2023年对疾病预防控制机构存货管理的思考.docx

天道酬勤 对疾病预防控制机构存货管理的思考 余秀春 摘 要 疾病预防控制机构〔简称“疾控机构〞〕是政府开办的实施疾病预防控制与公共卫生技术管理和效劳的公益事业单位。通过对疾病、残疾和伤害的预防控制，创造健康的环境，维护社会稳定，保障国家平安，促进人民健康。因日常工作中涉及大量的检测，疾控机构每年采购存货价值占单位当年支出比例较高。存货虽然是疾控机构支出的一个重要组成局部，但在管理时往往容易无视对其的管理，使得问题长期存在。本文通过分析疾控机构在存货管理中存在的问题，提出改善管理的一点建议。 关键词 疾病预防控制机构 存货管理 建议 疾控机构作为公益事业单位，履行编办批准的“三定〞方案中规定的职责所需经费由财政负担。用对、用好财政资金，履行好本职工作是预算单位的职责，管好、用好单位的存货，减少浪费，对用好财政资金具有重要的作用。 一、存货的定义 存货是指政府会计主体在开展业务活动及其他活动中为耗用或出售而储存的资产，如材料、产品、包装物和低值易耗品等，以及未到达固定资产标准的用具、装具、动植物等。疾控机构的存货主要为办公用品、方案免疫用疫苗、消毒杀虫用的消杀药品、实验试剂以及达不到固定资产标准的工具器皿等低值易耗品等。 二、存货管理存在的问题 〔一〕存货信息不统一 无规矩不成方圆，统一、标准的存货编码是进行存货分析、管理的根底。疾控机构对存货信息没有统一的标准，在实际操作中编码随意，不能表达存货类别，同一种存货存在多个编码，名称、数量单位不统一，无法进行后续分析。 〔二〕未建立供给商制度 疾控机构每年需要购置大量的试剂耗材，局部供给商交易金额大，但是未与供给商签订合同，在科室提出采购需求时，采购员向供给商询价后填写价格，效率低，采购耗时长，无法发挥规模效应、节约采购资金。出现质量问题或质量不达标时，因未对相关条款有约定，最多只能退货，无法追究相关责任。 〔三〕存货监管执行不到位，账实不符 存货管理制度一般规定存货由单位资产管理部门专人管理、专库保存，购、管、用分开，但实际执行中，由于存货种类繁多，各种检测试剂占比拟大，管理要求不一，受人手、场地、保存条件的限制，无法做到统一管理。存货到货，由资产管理部门入库后直接出库到申请科室保管和使用，财务部门根据出库和入库数据进行账务处理，各使用科室不用对存货进行盘点及上报，物资管理部门也未进行盘点，使得对存货的实际管理脱离于存货管理部门及财务监督之外，造成账实不符。 〔四〕试剂耗材的使用与工作量脱钩，采购审批流于形式 疾控机构存货中试剂耗材量大、价值高，由科室根据需要提出采购需求，资产管理部门审核同意后采购员进行询价，领导审批同意后采购员进行采购。试剂耗材在使用时由使用人按需获取，不用登记使用用途及数量，管理部门无法掌握其实际消耗情况，再加上试剂耗材种类多、专业性强，管理部门及领导均无法对采购的必要性进行判断，使得采购审批流于形式，不能起到监督审核的作用，无法防止为追求预算执行进度过度采购的现象，造成资源浪费。 〔五〕内外部监督未根据实际进行调整 单位纪检、审计部门是对内部控制进行监督检查的部门，应定期进行检查，发现问题时责令改正。其人员一般由各科室人员兼任，本身工作多，且相关制度缺乏硬性规定，导致内部监督部门未履行职责，形同虚设。外部审计一般以财务收支为主，审核采购流程合规性，对存货出入库资料的完整性等形式性资料进行审核，并未对业务事项进行审计。从2023年实施全面内部控制评价开始，各单位制度形式根本完善，假设仍按照原审计方向进行形式、逻辑审计，将无法通过外部审计真正提高单位的存货管理水平。 三、对存货管理的建议 〔一〕完善存货管理制度，标准操作 制度是对实际工作的指导，标准的制度对于执行可以起到事半功倍的效用，制度建立是根底。在制度完善方面，建议从以下方面着手： 1.标准、统一存货信息。统一标准存货的编码、名称、数量单位等信息。对存货根据单位存货情况按六级分类规那么进行设定，按单位、存货大类、品种大类、大类、小类、品名规格的顺序进行编码，品名规格信息应与实物保持一致。在入库时，应按照该类别存货出库时的最小单位作为入库数量单位进行入库，保证同类物品信息具有可比性。 2.建立采购供给商制度。根据历年存货采购情况，对价值高、消耗量大、单一供给商、采购频繁的存货进行招标，签订合同，约定采购价格确定方式、质量要求、送货时间、结算方式、责任追究、考核方式等，提高采购效率，维护单位的合法权益。为防止单一供给商可能存在的缺货、影响使用的情況，可以对同一存货寻找多家供给商，择优采购。 3.完善存货使用登记、定期盘点制度。目前对购置存货的必要性及合理性无法进行审核，主要是信息缺失，无法进行分析。单位应完善存货购置申请、审批、采购、付款、入库、调拨、领用等制度，完善申请审批流程。标准科室存货的采购、使用，科室存货由专人、专库保管，领用时需对领用物品、数量、规格及用途等进行登记，并签字确认。科室应定期对存货进行盘点，并将盘点情况上报。单位存货管理部门、财务部门应定期对存货进行复盘，及时发现问题。存货采购申请应建立在库存、日消耗量及采购周期的根底上，防止盲目、过度采购，合理分配资源，减少浪费，将有限的资源用在“刀刃〞上。 〔二〕加强物资监管，全面反映存货信息 单位应提高重视度，严格落实制度要求。2023年执行的新政府会计制度，能有效解决原制度中存货付款时间与领用时间不一致的问题。财务部门应有专人负责存货核算管理，每月根据科室领用单进行财务会计处理，每月核对存货明细账与总账、财务账与实物账，确保账账、账实相符。 〔三〕加强信息化系统建设，完善存货管理 人工容易出现错误，要管好存货，需要信息化系统的支撑。首先根据存货编码规那么对物资实现自动编码，防止人为编码的随意性影响后期的分析统计。 其次，将各种来源物资的整个生命周期嵌入信息化系统，对采购、捐赠、调拨物资的申请、审批、流转、使用、盘点等进行线上操作记录，每一项物资的来龙去脉都有据可查、清楚明了。采购申请中自动带出存货库存、日消耗情况，根据设定的采购周期，对异常物资采购发出预警，由申请人员核实说明，方便審批人员快速有效审批，真正履行审批职能。 再次，打造自动推送凭证功能，每月末系统根据经审核确认的单位入库数量和科室领用消耗数量自动生成财务会计凭证，进行账务处理。 最后，建立BI〔Business Intelligence，商业智能〕报表，根据领导、科室、资产管理部门、财务部门、上级部门等的不同需求，形成不同的报表及展示方式，通过、平板等客户端可实时了解库存、日消耗、可使用时间等信息，实现信息共享，提高信息获取效率。 〔四〕调整监督和考核机制 单位应规定纪检、审计等部门的职责范围、要求及频次，并将履职情况纳入考核。对检查中发现的问题，应及时上报并公开，以引起相关人员的重视，利用群众监督，促进整改落实。所有的采购及资金的使用都是由具体业务触发的，先有业务后有存货需求，因此内外部审计、检查应转变思路，以业务审计为主、财务审计为辅，从源头提高采购的合理性和必要性，提高单位资源使用效率和管理水平。 四、结语 标准单位存货管理，制度是根底，只有有法可依、有章可循，才能标准操作。加快推进本钱核算制度和绩效评价制度落实，有比照分析才能发现问题，有评价考核才能促进改善。好的制度的执行离不开人，要提高重视度，增加制度的约束力，克服惰性，增强责任心，奖惩清楚，调动积极性。要加强信息化建设，系统能做到的事就用系统做，减少人为因素影响，提高准确性，同时要整合资源，共享信息，提高内部控制水平。 〔作者单位为深圳市疾病预防控制中心〕 参考文献 [1] 政府会计准那么第1号——存货〔财会〔2023〕12号〕[Z]. 2023-07-06. [2] 王艳.新政府会计准那么体系下公益一类事业单位存货管理的思考[J].行政事业资产与财务，2023，8〔4〕：65-66. [3] 连洁.浅析突发公共卫生应急储藏物资管理[J].行政事业资产与财务，2023，19〔10〕：6-7.