2023年公文写作中常见错误.docx

公文写作中常见错误 公文改错 关于邀请 x x 校长、x x 书记参加 “10356211〞 工程奠基仪式并致辞的请示报告 校长办公室、党委办公室并呈 x 校长、x 书记： 根据“校长办公会议决〞我院成立了专门的“10356211〞工程指挥小组，在校领导的指导和指挥小组的努力下，前期准备工作已经就绪。现定于十月二十一日举行工程奠基仪式，届时想请 x 校长、x 书记参加仪式并致辞，请校长办公室提供方便。热切盼望 x校长、x 书记的到来！ 此致 敬礼！ 附件一：讲话稿； 附件二：议程。 资环学院 201x年 10 月 11 日 一、标题 标题应由“发文机关+关于+事由+文种〞构成，对内发文可省略发文机关。就上文标题而言，似乎也符合这一要求，但这是最起码的格式要求，细究起来，这个标题仍存在着不少错误。 1.多用标点。标题中除书名号外一般不用标点，如：关于印发华东师范大学公章管理方法的通知。上文题目中的顿号、引号都是多余的，应该去掉。 2.人物模糊不清，顺序排列不当。公文里所提到的人物应使用全名，不能只用姓氏加上职务，一个学校可能会有两个王校长，不用全名会引起不必要的麻烦。对外行文尤其要注意。“党先政后〞的排列顺序在我国是约定俗成的，校长和书记同时出现时应把书记排在前面。 3.工程不宜使用代号。公文应该是明晰的，应让阅读人一看便知。有些工程和工程有代号，而这些代号可能只有该领域的人知晓，一旦用代号代替工程具体内容出现在公文里，会给人一种不知所云的感觉。 4.混用文种。根据国务院 201x年 8 月发布的国家行政机关公文处理方法，行政公文的种类主要有命令、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等十三种。请示和报告为不同文种，不能混而为一，上文应属请示。文种不能错用，也不能混用，更不要生造，如事宜、申请等都非公文文种。 二、主送机关 上文中的主送机关也存在着错误。 1.多头请示。请示和报告一般只写一个主送机关，需同时送其他机关的应采用抄送形式。上文应主送党委办公室，抄送校长办公室。 2.不能送个人。公文是机关单位之间联系汇报工作、处理解决问题的载体，它只针对单位，不针对个人，所以它一般不直接送给个人审阅。 三、正文 1.引文不全。引用的公文要写明：发文时间+发文机关+标题+公文编号，如：根据华师〔201x〕17 号关于进一步做好非典型肺炎预防工作的通知精神。上文所提到的“校长办公会议决〞缺少时间和议决题目。 2.数字不标准。正文中除一些约定俗成的叫法外〔如华东师范大学“十三五〞规划〕，数字应用阿拉伯数字，“十月二十一日〞应为“10 月 21 日〞 3.用词不当。公文讲究公事公办，不需要过度客气，行文应力求客观。“请校长办公室提供方便。热切盼望 x 校长、x 书记的到来！〞这些含有感情色彩的话尽量不用。 4.信息不准确。公文所涉及的时间、地点、人物应尽量做到准确具体，上文中举行奠基仪式的时间不够具体，地点也没说明，在公文写作中要注意防止。 5.结尾不当。公文有自己的结尾用词，请示一般用“以上请示，请予批复〞结尾，而不用私人信件中常用的“此致敬礼〞 6.缺少联系人。请示一般应有联系人和联系，上文中少了这项内容。 四、附件 1.格式不对。附件的正确格式是： 附件：1.xxxxxxxxxxxxxxxx 2.xxxxxxxxxxxxxxxx 附件名称后不加标点。 2.附件名称过于简单。附件的名称在简洁的同时还要能概括出其具体内容，不能过分简单。上文的附件 1 应写明什么人在什么会议上的讲话稿，后面最好注明〔代拟稿〕字样。附件 2 应写明什么会议的议程。 五、落款与日期 1.发文单位不能用简称。其实在整个公文里，人名、地名、单位名称、文件名称、事物名称等都忌用简称。上文中的“资环学院〞应写全称：“资源与环境科学学院〞 尽管国务院、国电公司的公文处理方法及国家标准公文格式对公文的种类、格式、行文规那么等都作了明确规定，在我们一些电力企业尤其是基层部门，写作公文还经常存在各种各样的错误。究其原因，主要有：①对上述规定、标准不熟悉，也没有好好学习，根本上是个门外汉;②对最新的规定、标准不了解，仍然沿用旧的、不标准的写法;③写作态度不够认真，没有严格按照规定、标准的要求去做;④文字表达能力较差，又没有反复推敲认真修改。明确了错误原因，就可以根据自已的具体情况，有的放矢地加以解决，防止写作错误的产生。 下面，对公文写作中一些常见错误及其改正方法作一简要介绍： 一、文种不明 即从公文的标题上看不出属于哪种公文。例如“关于接待德国×××公司总裁访问的事〞这一标题，就没有说明是“函〞，是“请示〞，还是“通知〞;而国家行政机关公文处理方法明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。〞又如“汇报电力标准化工作〞这一标题，不仅没有文种，连题意也不清。应该根据这份文件的内容与目的，或者把它改为公文类的“××××(发文单位)关于电力标准化工作的报告〞，或者改为事务类的“××××(发文单位)电力标准化工作总结〞。 二、生造文种 一种情况是把性质、用法不同的文种混为一体，拼凑在一起，不伦不类，例如“关于×××的请示报告〞;另一种情况是把某些事务文书或规章制度类文书当作机关公文那样直接行文，例如把“方案〞、“安排〞、“总结〞、“制度〞、“细那么〞等直接作为公文印发。 第一种情况容易改正，只要根据公文内容确定一个文种，把另一个删去即可。第二种情况那么应这样处理：如果这些事务类、规章制度类文书要像正式公文那样行文，下行的可以采用“通知〞文种，用以下方式行文： (1)规章制度类文书以“印发〞形式行文。如××省电力关于印发〈××省电力公文处理规那么〉的通知，把发布的规那么作为通知的附件，一起行文。(又，国家电力公司公文处理方法第十六条规定：“公司内部规章制度，以‘国电内规’字号印发，由法律事务部审核编号。〞据此，规章制度类文书也可以不用“通知〞文种而直接行文，但字号及审核编号部门应按规定。) (2)事务文书以“转发〞或“批转〞的形式行文(上级、同级或不相隶属单位的用“转发〞，下级单位上报的那么用“批转〞)。如关于转发××电业局1999年工作方案的通知，将1999年工作方案作为通知的附件行文。 如果是上行公文，可用“报告〞行文，把要报送的事务文书、规章制度类文书作为附件。 三、错用文种 错用文种的情况更为常见，大致有以下几种： (1)把“请示〞误为“报告〞。例如关于××电厂国有资产评估立项的报告，其内容是申请对现有国有资产进行评估立项，应使用“请示〞，却误用为“报告〞。 (2)滥用“通知〞。即把本该用“决定〞、“规定〞、“方法〞、“通报〞的误为“通知〞。 (3)滥用“请示〞。有些单位向同级单位或者有关业务部门提出某些请求批准或办理的事项时，不用本该使用的平行文种“函〞，特地用“请示〞这一上行文种，认为这样做是尊重对方，好办事。这种做法破坏了行文规那么，必须改正。 (4)“批复〞误用为“通知〞或“函〞。对下级的“请示〞，必须用“批复〞这一文种作答复，但有的公文却写成关于批复××××的通知(或函)，应改为关于××××的批复。 (5)“函〞误用为“批复〞。某些业务主管部门在答复不相隶属单位请求审批的有关事项时，本该用平行文“函〞，却写成关于×××(单位)×××(事项)的批复。 (6)误用处分事项公文文种。“决定〞和“通报〞均可用于处分事项。处分“决定〞是行政处分的正式文件，要装入被处分人的档案;批评性“通报〞主要起教育警醒作用，不装入档案。批评性“通报〞可以带附件(即关于事件或事故的调查报告)，处分“决定〞不能带。处分“决定〞一般让有关人员知晓即可;批评性“通报〞要发送到下属各单位，甚至要抄送有关的不相隶属的单位。因此，应该根据处分事项具体情况正确选用，以防止误用文种。 四、越级行文 国家行政机关公文处理方法规定：“一般不得越级请示和报告〞。因此，除了特别紧急的情况，上行文都应按隶属关系向上一级机关(单位)行文，逐级上报。即使因特珠情况必须越级行文，也应同时抄送被越过的上级机关(单位)。但是在有些基层单位，所写的公文还经常出现越级上报的问题，必须坚决纠正。 五、格式不全 公文格式中规定的各个组成局部，有许多是每一份公文都不可缺少的要素。如果在某一份公文的具体写作中，该标识的要素没有标识，就是格式不全(如缺少发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、附件、成文日期、主题词等)。纠正这类错误的唯一方法就是认真检查，看到底有哪些局部该写而没写，然后将残缺的局部补写上去。 六、发文字号混乱 发文字号应当包括发文机关(单位)代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，用六角括号“〔 〕〞括入;序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第〞字。发文字号混乱的表现主要有：工程不完整;年份用中文数码标识或只标两位数，不用六角括号而用圆括号“( )〞、方括号“[ ]〞括入;序号加“第〞字或编虚位。对这类错误，要根据具体情况一一改正。 七、标题不准确 具体表现在：公文标题没有准确简要地概括公文的主要内容，有时甚至题不对文;标题太长，甚至超过了50字;有的那么过简，致使题意不清;标题中随意使用标点符号，而实际上按规定“公文标题中除法规、规章加书名号外，一般不用标点符号〞;长标题的排布不合理不美观，没有做到回行时词意完整，排列对称，间距恰当。所有这些公文写作中常见的标题方面错误，必须根据标准要求予以改正。 八、主送单位不标准 主送单位应当使用全称或者标准化简称、统称，左侧顶格标起;假设主送单位较多，标到行末后回行也应顶格;各单位名称中间用顿号，最后—个单位名称后标全角冒号;假设涉及多方面机关单位，同级的按党、政、军、群的顺序排列。公文写作中主送单位标识上的错误主要有：单位名称不标准;各单位排列顺序混乱;多行排列时在单位名称处断开，而不是书写至行末才回行;回行不顶格。对这些错误的标识方法，应注意纠正。 九、抄送单位不标准 抄送单位的名称及多单位排列顺序与主送单位相同，这两方面的错误与改正方法也同上所述。但标识时应左空1字，回行时要与冒号后的抄送单位(即空4字而非空1字处)对齐，各单位间用逗号隔开，最后一个单位后标句号。这四点不同于主送单位的标识方法，常见的标识错误也往往在此，应予改正。此外，不少单位的公文仍沿用过去的“对上用‘抄报’，对下用‘抄送’〞的标识法，这也是不标准的，须统一改为“抄送〞。 十、成文日期不标准 最常见的错误有：用阿拉伯数码标识，“o〞误标为“0〞或“零〞，年份不用全称，标识位置不标准等等。应根据国家行政机关公文格式(见本书附录三)的相关规定认真改正。 十一、序号、数字、计量单位不标准 公文中的序号按规定分四个层次[“一〞、“(一)〞、“1.〞、“(1)〞]，假设层次较少可省略“(一)〞而直接用“1.〞作为第二层次。公文中的数字，除成文日期外一般要用阿拉伯数码标识(详见本书附录 三、附录八两个国家标准)。公文中要使用法定计量单位，计量单位名称原那么上采用中文，且全文前后要统一。所有这些规定，许多基层单位制发的公文都施行得不够好，应引起重视，以标准公文写作。