2023年提升计生档案服务和管理能力.docx

提升计生档案效劳和管理能力 计生档案是国家档案的重要组成局部，但受根底条件、观念体制、人力和经费等因素的制约和影响，人口计生档案管理仍存在诸多问题和薄弱环节，进一步标准计生档案管理，利用档案资源为育龄群众和新农村建设效劳，对促进人口计生工作必将起到重要的推动作用。计生档案对计生部门的各项工作有着重要的作用，必须给予高度重视，促使其充分发挥作用，并对其进行合理开发。实现档案管理的标准化、制度化，更好地为方案生育工作做出积极的奉献。 一、计生档案的“四化〞管理 （一）系统网络化 计生档案工作是方案生育工作的重要组成局部，要充分认识其重要性，明确专人、落实责任，加强管理，实现计生档案工作管理系统网络化。实现系统网络化，能够有效地保证工作的正常运转。作为“司令部〞的人口与方案生育档案管理领导小组，是计生档案管理工作的“针〞，人口计生局各科室具体承担方案生育工作任务落实，聚集“八面来风〞，是“针眼〞、是关键，乡镇和行政村各业务部门、科室应建立专兼职结合的工作小组，责任到人，形成“纵向线〞。同时，这些“纵向线〞并非完全孤立、毫不相干的，除对上负责外，还要相互影响，相互作用，相互监督，相互制约。这个体系要横到边，纵到底，配合联动，形成网络。这个网络既是方案生育工作的根本体系，同时也是方案生育档案收集、管理的系统体系。同时完整的领导机构，过硬的工作队伍和健全的基层网络，是做好新形势下计生档案工作的重要根底，因此，要定期对档案员进行业务培训，使其熟悉业务。 （二）职责明确化 档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与平安。这既是档案保管工作的根本任务，也是档案保管工作的目的之一。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案损坏，确保档案的平安，为档案工作提供物质根底。 （三）工作制度化 只有严格有关规章制度，才能确保档案完整平安。根据多年工作的实践经验，笔者认为这些制度应包括以下几个方面：对专兼职档案员实行月初评、季考核、年奖惩制度，计生档案收集、上报、整理、存档应做到标准，要根据上级业务部门的统一要求，按照严格的标准进行操作;实行定期谈话制度，专兼职档案人员要定期向效劳对象谈话访问，取得工作主动权;实行方案生育工程检查治疗登记制度，为各级计生效劳站以及医院的相关机构配备专用检查登记簿，把第一手资料全部统计起来;实行档案收集整理时限制度，规定各科室下班前要收集归档当日的资料，每月上报一次档案材料，等等。另外，还要出台一些辅助制度，依次保证上述各项制度的落实。 （四）管理科学化 计生档案工作人员要定期对收集来的档案材料进行科学归档整理。为保证工作质量，到达档案类目设置合理，组卷标准的目的，重点应抓好以下五个环节。一是合理设置类目体系，二是实行定期归档制度，三是实行计生档案工作检查制度，四是档案工作人员要强化法制意识，严格贯彻落实档案保管、利用等有关规章制度，确保档案的完整平安。五是认真做好年度档案收集整理和开发利用工作。 综上，计生档案如果实行散乱的管理方式，势必造成不良的后果，给工作带来被动。实行“四化〞管理方式，能够有效地促进工作的正常开展，工作中可以循序渐进，发现问题可以迅速排查，依次实现档案管理的标准化、制度化，更好地为方案生育工作奉献力量。 二、不断加强人口计生档案管理 （一）力求工作程序标准化、标准化 假设想提高档案管理水平，必须确保程序和方法的标准化和标准化，需要在档案进行收集、整理、检定、保存和录入等各个阶段按照有序的方式方法开展工作。（1）对案卷进行详细普查。普通的计生档案由于长时间没有全面详细的清查，在保管期限等方面模糊不清，很容易造成案卷屡次重复或者失去考察价值，因此，需要周期性对这类文件进行清理和删除，在使用计算机之后防止出现一份案卷重复工作的情况发生，不断提高工作效率。（2）对案卷进行分类管理，让案卷分类更加合理化。对案卷进行重组的根本原那么是保证两者有关联的文件组合在一起，在查找过程中提高了查询速率。 （二）推进计生档案先进化管理的进程 在计生档案管理当中最为重要的就是合理使用档案，只有档案使用得当才能够充分地发挥出其作用，而使用计算机进行档案管理只是为了可以提高计生档案的利用速率，在使用计算机进行管理的时候，档案应该按照其重要程度、价值多少以及利用率上下进行排序，将核心内容可以开放的档案和使用率偏高的档案进行特别整理。 三、优化计生档案管理人员队伍 （一）重视对人才素质的培养 我们处在信息化开展的时代，在这阶段的计生档案特点是不但需要妥善管理档案，而且要有熟练的计算机使用技术，并且具备一定的信息处理能力、知识体系结构完整等。因此，档案管理人员的综合素质的提高有助于计生档案管理，吸纳工作人员的管理能力、创新意识和顶尖技术，综合其自身能力进行档案管理。 （二）对计生档案管理人员进行在职培训 积极组织和鼓励在职工作人员进行更深层次的培训和技术学习，不断提高档案管理人员的知识结构和技术水平，并重视对档案信息观念的培养和信息化效劳的能力。在开展培训教育的时候，应采取多种培训方式，以多元化、立体性教学模式为主体，具有一定的针对性和实用性。不断强化计生档案管理人员的图书官学和情报学等关联学科，让档案管理人员可以积极参与到档案界的研究活动当中，了解现如今档案工作的开展趋势，拓宽学习领域，更新知识体系结构。 第5页 共5页