2023年浅析中小制造企业采购框架d.docx

浅析中小制造企业采购框架 [论文] ：本文从生产需求、采购方案、零星采购与供给商管理等几个方面探讨了中小制造企业不同类型采购管理的弊端，并制定了相应的解决方案；针对不同采购需求制定了对应的采购控制流程，特别针对零星采购不及时及消耗本钱大等大胆提出了创新的可行性方案，在改良零星采购弊端的同时，探讨了建立企业与供给商关系的必要性。 [论文关键词] ：采购管理 采购流程 零星采购 供给商关系管理 近年来，受经济全球化、技术更新换代快以及顾客需求多变等因素影响，企业面临的竞争更加残酷，而中小制造业由于销售、资本规模的限制，在面对国内大中型企业及欧、美、日等国先进企业的挑战时，其竞争将更加残酷。 2023年始的全球金融危机，至2023年直至2023年，直接导致全球范围宏观环境经济不景气，绝大多数企业销售经营出现极大困境，为保证企业开展的维持与利润的掠取，“开源节流〞被几乎所有企业以前所未有的重视程度抬到桌面，通过“节流〞到达维持企业生存在此时成为了所有企业的共识。 削减人力资源本钱、缩减资本输出、停止或暂缓改造技改、控制支出、……各企业“节流〞措施层出不重；因为生产资料、原辅材料的购置本钱占据制造企业的主要本钱，因此控制采购本钱，减少原辅材料的耗用支出，自然成为各企业的必然之选。 因此笔者从中小制造企业的整体采购框架建构出发，结合目前国内多数企业现状，拟定出一套能够满足大多数中小制造企业的采购管理模式。 因为目前国内中小型制造企业多为民营企业，所以文中所谈的中小型企业参照笔者曾供职的几家民营企业，即固定资产5000万以下非特种行业企业或集团公司的下属公司，且企业使用的生产设备多为通用型，采购物资多数无特殊冷僻要求，特种行业及中大型企业可作为参考。 目前国内中小型制造企业的所有采购工作按照采购量、采购周期及采购专业性大致可分为：原材料采购、零星采购、大件生产设备及配套设备与办公设备采购三类，下面就以这三类各自的特点及现状进行分析、总结，提出切实可行的采购管理优化方案及流程： 一、原材料的采购 原材料的采购包括生产物资、生产辅料等。以笔者曾供职的南方某酒厂〔国内饮料行业500强，国家名优酒〕为例，原材料的采购包括粮食〔大米、高粱、小麦、油糠〕、包装物资〔瓶子、瓶盖、商标、内盒、外箱〕等。 对于中小制造企业来说，其原材料的本钱占据其总生产经营本钱的50%以上，占据其日常总采购本钱的70%以上；因为原材料使用量大，做好采购管理工作对降低本钱、提高效益有明显作用； 原材料的使用量与销售量正比变化，变化及需求时间较为规律，年度总量消耗差距根本持平，采购量较均衡；大宗物资采购价格根本为透明，仅凭谈价议价调整空间不大； 大宗物资的定时采购在管理上较为便利，一般采取招标等方式进行，为保证采购的经济性，一般原材料的采购均为与一个或多个供给商签订长期供货合同，一般为一年以上；签订总量合同，但多数制造企业均有销售旺淡季，按照生产需求要求供给商按批次供货。 但如果原材料的生产有季节性的话， 因为已经签订长期合同，在合同期间价格上涨时，供给商供货积极性不高，甚至不惜毁约；价格下降时，因合同价格约束，采购价格偏高，本钱提高，很不经济。 譬如笔者所在的公司购置粮食，粮食收获季节，供给商送货上门；收获季节过后，采购那么需各地寻求购置，采购难度大，且因采购困难时期的四处匀货，对保证原材料的质量均衡和本企业产品的质量稳定有很大影响。 所以需考虑季节性非均衡采购，譬如笔者原公司一般在粮食收获季节一个月左右，粮食价格较低时进行数量较大的采购，做足库存，以备非收获季节克服采购难问题。 对于价格波动较大的原材料，或者签订合同在保证需求量的前提下，附加条款要求按照时价上方协商进行机动调整；或签订合同规定固定价格，仅在价格浮动范围超出±百分之几十后再由双方协商解决。 供给商的选择与管理上，如果选择单供给商策略，因采购量大，那么供给商对供给工作重视程度高，易于对供给商进行管理；并且因为在单个供给商进行大量采购，采购价格因大量生产可有明显降低，且供给商关系的协调处理也将比拟简单容易；但单个供给商策略易产生内部采购腐败等问题，质量控制管理将较为困难，原材料品质难保证，且因其独家生产，遇供给商内部问题，供给不及时或无法供给时，将无缓冲时机，可能会造成企业的非正常停产，以致影响到企业的合同交付；故受供给商素质及管理水平影响大，易受制于供给商。 如果选择多供给商策略，那么可使各供给商之间形成竞争，原材料质量容易得到保证；且如遇单个供给商供货不及时或其他原因不能供货时能及时采取替代方案，不影响生产交付；多供给商同时供货，各产品的可比性强，便于对供给商的优胜劣汰；但因分散采购，势必产生采购量较少，由于采购量少，供给商重视程度不够，且价格优势也无法表达；因需在多个供给商之间斡旋，供给商可能配合不够，关系管理较为困难。 对此可采取两种方法相结合的方式进行，采购原材料根据原材料各种类特点分别制定对于采购方案，如笔者曾在的酒业公司原辅材料主要有粮食、瓶子、外箱及其他包装物，粮食采购可采取重点产地多区域供给商制度，在比拟价格与及时性后，在淡季时采取在价格低的远距离的供给商〔如到北方采购大米、高粱、小麦等〕进行采购，在物资急需的旺季，那么采取近距离价格较高的供给商少量采购作为补充，特别是资源型原材料需求，这样可以既可保证原料采购的经济性，同时也可满足原材料采购的及时性。包装材料的采购选择2～3家供给商，各自负责不同材质包装物以各自发挥所长，如瓶子有玻璃瓶和陶瓷瓶，玻璃瓶又有大小、高矮及容量等不同，陶瓷瓶有普通与艺术等不同；对略有差异需求量较大的包装材料，选择2家以上供给商。这样除了可以保证及时供货外，还可以确保各供给商之间的良性竞争。 申报公司主管副总、总经理同意 生产部门〔或供给链〕根据销售局部的预估要货方案提前提出年度、季度、月度等原料需求方案 销售部门预估年度销售情况并分解为季度、月度方案 采购流程为： 采购部确定供给商及价格 申报公司主管副总、总经理同意 签订采购合同 执行采购合同 原材料采购流程图 二、零星采购 零星采购的范围主要指五金维修等配件、生产过程所需的低值易耗品及生产工具等。单位价值较小〔确定为单件价格在3000元以下等〕〔笔者曾经所在的某集团公司曾要求单件价格在2023元以上的采购均需报总裁批准〕、采购量少、采购周期不确定的设备维修配件、工器具、办公用品等低值易耗品的采购工作； 零星采购的物品价格都不高，但其需求量、需求周期的不确定性大大增加的采购难度，但假设采购不及时，一个小小的配件都可能造成停产等不良后果，零星采购实那么责任重大。 现普遍采取方案申报制，流程类似原料的采购流程： 使用部门〔或维修、技改部门〕确定申报方案 主管副总或总经理审核同意 采购部比质比价确定供给商及价格 申报公司主管副总或总经理审核同意 执行采购〔合同〕 签订采购合同 价值较小时 零星采购一般流程 这样做存在极大的弊端，首先，维修人员无法确定设备、工具等何时会损坏，不能提前预测并报出需求方案；其次，遇上紧急情况时，如设备故障等，为确保生产经营顺利进行，不能坐等方案申报后才采购，采购工作无法按照流程执行或采购不能到位，如果不经过申报程序紧急采购，那么会破坏整个流程管理，如遵照流程进行申报审批，那么无法按时采购到位；再次，如果提前申报，因为未能准确预估实际使用量，那么不能保证按实际需使用量申报，势必造成不良库存；再次，每次采购量小，与各供给商联系少，价格势必处于较高水平，很不经济；最后，采购人员未必懂得相关知识，采购物资不配套或质量次，局部冷僻物品采购人员无法咨询到，造成采购延误；另外可能导致采购腐败现象产生。 解决方法为采取招标定点、需求才购统一联合方式，具体操作方法为：由各使用部门、维修部门等核定汇总所有需求此类物资名称、规格型号、质量、指定品牌、种类、等要求编制成简易目录手册，由公司相关部门组织发出标书并邀请实力及信誉较好的供给商参与，招标时要求供给商提供指定样品的价格或由供给商之间提供价格附样品，在使用部门和企业内部专业人员确认其样品质量能够到达要求后，再行比拟、洽谈最终价格，通过此种公开招标方式，优选相关品类齐全、质量保证、价格合理、距离适宜的1～3家供给商为拟定点单位，进一步洽谈相关合作事宜，争取最大优惠，最后确定一家为最终定点单位，其他为次选单位〔在定点单位退出或毁约时顶替〕。 公司承诺定点采购，并与定点单位签订长期供货合同〔一般一年以上〕，保证所有相关物资到定点单位采购，定点单位按照最终确定价格和样品质量进行供货； 在要货问题上，由各使用部门根据部门实际情况指定一人或多人为指定联系人，各部门所需物资由指定联系人直接联系供给商送货，供给商应在合同规定或联系人指定时间内保证将货物送达指定地点； 货物由联系人直接签收，供给商凭此签收单每月到企业结算；各使用部门联系人同时每月需向公司出具当月要货情况报表，报表内容包括货物数量、规格、使用地点、使用时间及缘由，货物价格计入使用部门相关费用本钱。 相关流程为： 联系人联系供给商 使用部门确定需求 供给商送货 联系人签收交付使用 这样首先可大大简化零星采购流程，同时保证采购效果，保证有零星采购物资需求时能及时得到满足；合同价格供货，杜绝了采购腐败等问题产生；由供给商直接及时送货，确保不会因为采购不到位影响生产及合同交付；其次可节约库存本钱，降低不良库存，采用此方法后，相关材料根本不需要考虑库存及仓库，减少仓库管理工作和库存空间；再次可充分利用供给商的行业优势和资源，及时查找调拨、可采购到冷僻物资；另外，因为与供给商建立了长期关系，沟通便利，采购数量多，同时价格可以有较大的下降，真正实现供需双赢。 几点需要注意的就是，对价格浮动与季节性变动较大的，或受其他原因影响较大的商品，如铜芯线等会因铜价的变动而产生极大的几个浮动，对此可在合同中注明此种情况，如价格按照市场价风格整幅度随时变动；或坚持固定价格仅在价格异动超过百分之几十时再由双方进行商讨，重新修订价格；其他可采取合同期内针对不同类别的物品按照事先约定进行价风格整或保持固定价格〔约定报价表样表如下，作为结算依据〕。 物品类别名称 规格型号 计价单位 价格〔元〕 浮动价格及时间 铜芯电缆 4×25m㎡ 米 48 根据铜材价格浮动 螺丝 6×30 个 3 不浮动 挂锁 大号 把 35 不浮动 阀门 不锈钢DN65 个 80 根据不锈钢价格浮动 …… …… …… …… …… 物品报价结算表 另外采购人员需经常监视市场价格，发现价风格整时要及时反映，并商讨协商价格变动问题；同期其他供给商报价低于百分之几十要求对本供给商采取相应措施，包括解除合同、追讨违约金、减免相关费用、无条件更换退还等 三、大件生产设备、配套设备及办公设备采购 大件生产设备采购包含技改更新、大维修等固定资产类设备的采购；办公设备采购包含大件办公用品如、复印机等非紧急需求的物品购置； 此类物资一般划分为固定资产类，如生产设备、办公等，使用周期一般为三年以上，故采购周期也比拟长，采购专业性较强，涉及金额较零星采购来说也较大，采购时除价格外需考虑其他因素多，如售后效劳、产品品牌、运行能力等； 因价值较大，且在一定期限内不考虑再次更换，需考虑所购置物资需确保在未来几年类不会被淘汰。 目前此类采购管理工作一般由采购人员与专业技术人员共同参与，采购人员对采购价格、售前售中售后效劳等负责，专业技术人员对技术参数等负责。 采购管理流程一般为： 主管领导、主管副总、总经理审核同意 技术人员确定技术参数 使用部门确认需求，采购请示申报 生产类 设备 发标书、招标 设备厂家考察 采购部联系咨询相应厂家或供给商 办公类设备 比质比价 考察评比结果申报公司总经理审核同意 确