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2023
档案
工作
创新
发展
新编
档案工作在创新中求开展
新形势下,传统的档案工作既面临严峻的挑战,同时又存在着全新的机遇,档案工作者必须树立创新意识,提高创新能力,运用创新手段,使档案工作适应和效劳于社会各项事业的需要,保持档案工作的生机和活力,促进档案事业可持续开展。
一、增强整体创新意识,是档案工作开展的前提
创新行为,首先要有创新意识,有强烈的创新欲望,才能有创新动力。过去档案简单的管理模式,单调的工作方式,传统的工作方法,已远远落后于时代,需要不断创新。
1.管理思路的创新
长期以来,档案工作都是沿袭传统的管理方法,视传统和经验为“至宝〞,日常档案工作也只是满足于每年立卷归档多少案卷,提供利用多少卷次,而对于在市场经济高速开展的今天,效劳对象需要哪方面档案材料,最前沿学科的开展情况如何,却知之甚少。根本谈不上档案工作如何主动、超前效劳于社会,使得花费大量人力物力,历经千辛万苦得来的档案资料成为死信息、马后炮。因此,要努力使档案部门从“伸手派〞变成先行官、创造者,形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的档案管理工作新理念。
2.管理模式的创新
我国有悠久的档案历史,档案工作已经形成了传统的管理模式,曾对不同时期的档案工作起到过积极作用。但一些传统做法已不再适应当前社会开展的需要,必须进行创新。如档案工作环节管理和一些具体操作手段的革新,包括在立卷制度上的更新、在工作手段上的改进,尽量简化档案部门长期推行的一套繁琐、呆板的操作步骤。比方从组卷的形式到装订的手段上考虑,怎样做到既不影响日后调档利用,又能尽快完成归档程序,取消那些不必要的环节,尽量缩短立卷归档周期,也便于推行部门立卷工作。目前许多部门和单位都已经将计算机应用于档案管理,但多数仅限于各类档案目录的输入、输出和检索,而对于档案管理工作其他方面的应用那么较少。要用现代技术来提高我们的工作效率。比方运用电子扫描技术对纷繁杂乱的图纸图像档案进行缩微处理、采用条形码来代替档号,既平安可靠,又方便快捷,可大大提高利用和借阅归还的速度。通过借助计算机来加强档案的管理工作以及档案信息的交流,提高管理效率和管理水平。
3.管理机制的创新
一直以来,档案管理工作均以经验管理居多,工作人员的选配也是以具有档案工作经验为先决条件,这从某种程度上制约了人才引进,形成了档案部门的“铁饭碗〞现象,工作人员“混〞的思想比较严重。必须引进竞争鼓励机制,从源头上解决创新的根底问题。积极推行全员聘任制,通过公平竞争、择优上岗,真正做到优胜劣汰,增强档案工作者的危机感。通过竞争激发每个人的工作热情,最大限度地发挥个人潜力,使档案工作充满生机活力,同时,要建立一些相应的创新鼓励机制,如鼓励创新的考核方法、分配制度、奖励制度等。努力营造一种鼓励创新的气氛。
二、充分发挥专职档案人员的创新主体作用
1.专职档案人员应当重视观念更新
专职档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。特别是在机构改革、人事制度改革的今天,各部门工作人员减少,工作量增加,档案工作面临更大的压力。因此专职档案人员有必要进行相应的调整和重新定位,要一改守摊看点、仓库保管员的形象,在埋头苦干、默默奉献的同时,不妨多一些敏捷和睿智,多一些胆魄与果断,从根本上转变观念,让档案创造出更丰厚的社会效益和经济效益。
2.专职档案人员应当练就过硬的业务技能
档案工作既是一项业务性工作,又是一项管理效劳性工作。这就要求从事档案工作的专职档案人员,既要有扎扎实实的业务功底,又要有较强管理能力和效劳意识。专职档案人员首先要适应新形势,大胆设想,敢于向传统挑战,善于提出新方法、新思路,解决新问题,勇于打破传统的条条框框和管理模式,在档案业务上有所创新,有所突破。其次,专职档案人员不仅要熟悉档案业务的各个环节、步骤,而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法,可以通过开展各种技能训练,促使专职档案人员苦练根本功,在务实根底上促进创新。
3.专职档案人员应当拓宽视野、丰富知识
在当今信息社会,各行各业对档案信息资源的互补和共享要求都越来越高,档案人员除了掌握一定的档案知识和操作技能外,还要加强各类专业知识的学习。比方从事人事档案管理的人员,要掌握劳开工资、职称评审和岗位责任制等知识;财务档案人员要熟悉凭证、台账等会计知识、财务审计知识;科技档案工作者应该力求每一份科技档案客观真实、精确无误地对应于与其相关的科技现象、科技活动、科技事物;综合档案管理人员将会有更宽更广的效劳内容和效劳范围。因此,专职档案人员要不断“充电〞,拓宽视野,了解工作所涉及领域的现状及开展动态,运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作,实现由单一专业型向多样复合型转变。
三、开辟多种途径,为用户提供优质、高效的档案信息效劳
为了更好地发挥档案的作用,效劳于各行各业的改革与开展,我们首先要为社会提供大量有价值的信息资源。
1.丰富馆藏,提供多方位效劳
丰富的馆藏是提供信息的物质根底,搞好馆藏建设是提供优质效劳的重要手段,广泛收集有价值的档案材料是丰富馆藏的有效措施,同时也为信息开发打好根底。我们在收集档案时不仅要收集齐全本单位、本行业的档案资料,还要有针对性地、及时地对相关的、有价值的报刊资料进行收集,以丰富馆藏,扩大信息源,使其从单一型向综合型开展,例如,组织力量编写组织机构沿革、大事记、年鉴和各类汇编,为广阔用户提供更深层次的利用效劳。
2.开发信息资源,提供有效效劳
加强档案宣传,以扩大档案利用的广度。要让社会了解档案,充分认识档案在教学、科研和经济活动中所起的重要作用,不断增强档案利用意识,从而自觉地广泛地利用各类档案。档案工作者要通过对档案材料的科学研究和深加工来开发信息资源,比方对馆藏档案分专题、分门类编辑成参考资料或专题集册,把档案信息转变为书本式、广告式在社会上发行、宣传,使档案信息直接转化为知识产品。为了适应改革带来的快节奏、高效率,我们还可以开辟一些特殊的档案利用效劳方式,如制发档案复制件、出具档案证明、委托代理效劳、咨询效劳等,为社会提供全面效劳。
3.加强技术创新,提供快捷效劳
档案工作应该从传统的手工操作管理转向办公自动化。可以运用计算机技术将档案内容、声音、图像、文字等实现一体化存储,与此同时,可以通过网络,检索和提供最新档案信息,真正实现资源共享,使档案信息能为社会经济建设提供最快速度的优质效劳。