司文件 　X司办发〔20___〕___号 　关于公司启用有关____专用章的通知 　__________公司各部门及分子公司： 　根据_____公司公司印章管理方法第____条的规定，由于___________________，现公司已启用“___________专用章〞，该印章由公司____部门管理，专管人员为_____。为实现公司各部门业务对接、标准我公司的对内对外管理，自_____年___月___日起，启用本通知附件的公章，原“_________专用章〞印章同时废止。 　特此函告。 　附件：新旧印章样式 　_____年___月___日 　旧印章样式新印章样式 　主题词：印章启用通知 　抄送：______________，______________，___________，______________。 　________公司办公室_____年___月___日印发 　附件二： 　公司印章留样备案表 　NO:____________ 　印章名称：___________________________章 　审批人：_______________________________ 　刻制人：_______________________________ 　启用时间：_____________________________ 　配置及保管部门：_______________________ 　印章用途：_____________________________ 　印章专管员：_________________ 　印章留样 　本留样印章自_________年____月_____日启用。 　印章领用凭据及承诺： 　本人作为本留样印章的保管及使用责任人，于____年___月___日自公司办公室领取本印章，本人承诺将尽职妥善保管本印章，依照公司印章管理制度使用印章、该印章的使用记录、保管相应的审批文件资料；假设因本人成心或过失使用本印章导致公司遭受经济损失时，本人自愿全额赔偿对公司因此导致的全部经济损失且接受公司的相应处分。 　印章专管员：________________ 　_____年___月___日 　附件三： 　_____公司文件 　X司办发〔20___〕___号 　关于公司停用有关____专用章的通知 　__________公司各部门及分子公司： 　根据_____公司公司印章管理方法第____条的规定，由于___________________，现公司决定作废停用原由公司____部门专管人员_____管理的“___________专用章〞。 　____年___月___日前加盖该印章的全部公司文件仍然有效。 　特此函告。 　附件：停用印章样式 　_____年___月___日 　停用印章样式 　主题词：印章停用通知 　抄送：______________，______________，___________，______________。 　________公司办公室_____年___月___日印发 　附件四： 　印章交接单 　NO:___________ 　部门名称：___________________________________ 　交接印章名称：_______________________________ 　交接日期：_____月____日 　用印本卷须知说明： 　1、交接人双方的行为均应遵守_____公司公司印章管理方法之规定。 　2、其他说明事项：_______________________________________ 　______________________________________________________________________________________________________________________ 　3、印章留样： 　留样 　4、本印章自____年___月___日____时起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人________负责。 　移交人：______________接收人：_______________ 　_