2023年公司会议室管理规定.docx

公司会议室管理规定 1.目的 为节约公司资源，提高各部门会议效率，使会议室的管理和使用更加标准化、合理化，以确保公司各类会议的正常召开，现结合本公司的实际情况，制定会议室使用管理规定。 2.范围 本文件适用于公司的所有部门。 3.职责 3.1、综合管理部行政室。全面负责会议室日常管理3.1.1会议室的安排、管理（保洁、维护、使用等）。 3.2、it信息部。负责会议室信息处理3.2.1会议室投影仪安装与调试。 3.2.2会议期间的拍摄。 3.3、后勤部：全面负责会议室物资的采购 3.3.1由会议组织部门提出会议物资申请，后勤部负责物资采购。 3.3.23.3.2会议组织部门需按照申请 3.4、各部门。负责会议室的申请并遵循本规定标准使用会议室。 3.4.1会议室的及时申请。 3.4.2会议室内所有设备的保管与维护。 4.工作流程 4.1申请。各部门使用会议室时，根据人数申请所需的会议室，使用会议室时请填写会议室使用申请表，（见附表一）经部门领导签字确认后并报综合部主任批准。 4.2申请时间：因会议等级不同，需准备会议物资，请按照以下标准执行：物资准备申请时限无需物资准备30分钟前申请 需提供茶水、纯洁水摆放1小时前申请提供水果、、投影设备提前一天申请需提供横幅、桌牌、展架等制作类提前三天申请 5、会议室的使用管理5.1公司级会议 5.1.1、各部门如有重要客户（各级政府领导、外国客户、审核组等），请提前申请会议所需的物资，以便做好会议前期准备。 5.1.2、会议时需使用的请各部门自行准备，如需演示ppt请提前与it信息部调试。 5.1. 3、投影仪、话筒等设备指定人员调试，未经允许，不得随意变动。 5.1.4、一旦会议室有预约，综合部将根据部门申请的物资准备会议室，在此期间其他人员不得进入会议室，严禁在会议室吸烟。 5.1.5、会议室使用遵循先主要后次要、先紧急后一般的原那么，如遇到会议室占用，综合部将负责协调工作。 5.2部门级会议 5.2.1、部门召开的普通会议（公司例会、研讨会等）只需填写会议使用预约表即可，无需领导审批。 5.2.2、任何部门和个人未经允许不得将会议室的设施拿出会议室或转做它用。 5.2. 3、会议室使用人员须保护设备和物品，人为损坏要按价赔偿。 5.2.4、会议结束之后，请使用部门及时整理，关闭投影仪、空调，并将摆放会议桌上的文件、物品及时收回。 5.2.5、为方便下个部门的使用，请将椅子及时归位，保持室内整洁。 5.2. 6、违反以上管理规定者，予以上报公司进行考核。 第二篇：公司会议室使用管理规定公司会议室使用管理规定 第一章目的 为进一步加强会议室管理，充分发挥作用，提高使用率，明确各部门公司会议室的使用规定及流程，现对会议室的使用作如下规定。 第二章会议室使用规定 1.会议室使用工程：公司月度会议、总公司办公会议、晨会会议；各部门会议；日常团队建设、娱乐工程； 2.会议室只能作为会议或指定活动使用，严禁私用，一经发现严肃处理； 3.会议室由综合部统一管理，统筹协调安排使用，并负责室内卫生清洁、设备维护保养等各项日常管理工作，每周一清扫一次会议室卫生； 4.会议室各类设备、桌椅等，如未提前说明使用要求，在使用会议室过程中严禁擅自使用； 5.综合部须于各类会议召开前30分钟，翻开会议室门，需要使用的桌椅、投影设备，由综合部会前安装陈列； 6.各类会议在举行前1个小时，会议筹办人需向综合部说明会议内容、所需设备、参加人数；以便合理安排设备及坐席；如不提前说明，将按照全员进行陈列，因此带来的不便由会议筹办人承担； 7.会议室使用期间，需保持会议室的整洁，不允许有乱扔垃圾等不讲卫生的行为出现； 8.使用完毕后，应及时清理会场，带走会议资料，将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等复原，离开时关闭电源、空调等设备，在综合部检查会场没有问题后离开，未尽上述事宜如造成设备和物品损坏或者丧失的，那么由使用部门承担相应赔偿责任。 9.团队建设、娱乐工程活动使用会议室完毕后，使用人员应及时清理会场，将所有移动过的桌子、椅子、乒乓球桌、办公用品、乒乓球拍等复原； 2023.团队建设、娱乐工程活动使用过程中，如遇到相同时间段内其他部门举行会议需使用会议室，团队建设、娱乐工程的部门或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室，并及时通知综合部。 1、本规定由综合部负责解释。 2、本规定自下发之日起实施。 数码信息科技 综合部 第三篇：公司会议室使用管理规定公司会议室使用管理规定 第一条为进一步加强会议室管理，充分发挥作用，提高使用率，明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，对会议室的使用作规定。 第二条公司会议室指永康办公楼二楼会议室（一号会议室）、三楼总裁办会议室（八号会议室）、二号会议室、三号会议室等4个会议室。 第三条 一、 二、三号会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方，也可开展培训、面试、客户接待、小型活动等，由行政管理中心统一管理；八号会议室由总裁秘书管理；行政管理中心和总裁秘书分别负责会议室的使用登记与调度、设备检视等工作，会议使用的设备设施由专人负责保管、管理与调试。 第四条申请、登记与安排 （一）八号会议室主要用于总裁召集参与的会议接待活动和指定会议，由总裁秘书根据总裁指示安排；其他部门需使用该会议室，经请示总裁后，由总裁秘书协调后安排。 （二） 一、 二、三号会议室主要用于公司、部门会议。 -1- 1.会议召集部门需要使用会议室时，需提前一天向行政管理中心提出申请并到行政管理中心填写会议室使用申请表，经行政管理中心审核准许前方可使用；临时性使用会议室，必须经行政管理中心负责人同意。 2.优先使用原那么。（1）先申请，后使用，没有经过申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，可以使用，如有冲突，必需礼让已申请使用会议室的部门或个人；（2）按申请的先后顺序使用，特殊情况下，经相互自行协商后可以调整使用顺序，报行政管理中心备案；（3）先全局后部门再科室的临时优先顺序，遇公司、部门、部门科室临时或紧急会议，在不能调换的情况下，按照公司、部门、部门科室的优先顺序礼让。 3.部门及个人应在预约的时间到达会议室。超过2023分钟未到达会议室的，行政管理中心有权对会议室的使用权另作安排。 4.如申请部门临时取消申请，再需使用时，应重新申请。部门及个人应按预约时间段完成会议，假设后续时间无其他安排，可超时使用。但假设紧接的时间段内已安排了其他会议，超时部门应离开会议室，终止使用该会议室。 第五条使用。会议室是公共效劳空间，使用者有责任保证会议室整洁有序。 -2- （一）使用会议室时，不得在会议室大声喧哗、就餐，以免影响到办公秩序。 （二）使用会议室的过程中，使用人必须保护公物，用完后应及时清理会议物品（行政管理中心提供烟灰缸、茶杯和水果盘的借用，清洁由会议室使用人员负责），保持会议室整洁（会议期间产生的垃圾由会议室使用人员负责处理，如矿泉水瓶等），关闭影音设备、办公设备、空调等，恢复原状；设备出现故障或公物出现损坏时，应及时报修。 （三）会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得管理部门同意，不得拿出会议室或作为他用；假设确因需要临时借用的，必须征得同意前方可动用，事后归复原处。 （四）主办会议者要求悬挂会标、图纸等时，应以不损坏会议室墙面、设备为前提，会议后应及时撤除，假设有其他特殊性要求，需提前申报，经管理部门同意后，方可进行。 （五）行政管理中心及总裁秘书对会议室使用后物品设备负责检查，并对各部门使用情况进行反响，反响结果作为今后申请使用的依据。 第六条使用保障 -3- 行政管理中心和总裁秘书分别对所管理的会议室负有卫生清扫监督、保障会议用品、设备检视报修的职责，信息中心负有会议室内办公设备定时检修保障的职责。 （一）八号会议室由总裁秘书按照会议要求提供茶水、果盘、清洁用品等保障。 （二） 一、 二、三号会议室的使用保障为。公司层面接待性活动和重要会议（如股东大会、董事会、要客来访等），由行政管理中心按照会议要求提供茶水、果盘、清洁用品等保障；各部门召开的周例会、研讨会、内部讨论会、 会议、培训会议等由各中心、部门文员自行保障，行政管理中心可提供会议所需的用品。 第七条罚那么 会议室为公共效劳资源，违规超额占用和损坏行为应当予以处分。出现第四条所规定的未申请即占用、取消不备案、不按顺序礼让、不及时整理会议室卫生秩序、就餐、喧闹等情况的，将对当事部门/科室或个人所在部门/科室进行通报批评；出现屡次不遵守规定的情况，将视情取消该部门/科室或个人所在部门/科室申请会议室的优先权等，直至停止其使用会议室时间不少于1个月。 -4- 假设因操作不当、不遵守规定等情况造成会议室设备（空调、多媒体设备、桌椅等）以及附属物品（如地毯、植物等）损坏的，须追究当事人的相应责任。 -5- 第四篇：会议室管理规定深圳xxxxxxx 会议室管理规定 文件编号：dzhr0403018 版次：a 页次：1/1 实施日期： 1、目的。会议室是公司用于举行会议、教育训练、借阅图书，开展招聘工作之综合型多功能场所，为做到合理使用，有效管理，故制定本规定。 2、范围。公司全体员工。 3、内容： 3.1会议室仅限于本公司用于举行会议，教育训练，借阅图书，招聘等工作，未经允许不得借于他人使用，如借他人使用，需通过申请经副总经理批准方可。 3.2各单位凡因公使用会议室，需填写会议室使用申请表（附件一）报备人力资源部，经人力资源部协调安排后，方可在总务文员处领用钥匙，并使用会议室。 3.3各使用单位在使用会议室时，不得抽烟、大声喧哗，仅用于正常工作。 3.4各单位在使用会议室的过程中，必须保护公物，保持会议室的整洁，用完后所有设备放置原位。 3.5会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得公司同意任何人不得拿出会议室或作为他用。 3.6使用完备后及时将钥匙退回人力资源部总务文员处，并由人力资源部核查使用后物品状况。 拟文 审核 核准 （附件一） 深圳xxxxxxx 会议室使用申请单 申请部门 申请人 下一页 第五篇：会议室管理规定深圳xxxxxxx 会议室管理规定 文件编号：dzhr0403018 版次：a 页次：1/1 实施日期： 1、目的。会议室是公司用于举行会议、教育训练、借阅图书，开展招聘工作之综合型多功能场所，为做到合理使用，有效管理，故制定本规定