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2023年试论网络时代的高校档案信息化管理.docx
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2023 年试论 网络时代 高校 档案 信息化 管理
试论网络时代的高校档案信息化管理 在我国高校管理工作中,档案的管理工作是非常重要,非常复杂的。随着计算机技术的不断开展,高校档案管理也逐渐走向信息化,网络化。高校档案信息化管理就是说运用网络的方式将不同地理位置、不同网络载体的资源进行整合,存储,到达更加高效,更加方便的实现资源共享。 1.高校档案信息化管理的行程与开展 高校档案信息化管理的必要性。档案工作形成和开展的根本原因是社会和高校对于档案的需求,但是随着社会变革的开展,档案工作并不能跟上时代的步伐。主要原因有三点 (1)随着人口增长,社会开展,我国高校档案形式多样化,年代的跨越范围大,涉及的范围比较宽,档案文件的数量愈来愈多,假设继续采用传统的方式进行整理、分类等工作的话,工作效率会会大大降低,影响了社会和高校的积极性,满足不了群众的需求,传统的档案存储方式已经不能适应这一变化,纸质的文件在逐渐被淘汰。 (2)档案事业是十分重要的,是我国各个方面开展的不可缺少的条件,它可以使我们了解过去,把握现在,认识未来。高校的学习和科研活动是离不开参考的,要参考以前的成果与经验,那么档案就会起到十分重要的作用。社会和高校用户对于档案的实时性,整体性与需求量不断地提高,传统方式越来越多地暴露出其自身的缺点。 (3)档案的记录方式不仅仅局限于纸质文件,各种新型的信息载体渐渐取代了传统的方法慢慢转化为影音化,多样化等特点。那么,对于档案管理的工作人员来说,绝大多是人员没有经过系统专业的学习和培训,并且许多高校的档案管理的设备没有到达先进的水平,长久以来,繁重零散的工作使工作人员越来越缺乏积极性,从而影响档案管理的质量,降低了档案管理的效率。 为了提高档案分类工作的效率,使使用者能够方便快捷,高速精准的找出所需要的档案,表达出档案的重要作用,为了减轻工作人员的工作压力和工作量,为了提高档案的存储量与准确性,因此对高校档案进行信息化变革是十分必要的。 2.高校档案信息化管理的重要性 对高校档案进行信息化变革是国家信息建设的重要内容,为了使管理水平提高,首先我们要认识到高校档案信息化的重要性,这样才能为以后的柯阳生活提供更多的帮助,从而促进社会的开展。 (1)对高校档案进行信息化改革有助于开展更加新型的管理模式。对其进行变革,使其进入到一个全新的开展模式,在传统的管理模式中,管理人员要对档案进行文献,数字,专题分类等复杂的工作,档案信息化是人机合一的管理模式,工作人员可以利用计算机进行工作,减去了传统工作中的繁重复杂的工作,极大地提高了工作效率,为管理模式提供了一个崭新的开展方向。 (2)提高了档案资源的利用率。在传统管理模式中,要对资料进行一系列的整理,分类等需要消耗大量的时间,降低了档案的实时性。如果运用计算机进行资源的整合,可以提高信息的实时性,缩短了信息整理的时间,同时可以使用各种方式将信息船体出去,因此可以扩大资源的使用范围。 (3)使用者更加方便、有效的利用资源,工作人员将各种形式的档案进行整理都整合成电子档案,形成系统的信息库,是资源可以在网上进行共享,在网络上使用者可以进行查询,极大地方便了使用者。 3.高校档案信息化管理的现状 3.1数据库水平低 经过多年开展,许多高校都形成了一定规模的数据库,但是有一些数据库内容较少,没有标准的管理,效劳水平低,有些高校的档案馆并不能联络到网络上,没有实现资源的共享性,降低了数据库的利用率。 3.2工作人员管理水平较低 在档案的建设中最主要的因素是人,大多数的管理人员并没有进行系统的学习与培训,然而对档案进行信息化对工作人员提出了更高的要求,对于该项改革需要计算机技术,网络技术,通讯技术等学科交叉的复合型人才,对于这种人才,馆内一般是严重缺乏的。并且馆内的设备专业化水平低,不能满足档案网络化信息化的开展要求。 4.高校档案信息化管理的建议 4.1加强高校管理队伍的水平 提高管理团队的水平是该项改革的关键内容,现有的工作人员不能满足信息化管理队伍的需要,今次要采用培养和引进两种方式并重的方法来提高管理队伍的素质,既要对现有的工作人员进行相关的培训比方计算机技术,网络技术,通讯技术等专业知识。也要及时补充和吸引符合型人才,并且进行交流等活动提高人员的工作和学习的积极性。 4.2加强根底设施的建设 高校档案信息化的前提是加强根底设施的建设,建立电子文档,对其进行整理,引用,协调电子政务的和档案信息的共同开展。实现由传统的管理模式向现代的信息化管理模式进行过渡,满足使用者的需求,因此要增加对根底设施建设的经费投入,为高校档案信息化改革提供先进的技术支持和足够的资金保证。 5.结语 高校档案的信息化是信息资源现代化的重要内容和主要根底,我们既要了解该改革的必要性与重要性,也要知道该改革的迫切性与复杂性,对于现今阶段产生的问题,采用有效方法进行解决,保证高校档案信息化管理的高效性,实时性,让更多的师生体会到该变革带来的方便,提高资源的利用率。 第5页 共5页

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