2023年商务信函的写作特点.docx

商务信函的写作特点 　　写作商务信函并不要求您使用华美优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。 　　口语化　　每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里表达感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔〞，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received〞，“Your complaint is being looked into〞而不是“I have received your letter〞或者“We are looking into your complaint〞。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。　　想象一下，如果您由于无法准时交货而在 上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today〞。 既然在 中您会这样说，为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today〞？放弃这种所谓的“生意腔〞吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。 　　语气语调　　由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想到达一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。 　　真诚　　不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最根底的，所以您的信函也必须能够充分表达您的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在 中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。 　　直接　　跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。 　　礼貌　　我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比方your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要表达一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的时机。　　特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，防止用冒犯性的语言。　　还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及〞。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度〞，才能到达预期的效果。 　　简洁　　就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，防止生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and〞，“but〞，“however〞，“consequently〞这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比方，您前面写了“goods have been sent〞，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward〞“dispatch〞等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。 　　精确　　当涉及到数据或者具体的信息时，比方时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。 　　针对性　　请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dear Sirs〞 or “Dear Sir or Madam〞。 　　语言朴实　　前面我们说过，商务信函不需要用华美的词句。根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量防止华美复杂的词句。比方“We look forward to a bright and glorious future of cooperation〞，就不如直接写成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.〞，这样才更加符合西方人的语言习惯。 　　回复迅速及时　　给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择适宜的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。 　　标题　　这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个局部，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比方这样的标题“How are you〞 ，“Can we work together〞，建议您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile‘s Partnership Opportunity〞或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.〞这样您的邮件会显得更加专业。 　　校对　　写完之后，一定要检查。最根本是要确保拼写和语法正确，然后检查一下您所提供的事实，数据等是否有错。我们都会犯错，但即使在您的信函里有一个极小的失误，也可能会破坏您在沟通方面的可信度，并使人对您表达的其他信息投下疑心的阴影。