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2023年《安全管理职业卫生》之OHSMS文件和资料控制.docx
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安全管理职业卫生 2023 安全管理 职业 卫生 OHSMS 文件 资料 控制
OHSMS文件和资料控制 一、要求与解析 (一)审核标准要求 4.4.5 文件和资料控制 用人单位应建立并保持程序,控制本标准所要求的所有文件和资料,以满足以下要求: (1)文件和资料易于查询; (2)对它们进行定期评审,必要时予以修订并由授权人员确认其适宜性; (3)所有对职业平安健康管理体系有效运行具有重要作用的岗位,都能得到有关文件和资料的现行版本; (4)及时将失效文件和资料从所有发放和使用场所撤回,或采取其他措施防止误用; (5)根据法律、法规的要求和(或)保存信息的需要,留存的档案性文件和资料应予以适当标识。 (二)解析 1.文件、资料、信息的涵义与区别是:①文件是指公文信函、有关政策、理论等方面的文章;资料(文字类)是指一切可作为依据的材料;信息是指物质和能量在时间和空间中一种定性与定量的状态。②三者是包容的关系,即信息包容资料和文件,资料包容文件。 2.用人单位应提供查询相关文件的途径,如体系文件清单(目录),主管部门、发放范围等,参见表2—8例如。 3.用人单位应建立并保持对文件和资料控制的程序文件,包括文件的标识、分类、保存、更新、处置等;应将OHSMS各类文件分为受控文件或非受控文件两大类以便管理。 4.对已明确的受控文件,应予以逐一标识(盖章等),发放范围与人员(OHS管理关键岗位)应有长期保存的登记;假设部门或人员变动应有交接手续,严防丧失。 5.已作废的文件要及时收回处置,应有一套机制保证文件的时效性,已过期作废的文件(不管受控与否)不得在体系运行中使用。 6.文件和资料应注重档案化管理,凡有保存价值(长期或短期)的应经过整理上升为OHS 档案。档案管理的要求应按用人单位内档案部门的规定予以归口管理。 7. OHSMS文件应侧重对体系运行和危险因素的有效控制,而不是建立在过于繁琐的文件管理手续上,关键是谁主管某项OHS工作谁就应有相应文件的有效版本。 二、 文件和资料控制相关资料 文件和资料控制相关要求的登记表、编码规那么等,参见第四章第五节。

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