文秘学专业、企业行政秘书的职业修养和工作职责.doc

高职毕业综合实践报告 毕业综合实践报告 题目：企业行政秘书的职业修养和工作职责 姓 名 可洪婕 学 号 2013021260010 学 院 师范学院 专 业 文秘 指 导 教 师 吴云霞 企业指导教师 孙颖莉 协助指导教师 2016年 4 月20日 装订线 摘 要 行政秘书作为一项综合性和专业性都很强的职业，行政秘书的工作内容以公司运营保障为主，工作内容较多元化，但较基础的文书写作、档案管理，熟练使用操作办公自动化设备，包括计算机、打印机、传真机、复印机等，对其从业人员有很强的能力要求，而且这些能力要求是一个包括秘书各方面素，质的庞大体系。本实践报告主要对企业中行政秘书应具备的职业素养和岗位职责等问题进行探讨。 关键词：企业行政秘书 职业修养 工作职责 目 录 引 言……………………………………………………………………………… 1 行政文秘概述 2 引 言 1 1 企业行政文秘概述 2 1.1 行政文秘概念 2 1.2 行政文秘现状工作现状及问题 2 2 企业行政文秘的重要性 2 2.1协调作用 2 2.2参谋作用 2 2.3桥梁和纽带作用 3 3 企业行政文秘需要具备的职业素质 3 3.1 认识事物的能力 3 3.2 语言文字运用能力 3 3.3 社交能力 3 3.4 技能操作能力 4 3.5 自省能力 4 3.6 政治敏感性 4 4 企业行政文秘工作职责 5 4.1 日常行政工作 5 4.2公文办理工作 5 4.3会务工作 5 4.4财务报账工作 5 4.5人力资源工作 5 结 论 6 致 谢 7 参考文献 8 1.1 行政文秘概念 2 1.2 行政文秘现状工作现状及问题 2 2 企业行政文秘的重要性 2 1.1协调作用 2 1.2参谋作用 2 1.3桥梁和纽带作用 3 3 企业行政文秘需要具备的职业素质 3 3.1 认识事物的能力 3 3.2 语言文字运用能力 3 3.3 社交能力 3 4.4 技能操作能力 4 5.5 自省能力 4 4 企业行政文秘工作职责 4 4.1 日常行政工作 4 4.2公文办理工作 4 4.3会务工作 4 4.4财务报账工作 4 4.5人力资源工作 4 高职毕业综合实践报告 引 言 行政秘书是从事办公室程序性工作，协助领导处理政务以及日常事务，并为决策以及实施提高服务的人员，本文详细阐述了行政秘书在行政管理工作中的工作职责，分析了行政秘书在行政管理工作中的作用和存在的问题。 1 企业行政文秘概述 1.1 行政文秘概念 行政秘书的工作内容以公司运营保障为主，工作内容较多元化，但较基础的文书写作、档案管理，熟练使用操作办公自动化设备，包括计算机、打印机、传真机、复印机等。 需要有良好的文字表达能力，有一定英语基础，具备较强的听说能力、工作效率高、条理性强、具有较强的应变能力和团队合作精神。负责办公用品的保管领用工作，办公设备的日常维护工作帮助人事行政经理完成部门的相关工作，以及其它总裁交办的工作。 1.2 行政文秘现状工作现状及问题 1、行政秘书工作得不到重视，收入待遇低：很多领导行政工作没什么难的，不过是跑跑腿，倒倒水，任何人都可以干，不重视甚至看不起行政秘书。近几年来企业分配制度的改革向营销大量倾斜, 在福利和补贴方面对营销部门有一个很大比例的倾斜, 而行政秘书的收入却无明显改善, 2、行政秘书职称评定难，外出培训机会少：在专业技术职称评聘上，企业行政秘书难于进行职称评定，而且评聘的比例极低。行政秘书平时大都忙于具体事务,个人学习进修的时间少, 也少有机会外出参观考察、学习和工作研讨, 缺少接受系统性、专业性再教育和职业再培训的机会。 3、行政秘书职业前景渺茫：行政秘书的培养工作往往不受重视或缺少关爱，缺乏专业知识的培训和交流，缺乏工作的职业规划和指导，对于未来不知何去何从，前景渺茫！ 导致行政秘书大多思想不稳定，态度不积极。造成整个行政秘书队伍不稳定，流动性大。 4、累积性职业伤害带来的健康问题：现代办公设备的应用, 一方面提高了行政效率, 另一方面也给行政秘书带来了累积性职业伤害。行政秘书长时间保持坐姿、双手频繁敲打键盘,使他们的运动量减少, 改变姿势、缓解疲劳的机会减少, 增加了他们患腰椎疾病和腕管综合症等累积性伤害造成的疾病的几率。 2 企业行政文秘的重要性 12.1协调作用 行政秘书的协调是领导工作的补充和延伸，是辅助领导化解矛盾、理顺关系、提高工作效率、保持最优化的过程。 12.2参谋作用 行政秘书是连接企业领导和各部门的桥梁，他们企业运营、管理工作相关的各项政策和要求，熟悉企业资源的实际配置情况，熟悉企业行政人员的秉性和各行政管理部门的工作环节，要积极收集整理教学管理工作中出现的问题，为领导修改和重新决策提供依据。 12.3桥梁和纽带作用 行政秘书是高职院校行政管理的中心和枢纽，是学校承上启下、沟通上下、联系左右、协调内外的桥梁和纽带，也是各部门的信息的集聚地，成为下情上传和上情下达的信息中心。这就要求高职院校行政秘书要善于人际沟通，协调好各方面的工作关系。 3 企业行政文秘需要具备的职业素质 3.1 认识事物的能力 具体讲，需要培养以下几种能力：a.观察感知能力。秘书只有具备较强的观察感知能力，时时、事事、处处做有心人，善于观察，善于发现容易忽略的“死角”，扑捉政治经济生活中一切有价值的信息，才能变被动服务为主动服务。b.辨别是非能力。秘书人员工作于领导身边，又介于领导和群众之间，在提供信息、综合协调、接待来访、洽谈工作、解决问题等方面，必须明辨是非，处理得当。c.分析综合能力。秘书人员能否较好地发挥参谋助手的作用，很大程度上取决与分析综合能力的强弱。因此，秘书要自觉以科学的理论来指导自己的工作，提高思维能力，善于从多种思路、多种方法来探求同一种事物。d.随机应变能力。秘书承担大量事物性工作，常会出现一些意想不到的情况，这就要求秘书人员要有遇事不慌、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原则，又要机动灵活。 3.2 语言文字运用能力 秘书部门是上下左右工作联系的枢纽，信息交汇的中心，使秘书与语言文字结下了不解之缘，秘书必须具备全面而熟练的语言文字运用能力。主要包括以下方面：a.阅读能力。秘书人员要经常处理大量的文字材料，因此必须善于阅读。b.视听能力。就是要听话并理解别人的话。秘书人员要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，并用清晰简明精练的语言加以复述。c.言谈能力。语言能力是秘书的基本功之一。秘书人员语言能力的基本要求是：鲜明准确，简练明晰，口吃清楚，语速适中，措辞得体，切合身份。d.写作能力。文字表达能力是文秘人员非常重要的基本功。秘书从事各种应用文的写作，要求熟练掌握各种应用文体的写作要领和技巧，迅速准确地撰写出各类应用文。 3.3 社交能力 随着社会的发展，人与人之间的交往更加广泛、频繁，处在机关中心机构的秘书人员必须具有很强的交际能力，应善于在交际中获取信息，同时进行工作。行政秘书要懂得社交礼仪，具备协调能力，营造出和谐融洽的工作环境。 43.4 技能操作能力 秘书人员要提高办文办事的效率就必须掌握现代化办公技术，主要包括熟悉计算机操作技术、复印技术、打字技术、录音技术、照相摄像等现代办公手段。 53.5 自省能力 常常自省的人，容易开发智能和增长才干。秘书人员是脑力劳动者，多数情况下要靠发挥聪明才智完成各种任务，这就要不断反思自己的言行。使智能和才干在不断的总结中增长起来。 53.6 政治敏感性 思想政治素质是指政治立场、思想意识、道德品质和工作作风，它是行政管理的灵魂。（1） 坚定的政治立场和政治态度。能否坚持正确的政治立场，对于行政秘书来说是十分重要的。不管在任何情况下，秘书人员都要在政治上、思想上、行动上与党中央保持高度一致，自觉地贯彻落实党的路线、方针、政策。（2） 较高的遵守纪律的自觉性。就秘书人员而言，纪律是推动一切工作正常运转的根本。由于秘书人员贴近领导，辅助领导工作，所以必须高度自觉的严格要求和约束自己。（3） 务实的工作作风。行政秘书要具有良好的精神风貌和思想境界，热爱工作努力钻研业务，工作务实，作风正派、为人正直、忠于职守、无私奉献。 此外行政文秘还应该具有一定的政治素质，秘书人员的心理素质与做好工作很有关系。就一般情况说，秘书人员应具备的良好心理素质包括以下几方面。（1） 坚定的意志。秘书工作是一项繁重的脑力劳动，因此秘书人员要锻炼和培养自己坚定意志的毅力，想方设法克服困难完成工作，要任劳任怨。秘书应当具有较强的抗压性和心理承受能力。在复杂的情况下办文办事，协助领导处理问题时，有自信心，当发现问题时要及时上报，做错事勇于承担及时改正。（2）随和的性格。热情坦率，具有和谐的人际关系。行政秘书应时刻保持热情，营造和谐的人际关系，才能在工作中更主动更积极。热情坦率也可以使人兴趣广泛，对周围环境及人际关系有良好的感知，有利于开展工作。（3） 高度的自制力。优秀的秘书应自觉克制自己的情绪，清醒把握自己的情绪状态，保持稳定的心境，能镇静、从容、敏捷、果断地处理问题。适度的情绪、高度的自制力有助于提高行政秘书的心理承受力及对复杂环境的适应能力，有助于清醒地观察事物，理智地解决问题。（4）自觉的创新意识。秘书工作涉及面广，灵活性强，秘书人员另一个重要的心理素质就是必须具备大胆创新的精神。对秘书来说，创新意识就是要求他们打破旧观念，克服“领导咋说就咋办”的片面认识，充分发挥工作的积极性和创造性，随机应变，灵活的处理问题，更好地发挥他们的主观能动性。 4 企业行政文秘工作职责 4.1 日常行政工作：做好与各部门的日常联系；负责传文、印文、发文、信件和报刊杂志等工作；负责办公用品、仪器设备等购置、保管和发放。 4.2公文办理工作：起草企业对内、对外文稿（如各种通知、请示、报告、会议纪要、信函等）；及时处理上级文件的签收、传递、催办、督办；做好文件的回收、清退、销毁工作；做好文秘档案收集管理及保密工作。 4.3会务工作：协助领导做好会议安排的编制工作， 包括准备相关材料、发通知、会场会务等；做好公务接待、来人来访、综合协调等工作，包括食宿、交通等具体安排。 4.4财务报账工作：承担本部门各项办公用品、教师培训、会务接待、集体活动等费用的支出报账工作。 4.5人力资源工作：负责各类津贴、工会福利等待遇的登记造册、报批、领取、分发等手续；制假期值班安排、考勤考核、加班统计工作、职称评定等；协助编制行政组织架构，如岗位设置、人才招聘、员工培训等。 结 论 秘书是专门从事办公室程序工作、协助领导处理政务及日常事务，并为领导决策及其实施提供服务的人员。随着时代的发展及新形势的要求，尤其在深化改革、扩大开放、推进社会主义现代化事业的新时期，对秘书的能力提出了更高的要求。因此，研究行政秘书素质问题有着重要的现实意义。办公室秘书是一个企业领导与员工沟通的纽带．对领导决策与员工工作有着重要的意义。随着社会的发展，传统意义上的秘书已经不能够胜任现代企业对秘书工作的要求了，秘书被赋予了更多的工作与职责，必须要是高水平的综合性人才，是企业领导的得力助手，为企业的发展出谋划策。 致 谢 首先非常感谢老师多年辛勤培养，同时对于在论文书写过程中的各位老师，表示由衷的感谢。在本次论文设计过程中，感谢我的学校，给了我学习的机会，在学习中，老师从选题指导、论文框架到细节修改，都给予了细致的指导，提出了很多宝贵的意见与建议，老师以其严谨求实的治学态度、高度的敬业精神、兢兢业业、孜孜以求的工作作风和大胆创新的进取精神对我产生重要影响。